「住環境づくりを通じて、心と体の健康寿命100歳づくりに貢献する」という理念のもと、不動産の企画、開発、販売を行う株式会社メイクス。
同社は、新たにRoboRoboコンプライアンスチェックを導入いたしました。取引先や入居者のコンプライアンスチェックは、不動産会社にとって必須事項でもあります。
これまで同社では、コンプライアンスチェックの際、ホームページに掲載されている情報でチェックを行うなど、表面的な確認にとどまっていました。しかし、よりコンプライアンス強化が必要だと考え、RoboRobo導入に至ったのです。
「RoboRoboコンプライアンスチェックの導入により、コンプライアンスチェックの時間短縮につながり、業務の効率化につなげられた」と話すのは、法務部門で コンプライアンスチェックの管理者である本庄さんです。
今回はRoboRobo導入に至った経緯や魅力的に感じているポイント、導入後の効果や業務改善について、総務部の清井さんにお話を伺いました。
目次
コンプライアンスは行っていたが、ホームページ検索のみだった
──はじめに、貴社の事業内容や強みについてお聞かせいただけますか。
（本庄）当社は不動産の企画、開発、販売を行っており、投資用不動産を通じて、お客様の資産づくりに貢献したいと考えております。
強みといたしましては、提案力やアフターフォロー力、グループを通じて一貫して行っている管理力です。おかげ様で新規のお客様の93％が既存のお客様の紹介によるものであり、リピート成約率も54％に達しました。
当社事業部は、大きく分けて、コンサルティングセールス本部・開発事業本部の2つです。
コンサルティングセールス本部では、新規開拓や商談、アフターフォローを担当。開発事業本部の役割は、仕入れ業務・卸業務・買取・仲介業務がメインです。
私は法務部門の責任者として、法務部門におけるコンプライアンスの管理を担当しています。
（清井）私の役割は、RoboRoboコンプライアンスチェックを使い、コンプライアンスチェックや稟議書のワークフローに関するチェックや承認作業をすることです。
──そのような事業を行っている貴社ですが、コンプライアンスチェックについてどのような課題があったのでしょうか？
（本庄）不動産業界全般において、2007年の政府指針を踏まえた各都道府県の条例および警察庁・国土交通省・各不動産業界団体などによって構成された「不動産業・警察暴力団等排除中央連絡会」による不動産取引における反社会的勢力排除対策の取組みを進めていくことが求められております。
当社も不動産会社として、社会の一員として、その推進に取り組んでいく必要があります。
RoboRobo導入前も取引先の確認はしていたのですが、ホームページ掲載情報など表面的な部分で終わることが多かったのです。また、手動でホームページを探すため時間と手間もかかっていました。つまり、コンプライアンスチェックのプロセスが確立されていない状態だったのです。
（清井）不動産の取引では、先述の通りコンプライアンス上妥当であるか否かを検討するのが重要であるため、より効率的にコンプライアンスチェックができないかと考えるようになりました。
無料トライアルで作業時間の短縮がイメージでき、使いやすさにも魅力を感じた
──そうした課題を抱えている中で、RoboRoboコンプライアンスチェックを導入するに至った経緯についてお聞かせください。
（本庄）前述したように、以前は担当者が手動でコンプライアンスチェックを行っていました。しかし手動での方法は、業務フローを構築しづらい上に、手間と時間がかかりすぎるといったデメリットがありました。
そこで、作業を自動化できる専門サービスの利用を検討したわけです。ツールやサービスを選ぶ際は、操作が簡単で手間もかからないことを重視しました。我々法務部門だけではなく、全社員が無理なく使いこなせるツールであることが必要であると思いました。
──実際にRoboRoboコンプライアンスチェックの導入に踏み切った決め手はなんでしたか。
（本庄）実際に、RoboRoboコンプライアンスチェックの無料トライアルで使ってみたところ、取引先登録をExcelでドラッグ&ドロップで簡単に一括登録できる部分に魅力を感じました。
