コンプライアンスチェック・反社チェックとは？具体的な手法や効率化する方法を解説

コンプライアンスチェックとは反社会的勢力排除のための対策です。取引先のコンプライアンスチェックは、企業にとって不可欠な時代となりました。この記事では、企業のコンプライアンスの担当者向けに、コンプライアンスチェックについて解説します。必要な理由や、具体的なチェック方法、作業を効率化する方法について解説します。ぜひ参考にしてください。

コンプライアンスチェック・反社チェックとは

コンプライアンスチェック・反社チェックとは、反社会的勢力との関係性を確認する対策です。この対策が行われ始めたのは、2007年に「企業が反社会的勢力によって被害を防止するための指針」が発表されたことが背景にあります。企業が安心・安全に活動するため必要な取り組みとして位置づけられています。現段階では、コンプライアンスチェックの方法に厳密な決まりはなく、個々の企業に任せられています。

コンプライアンスチェックが必要な理由

コンプライアンスチェックは、自社の防衛や社会的責任において必要です。ここでは主な4つの理由を解説します。

政府の指針・自治体の条例で定められている

政府の指針や自治体の条例により、反社会的勢力とは取引しないことが定められています。万が一トラブルが発生したときに、適切な対応を取るための対策です。指針は法務省のホームページに掲載されており、「一切の関係をもたない」「資金提供は、絶対に行わない」などがまとめられています。各自治体でも独自の暴力団排除条例を設けています。反社会的勢力と取引しないことは自社の防衛にもつながることから、厳しく取り締まりをされています。

コンプライアンス・社会的責任において重要である

コンプライアンスとは「法令遵守」のことを意味し、ビジネスにおいては世間のルールに従うことです。企業として業務のルールを守ることはもちろん、プライベートもコンプライアンスの対象となります。反社会的勢力との取引はコンプライアンス違反につながるため、業務上でもプライベートでも、取引を行わないことが大切です。また、積極的に反社会的勢力排除の役割を担うことは、企業の社会的責任ともいえます。

信用やブランド力を失う可能性がある

コンプライアンスチェックや反社チェックを行わずに反社会的勢力と取引すれば、自社の信用やブランド力を失う可能性があります。たとえ反社会的勢力と知らずに取引したとしても、同じことが考えられます。世間に否定的な評価や評判が広がれば、企業の信用を損なうリスクが高まります。直接的な影響としては、取引先を失う、社員が離職する、社会的イメージが失墜するなど、企業の存続まで左右するような長期的打撃を受けるでしょう。

取引や融資が打ち切られる場合がある

反社会的勢力と取引を行った場合、既存の取引や融資が打ち切られることも考えられます。契約書に暴力団排除条項が記載されていれば、反社会的勢力と取引をしている企業とは取引を行わない判断ができるためです。その規約を破ったと判明した時点で、取引先に取引を打ち切られることもあります。金融機関では、融資の拒否・打ち切り、新規上場の制限・上場廃止などが行われる可能性があります。

取引を避けるべき反社会的勢力とは

反社会的勢力とは暴力団のことだけではありません。暴力的な要求行為や法的な責任を超えた不当な要求をする場合以外でも、不当な行為を行う対象は反社会的勢力と判断されます。取引先に不当な取引を行う団体があれば、関係を遮断し、対応を検討する必要があります。ただし、反社会的勢力を判断する明確な基準が定められていないという問題点もあります。対象者の事件や不祥事の有無など、ネガティブな情報や経歴も調査しましょう。

コンプライアンスチェックの方法

コンプライアンスチェックの行う際の具体的な方法を解説します。3つの段階に応じて、対応が必要です。

自社で行う一般的な方法

反社会的勢力の情報を簡単に紹介できるデータベースはなく、情報収集は多岐にわたります。一般的な自社で行うコンプライアンスチェックには、以下の方法があります。・会社情報を確認する・インターネットで検索する・新聞記事を検索する・風評を調査する・公的な書類や登記情報の提供を受けるインターネットの情報だけでは、事件当時と情報が一致せず判断がつかない場合があります。公的な書類や登記情報などの提供を受け、矛盾点や不審点の有無を確認します。

