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コンプライアンスチェックシートとは?必要性やチェック項目について詳しく解説

コンプライアンスの重要性が叫ばれるなか、自社のコンプライアンスを見直す企業が増えています。この記事では、内部統制に課題を抱えている企業に向けて、コンプライアンスチェックシートの必要性などについて解説しています。チェックシートで扱う項目内容や、トラブルの未然防止に役立つ活用法も解説しているので、参考にしてください。

コンプライアンスチェックシートはなぜ必要か

コンプライアンスチェックシートは、内部監査で使用したり、自社のコンプライアンスへの理解を深めたりする際に必要なものです。コンプライアンスチェックシートを作成するタイミングは、内部監査の実施時です。ここでは、コンプライアンスチェックシートの重要性や、企業が把握しておくべき内部監査について詳しく解説します。

内部監査とは?

健全な経営のために、内部監査が必要です。内部監査とは、法制度はもちろん、社内規定などに沿って経営が行われているか調査を行うことです。内部監査の担当者はすべて社内の人材で構成され、内部統制を図るうえで重要な役割を担っています。コンプライアンス違反が起これば、企業は社会的な責任を果たしていないことになります。

内部監査の目的

企業が内部監査を実施する目的として、コンプライアンス違反を未然に防ぐことが挙げられます。内部監査は法令遵守以外にも「業務の有効性および効率性」「財務報告の信頼性」「事業資産の保全」などの目的があります。

法令遵守は、企業活動に関連する行動規範などのルールを守ることです。「業務の有効性および効率性」は、企業活動における目標達成に必要な取り組みのことです。「財務報告の信頼性」は、財務諸表と作成時に利用される情報やデータの信頼性を示すことを意味します。「事業資産の保全」は、事業で得た資産の取得や活用、処分などの方法が正式な手続きや承認を経て行われていることです。

4つの目的はすべて企業経営における信用度を高めるためのものです。

※参考:内部監査基準|一般社団法人日本内部監査協会

※参考:「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について(意見書)」の公表について|金融庁

コンプライアンスチェックシートでチェックすべき項目

チェックシートの中で、経営に関する項目は広範囲に渡ります。以下では、チェック項目の具体的な内容と事例を紹介します。

会社の基本的なルールについて

会社の基本的なルールでは、株主や役員間での内部紛争の発生によって、会社の混乱を招かないかどうかをチェックするための項目が設定されています。具体的なチェック項目は、以下のとおりです。