RoboRoboコンプライアンスチェックは、画面がシンプルでわかりやすく、初心者でも操作に困らない仕組みでした。
他社製品も試してみましたが、一番操作が簡単で、これなら社員もコンプライアンスチェックにアレルギーを起こさないだろうと思ったわけです。インターフェースのわかりやすさや親しみやすさ、使い勝手の良さがRoboRoboコンプライアンスチェックに決めたポイントです。
また、インターネット記事と新聞記事を1クリック同時検索できる点にも魅力を感じましたね。当社はこれまでホームページ掲載情報だけを見てきたわけですが、新聞記事も検索できると、より効率的にコンプライアンスチェックができると思いました。
業務フローへの定着が簡単にでき、コンプライアンス・チェックの時間を大幅に削減
──RoboRoboコンプライアンスチェックの導入メリットをどのように感じていらっしゃいますか？
（本庄）RoboRoboコンプライアンスチェックのありがたいところは、直感的に操作ができる点です。マニュアルを読めばすぐに操作できるようになっていましたので、操作を担当する社員への説明はそれほど必要ありませんでした。
導入コストが安く、業務フローへの定着が簡単だったため、導入して正解だと思いました。法務部門の目標は、コンプライアンスの観点から、取引先に応援される組織を創ることですが、RoboRoboコンプライアンスチェックによってそれを実現できました。
（清井）これまで手間と時間がかかっていたコンプライアンスチェックの時間を大幅に削減できたことは、メリットが大きいと思っております。
検索結果の表示が1件30秒ほどで完了するため、コンプライアンスチェックの時間を大幅に削減できます。さらに現在は、業務フローが確立しているため、コンプライアンスチェックもスピーディーになりました。
まず各部署からコンプライアンスチェックのワークフローを申請します。総務部がそれを確認し、該当企業をダブルチェック後、結果を保存します。(総務部が申請の場合は、法務部がダブルチェック)
RoboRoboコンプライアンスチェックでは、チェック結果での取引判断管理を、コメント付きで記録することができるため、他部署との情報共有もRoboRobo内で完結するので、部署を横断した業務効率化へつながっています。
これまでコンプライアンスチェックにかかっていた膨大な時間を短縮できたので、「コンプライアンスチェックのワークフローをさらに使いやすくするにはどうすればいいか」など、今後の社内運用のアップデートなども検討する余裕が生まれました。
（本庄）導入によって得られる効果については、無料トライアルで実際に使ったときとほぼ同様ですが、嬉しい誤算もありました。
操作性のしやすさが非常に優れているため、社員が慣れるのに、それほど時間がかからなかったことです。元々、レクチャーから定着までに多くの時間を費やすことを想定していました。
導入コストも安く、人件費削減にも貢献しており、すごく費用対効果があると感じましたね。
──最後に、RoboRoboコンプライアンスチェックを実際に使ってみた経験から、コンプライアンスチェックをはじめとする業務の改善を検討している方々へのメッセージをお願いできますか。
（清井）現状のRoboRoboコンプライアンスチェックには非常に満足しております。なによりチェックの工数や手間が削減できたことが一番のメリットです。
各詳細ページを開いたときに、検索名とヒットしたワードに色がつくようになると、更にチェック時間が短縮されていいですね。
（本庄）非常に使い勝手がいいツールで、当社としても助かっています。
あえて改善点を要望するなら、広告内容はヒットしないようにしていただければ手間が省けるでしょう。
コンプライアンスチェックを手動で行っているのであれば、RoboRoboコンプライアンスチェックの利用によって、非常に作業が楽になり、業務の効率化を図れます。コンプライアンスチェックツールを検討中の方にはぜひおすすめします。
──株式会社メイクス様の事業成長に貢献できるよう、RoboRoboは今後も継続的なアップデートに取り組んでまいります。本庄さん、清井さん、本日はありがとうございました！