疑問を感じる場合は調査会社に依頼

自社で取引先を調査して疑問を感じ、怪しいと判断した場合は専門の調査会社に依頼してください。各種メディアの情報や官公庁情報、内定調査、独自のデータベースを駆使するなど、調査会社によっては詳細な調査が可能です。過去の例として、調査会社が取引先の事務所に訪れると街宣車が止まっていたという事例もあります。具体的な調査内容や費用は信用調査会社や興信所によって異なるため、事前に確認しましょう。

危険な場合は行政機関に相談

自社、調査会社での調査を経て危険度が高いと判断したら、行政機関に相談します。たとえば暴力追放運動推進センターは、暴力団から被害を受けた人のための駆け込み寺となる組織です。各都道府県に設置されているため、最寄りの暴力追放運動推進センターに相談してください。相談の際は、反社会的勢力の疑いのある資料や契約関係書類を準備しましょう。後々のトラブルや訴訟リスクを考えると早めの行動をおすすめします。

自社で行うチェック方法の課題

自社でチェックを行う場合には、判断の属人化と担当者の負担が課題です。作業時の課題について解説します。

チェックの判断が属人化してしまう

反社会的勢力のチェックを行う際は、信頼できる明確なデータが存在しません。インターネットの情報だけでは判断が付かないケースが多くあり、担当者が独自判断でチェック業務を行うため、属人化してしまうケースがあります。たとえば、全取引先をチェックできないときの絞り込み作業や、有名企業であれば問題ないなどの判断基準は、担当者に依存しがちです。このような場合は、専門の部署を設けたり、調査会社に依頼したりするなどの対策が必要になります。

調査業務が担当者の大きな負担となる

コンプライアンスチェックの作業は多岐にわたるうえ、次々と対象企業の依頼が入る業務です。データベース検索、新聞・インターネット調査、登記情報の確認、業界団体への問い合わせなど、調査業務は膨大な工数がかかります。複数の企業に対して調査を行えば、担当者の大きな負担は避けられません。専門部門が設置された企業でなければ、スピードが求められる調査業務が通常業務の妨げにつながります。

コンプライアンスチェックを効率化する方法

コンプライアンスチェックでの課題を解決するための、効率化する方法について解説します。

ツールによる自動化が便利

コンプライアンスチェックツールを導入して自動化すれば、コストを抑えながら作業の手間を減らせます。コンプライアンスチェックツールのメリットとしては、以下があげられます。・詳細な情報収集が可能・コンプライアンスの強化・人的コストの削減ツールの導入でコンプライアンスチェックを自動化すれば、コストを削減しながらコンプライアンスを強化できます。属人化を防ぎ、担当者の負担を減らせることも大きなメリットです。

ツールやサービスの選び方

自社の課題を把握し、目的にあうものを検討します。たとえば収集する情報源は新聞、インターネットなど、ツール・サービスによって異なります。調査内容に違いが出るため、利用目的に応じて選びましょう。ツールの場合は、情報の保存方法や検索精度などの使い勝手も検討します。顧客管理システムなどの既存システムと連携できれば、業務効率化につながります。オプション機能に応じて料金が変動する場合もあるため、比較が必要です。

ツール導入時の注意点

コンプライアンスチェックツールはまず運用することが重要です。安価なツールの場合では、検索結果の精査を人力で行う必要も出てきます。人手が必要になる業務プロセスが発生するため、価格帯は費用対効果を考えて導入の決定を行いましょう。ツールによっては、精査するにはオプション機能の追加が必要な場合もあるため、事前に確認すると安心です。導入後は継続的な調査が欠かせません。新規取引時だけでなく、継続取引の場合は年に1回のタイミングで調査しましょう。

まとめ

コンプライアンスチェック・反社チェックは、反社会的勢力と取引を行わないために必要不可欠な対策です。取引してしまった場合は、既存の契約や融資が打ち切られる可能性があります。企業に与える社会的影響が大きいため、コンプライアンスチェックは重要です。 RoboRoboコンプライアンスチェックツールは、管理画面上から取引先を登録するだけで、取引先の風評情報、信用情報を自動で収集するサービスです。検索結果が残るため、管理ツールとしての機能も兼ね備えています。価格が他社に比べて安く、完全従量プランという基本料無しのプランもあるので、ぜひ導入をご検討ください。