・株主は複数いるが株主総会を開催する予定はない

・株主総会を開催しているが書面での招集通知を行っておらず一部の株主のみが出席する

・取締役会は設置されているが実際に開催していない

・株主総会や取締役会での発言などの記録(議事録)を作成していない

・会社の定款の所在を把握していない

・株主は複数いるが株主名簿を作成していない

・監査役は親族や知人で会計監査を実施していない

・高額な報酬のイメージがあるため弁護士へ法的な手続きを依頼したことはない

職場における基本的なルールについて

職場における基本的なルールでは、労働問題やハラスメントなどによる労働紛争の防止のために設定されている項目です。以下の項目を確認しておきましょう。

・自社で就業規則を定めていない

・会社の風土や方針にあわない従業員や能力が劣る従業員は解雇してもよい

・労働組合に入る従業員には辞職を勧めている

・残業は従業員が自主的に行うため残業手当は発生せず「36協定」の必要性を感じていない

・タイムカードや出勤簿などで従業員の勤怠管理を行っていない

・セクハラやパワハラはあくまでも従業員間の問題のため会社は関与しない

・結婚や出産した女性従業員は退職させている

・「働き方改革」関連の法制度は中小企業と無関係のものだと考えている

取引先との契約について

取引先の契約では、契約に関する紛争を防ぐために重要な項目が設定されています。取引先との契約時を思い返しながら、以下の項目をチェックしましょう。

・取引先と契約を交わす際に書面などの契約書を作成したことがない

・取引先と契約書を締結したものの中身を確認していない

・取引先から支払条件や代金に関する不当な要求をされている

・取引先から商品を購入する際に不要な商品の購入を強いられている

・取引先に非社会的勢力の関係者がいるため不利な条件で取引を求められている

・顧客名簿は従業員なら誰でも自由に持ち出せる

・名簿業者から顧客名簿を購入したことがある

・裁判になるようなことは起きていないため専属の弁護士は必要ないと思っている

債権管理・回収について

債権管理・回収では、企業の資金繰りや売上金の回収によるトラブルを招かないために必要な項目が設定されています。以下のチェック項目を確認してみてください。

・受注業務のほとんどは口頭で行っている

・受注後に契約条件を口約束のみによる変更を頻繁に行っている

・受発注の内容を帳簿に記録するなどの管理を社内で行っていない

・入金予定日に入金されなくても放置している

・取引相手の経営状況を確認せずに取引を始めている

・取引先が倒産しても社長個人に請求できると考えている

・取引先の社長が「自宅を担保にする」と口約束をしたため安心している

・取引先の倒産時に取引先の商品を勝手に持ち帰ったことがある

顧客とのトラブル回避について

顧客とのトラブル回避では、特定商取引法や製品の表示方法などに関する項目が設定されています。以下の項目をチェックすれば、自社商品に関する顧客とのトラブルが起こるリスクを把握できます。

・自社商品の広告に虚偽や誇大な表現を使用している

・クーリング・オフ制度という言葉も意味も知らない

・認知症などによって判断能力がない相手の署名捺印でも契約書は法的に有効だと考えている

・消費者契約法という法律の存在を知らない

・契約書に「弊社は商品事故の責任は一切負わない」と記載すれば商品に問題があっても自社は責任を問われないと考えている

・自社商品の取扱説明書に安全性に関する注意喚起を記載していない

営業秘密・知的財産の保全について

営業秘密・知的財産の保全では、自社が保有している特許技術や商標、著作権などに関する項目が設定されています。以下の項目に該当するものが多い場合は、注意が必要です。

・顧客名簿や社外秘のノウハウに情報漏洩などの対策をとっていない

・取引先や委託業者などに自社の営業秘密を提供する際に秘密保持契約を締結していない

・他社の従業員をヘッドハンティングして機密情報を不正に入手したことがある

・他社と製品の共同開発を行う際に、契約書を交わしていない

・他サイトで使用されている言い回しやフレーズなどの表現を無断で自社の宣伝に使用している

・他社で売れている商品名を模倣して自社製品を販売したことがある

IT社会における情報漏洩防止に関する項目について

IT社会における情報漏洩防止では、社外への情報流出などのセキュリティリスクに関するチェック項目が設定されています。以下の項目のうち、該当するものが多いほどセキュリティリスクの脅威にさらされていることを意味します。

・コンピューターウイルスへの対策を実施していない

・メールで添付ファイルを送信する際にパスワードによる閲覧制限を行っていない

・従業員がSNSを利用するにあたって情報漏洩防止などに関する注意喚起を行っていない

・インターネットによる通信販売を行っているが法制度を意識していない

・パッケージタイプのパソコンソフトを複数のデバイスに使い回している

※参考:中小企業のためのコンプライアンス・チェックシート|日本弁護士連合会

コンプライアンスチェックシートの活用法

コンプライアンスチェックシートは、内部監査の実施の際に活用されています。チェックシートの作成を継続的に行うことで、監査結果をデータベースに保管でき、過去のデータに基づいた内部監査の実施が可能です。また、過去のデータを含めて分析すれば、自社の課題を抽出できるため、必要な対策を練ることも可能です。

コンプライアンスチェックシートの活用例

コンプライアンスチェックシートを作成すれば、チェック項目に基づいた内部監査が可能なうえに、グループ会社との運用確認も容易に行えます。自社だけでなく、企業の合併や買収前のリスクチェックなどにも活用できます。

まとめ

コンプライアンスチェックシートは、内部監査や他社のリスクチェックなどに利用できます。テレワークの普及に伴い、従業員のコンプライアンス意識の低下が懸念されており、コンプライアンスチェックの効率化が必要です。効率化が可能なツールを導入しましょう。

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