受付、日程調整、会議室における管理業務をワンストップで効率化する唯一のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供している株式会社レセプショニスト。同システムは、業務効率化だけでなく、日々の運用も最小限になるよう設計されており、新型コロナウイルス感染症の対策もできる仕組みも備えている。
今回お話をうかがったのは、同社において、経理・財務をはじめコーポレート部門を統括する荒井 重旭さん。
公認会計士でもある荒井さんは、内部管理体制の構築という使命を担っている。そうしたなか、反社チェックをはじめとしたコンプライアンスチェックに抱える課題、限られた人的リソースで4500社ものコンプライアンスチェックを行う際のポイントや、RoboRoboコンプライアンスチェック導入により期待する業務への変化といった観点からお話しいただきました。
目次
コーポレート部門全体を任されるなか、膨大な取引先のコンプライアンスチェックが大きな負担に
──最初に、貴社の事業内容や強みなどについてご紹介いただけますか。
当社は、年間120万人以上が利用しているクラウド受付システム「RECEPTIONIST」をはじめとした3つのクラウドサービスを提供しています。RECEPTIONISTは、受付、アポイントメントの日程調整、会議室の予約など、アナログな業務をワンストップで効率化することができる唯一の受付システムとなっています。業務効率化に加え、新型コロナウイルス感染症の対策にも有効な仕組みが数多く用意されているのも特徴です。
ビジネスチャットや専用のスマホアプリと連携し、担当者に直接来客を通知することができます。受付をしたお客さまの情報はクラウド上に保存され、来客履歴の検索や来客動向の分析が行えるようになっています。
担当者が来客通知に対応できない場合に備え、アシスタントや秘書に同時に通知する秘書／アシスタント通知機能や、1つのオフィスに複数の企業が入居している場合にも1台のiPadで受付可能なホールディングス機能も提供しています。
それぞれのお客さまの受付ニーズに合わせてご利用いただける、機能を多数用意しているのがRECEPTIONISTの特徴です。
多くのユーザー企業に評価いただき、現在の契約企業数は4500社以上となっています。
──そうしたさまざまな業種業態の企業における受付業務の実態を踏まえた豊富な機能を提供できる理由はどこにあるのでしょうか。
2016年に当社を創業（創業時の社名はディライテッド）した代表取締役CEOの橋本 真里子は、5社以上もの上場企業で受付業務を経験していました。その豊富な経験から得られた知見やノウハウをベースに、お客さまの多様なニーズに応えられるようなサービスを構築しているからです。
──そんな貴社において、RoboRoboコンプライアンスチェックを導入するまで、社内にどのような課題があったのでしょうか。
お陰さまで順調に成長を続けている当社ですが、反社チェックをはじめとしたコンプライアンスチェックの仕組み自体が存在していませんでした。
しかしながら、4500社以上にもなる当社システムの導入企業を一件一件チェックするというのは、従業員数30人弱の当社では人的な負荷の面からも現実的ではありません。
私自身、会計士として、経理財務の仕組みづくりを行うことがミッションであり、その中で経理・財務をはじめとして、コーポレート部門が担う業務のほぼ全体を統括しています。様々な業務を行わねばならない中で、コンプライアンスチェックに費やす時間は限られているのが現実でした。
そのため、新規契約の際に、Web上の情報を検索するぐらいが精一杯で、とても新聞記事の確認などまでは手が回っていませんでした。
そこで、私が主担当を外れても、誰でも容易かつ確実にコンプライアンスチェックが行えるような仕組みづくりもまた、私自身の大きなミッションとなったわけです。
──そうした課題を抱える中で、RoboRoboコンプライアンスチェックをどのようにして知り、また体験してみてどのような理由から導入を決定したのでしょうか。
前述のような課題から、何とかして当社の限られた人的リソースで、膨大な取引先のコンプライアンスチェックを行うことのできる手段がないか模索していたところ、ちょうど証券会社様からRoboRoboを紹介してもらったのです。
すぐにトライアルで試用してみたところ、私たちがやりたいことがほぼできるだろうと想像できましたし、コスト面の魅力も大きかったですね。
こうしたことから、最終的にRoboRoboコンプライアンスチェックを選定するまでに、さほど時間はかかりませんでしたし、迷うこともありませんでした。
ミッションである内部管理体制の構築に向けた業務への専念のためにも属人化を廃したコンプライアンスチェックの仕組みづくりが課題に
──まだRoboRoboコンプライアンスチェックを導入して1ヶ月ほどですが、これまでどのように活用し、またどういった効果が期待できると感じていますか。
確かに、まだ導入して使い始めたばかりではありますが、RoboRoboコンプライアンスチェックの使いやすさは既に実感しており、違和感はありません。
コンプライアンスチェック──すなわち反社チェックの仕組みをつくることが私の役割でもありますが、RoboRoboコンプライアンスチェックのおかげで当初に想定していたよりも容易に仕組みづくりができそうです。
──RoboRoboコンプライアンスチェックによってコンプライアンスチェックの仕組みを整えることができたら、荒井さん自身の専門性をより活かせる業務へと専念することができるわけですね。
はい、その通りです。もともと私は当社に入社する以前にはコンサルティング会社で経理財務の体制構築支援を行っていました。そのため、当社においても経理財務の仕組みづくりを行うことが最大の使命となっています。そのため今後は、経理財務体制構築の対応などにもより注力していくつもりです。
コンプライアンスチェックの仕組みづくりもそのうちの1つではあり、RoboRoboコンプライアンスチェックを導入し人数や工数をかけずに運用できれば、今まで以上に適材適所の人材配置に繋げられることを期待しています。
受付から新しいビジネスのコミュニケーションの形を提供したい
──RoboRoboコンプライアンスチェックを実際に使ってみた荒井さんから、コンプライアンスチェックをはじめとする業務の改善を検討している方々へのメッセージをお願いできますか。
管理本部の方々は他にも山のようにやるべきことがありますので、なかなか反社チェックに工数をかけることは難しいのが現実です。
特に当社のように取引先が数千社にも及ぶケースとなると、手作業ではとてもすべての取引先をチェックすることなど不可能と言っても過言ではありません。そうした切実な課題を解決できるのが、RoboRoboコンプライアンスチェックになると期待しています
もともと当社のRECEPTIONISTも、受付業務の効率化を目指したサービスですので、RoboRoboコンプライアンスチェックについても同じような効率化の視点で活用いただければいいのではないでしょうか。
──最後に、貴社における今後の事業展開や構想などお聞かせください。
まず、昨年以降RECEPTIONISTに加えて、日程調整管理ツールとスペース予約管理のサービス提供を開始しているのですが、徐々に利用が増えてきています。今後は3サービスの利用をより拡大させていきたいです。
現在は直接来社して商談を行うよりも、Web会議が主流になりつつある中で、リモートワーク下でもアポイントメント調整ができる日程調整ツールは多くのお客さまから評価をいただいています。
さらに、コロナ禍の受付に関しても、タッチレスや履歴の蓄積が重要になってきており、内線電話を置かない受付スタイルの傾向も強まっています。そうした受付に対するニーズの変化にも、RECEPTIONISTは柔軟に対応し続けていきたいです。
そして、代表取締役CEOの橋本がよく話しているのが、「当社が提供しているのは”効率化サービス”ではなく”コミュニケーションサービス”である」ということです。
目指している「ビジネスコミュニケーションのアップデート」に向け、サービスから効率化だけでなく、コミュニケーション文化が変化するような新しい価値を提供していきたいですね。
