全国でコインパーキングを中心とした駐車場運営事業を展開しているエコロシティ株式会社。慢性的に不足する駐車場ニーズに対応し、小規模地の有効活用を提案。また、フラップレスや前払い式の先駆けとして、駐車場のさまざまな可能性を提案しています。
今回お話を伺ったのは、同社で総務部ディレクターを務める嶋田佳代さん。月40～50件の新規コンプライアンスチェック（以下、コンプラチェック）や年に一度の全件チェックを行う同社で、RoboRoboがどのように活用されているのかを伺いました。 
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顧客の入れ替わりが早く新規契約が頻繁に発生。より厳密な管理体制の構築が急務
嶋田さん（以下嶋田）：当社はコインパーキング事業を展開しています。若者の自動車離れと言われて久しいですが、実は国内の⾃動⾞保有台数は約8,000万台以上あり、それに対し駐⾞場は500万台分と慢性的に不⾜しています。さらにはカーシェアやレンタカーの利⽤台数の増加により、今後も安定した成⻑が⾒込める業界として認知されています。
嶋田：社名にもエコとある通り、環境への配慮とコスト削減の両立を目指している点です。過去には間伐材を使用した輪止めやバリカー（侵入防止策）を導入するなど、SDGsの理念に沿った取り組みを行ってきました。現在は、より環境に配慮した駐車場の開発を目指し、緑化や温暖化対策に適したアスファルトの使用などを検討しています。
また、業界に先駆けてフラップレス駐車場の導入を進めてきました。これにより、設置コストの削減と提案の幅の拡大を実現しています。場所や需要に応じて、フラップ付きとフラップレスを使い分けることで、より柔軟な駐車場運営を可能にしています。このような取り組みは、他社にも影響を与え、業界全体の発展にも寄与していると自負しています。
嶋田：弊社はコインパーキング事業を主体として営んでいますが、コインパーキングは遊休地の活用など資産活用としてご提案させていただく側面が強く、短期的な契約もある為、お客様の入れ替わりが早いことが特徴でもあります。
またコインパーキングだけでなく月極駐車場管理も行っている為、新規契約が頻発し、より厳密な管理体制の構築が急務でした。会社規模が大きくなるにつれ、より内部統制の強化が求められるようになったのです。
それまで総務部としてのタスクも実用性中心の業務だったのが、コンプライアンス強化に付随する業務についても整備を進めていく必要が出てきました。
総務部は、全体では約５名の専任者と数名の他部門との兼任者で構成されており、増える一方の業務に対し常に効率的な運用が求められています。
毎月40～50件ほどの新規顧客のコンプライアンスチェックをおこないますが、この業務は本社と各拠点の総務部で分担して行います。各チェックにかかる時間は、RoboRobo導入前だと通常５～6分かかっていました。さらに緊急を要する場合、他の業務を中断して対応しなければなりません。また、運用ルールの遵守や情報管理も課題ともいえます。
RoboRobo導入の決め手は直感的なUIと柔軟性
嶋田： 以前は新聞社の記事データベースを使用しており、ネット上の広範な情報やSNSの投稿などは網羅できていませんでした。しかも、そのデータベースは複数の画面を切り替えながら情報を探す必要があり、操作手順も少々複雑でした。
さらに、検索結果が残らないため、当社側で別のエクセルなどに記録を残す必要があり、業務効率が良くないと感じていました。
これらの課題が、より効率的で使いやすいシステムへの移行を検討するきっかけとなりました。
嶋田：使いやすさと柔軟性です。まずは、直感的なUI（ユーザーインターフェース）が大きな魅力となりました。画面を見ただけで操作方法がわかりやすく、複雑なマニュアルが不要だったのも好印象です。
また、導入時のサポート体制も重要なポイントでした。担当者の丁寧なフォローアップと、運用開始までのサポートがあり、不安なく導入まで進められました。
弊社のRoboRobo導入は、通常とは少し異なる状況で開始されました。
RoboRobo導入の検討中に、短期間で全取引先の一括コンプライアンスチェックを短期間で調査を終えなければならない状況になってしまったのですが、RoboRoboはこちらも効果的に対応してくれました。
功を奏したのは、システムの柔軟性です。例えば、データ形式の細かい違い（全角・半角、スペースの存在など）などの重複を許容する設定にしたことで、大量データ処理時の寛容性が上がり、4,000〜6,000件もの膨大なデータのチェックが迅速に行えたのは非常に助かりましたね。
6,000件のチェック作業がわずか60件に！「業務代行サービス」導入の大きな成果
嶋田：1件あたりの作業にかかる時間が１〜２分に短縮されたのは日常的な成果ですね。最大の成果は業務代行サービスによって、6,000件の定期チェック作業がわずか60件の最終確認だけで済むようになった点です。この一年に一度行われる大規模なチェックは社内リソースだけでは対応が困難でした。
業務代行サービスでは、全件データを一次チェックしてもらい、要精査案件として約60件程度まで絞り込んでくれます。後はそれを社内で確認すればいいので、作業時間が大幅に削減され、処理可能範囲内に収まったのです。また、精査を業務委託することで、検査品質が一定基準に保たれ、人事異動時もその基準が下がらないので、リスク管理上の質の担保も実現することができています。
RoboRoboでの業務効率化により生まれた時間的余裕は、他の業務に充てています。例えば、贈答や年賀状の宛名の正確性チェックや顧客情報の更新など、きめ細かで間違いが許されない作業にしっかり手間と時間をかけられるので、顧客満足度の向上に繋がっています。
嶋田：実は……不満はありません。データのCSV出力や帳票作成など、必要な機能は揃っているので……しいて言うなら、もう少しリーズナブルだと嬉しいですね。
総務のように直接売上を生み出さない管理部門としては、新しいツールの導入や更新の際にはコストが重視されてしまうので。しかしそこは、クオリティなどで価値を担保してくれているとも感じています。
嶋田：RoboRoboの導入と業務代行の利用は、業務効率化と品質維持の両面で有効だと思います。人員やコストの制約がある中、増加する取引先に対応するには、外部サービスを活用するのが賢明ですし、総務部の負担が軽減され、時間を有効活用できます。
ただし各企業の要望や状況によっても何がベストかは勿論違うため、RoboRoboの担当者へ相談いただければ各企業に合ったベストプランをご提案いただけると思います。
取材協力＝きいてかく合同会社（いからしひろき）
