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コンプライアンスマニュアルの必要性と作り方、注意点などわかりやすく解説

コンプライアンスマニュアルとは、企業が法令を守り、業界や常識に反しない活動をするために必要なルールです。ここでは、企業のコンプライアンスご担当者様に向けて、コンプライアンスマニュアルの必要性と作り方をわかりやすく解説します。

コンプライアンスマニュアルの事例や、マニュアル作成にあたっての注意点も紹介するため参考にしてください。

コンプライアンスとは

本来のコンプライアンスは「従うこと、応じること、法令順守」などと和訳されます。すべての企業にはコンプライアンスに従った活動が求められます。ただし、法令さえ守っていればコンプライアンスに取り組んでいるとはいえません。

企業が守るべきコンプライアンスには、企業倫理・社会的倫理・社内規範が含まれます。企業倫理とは、ビジネスを進めるうえでの判断基準です。社会的倫理とは、人として守るべき道徳心です。また、社内規範は企業内でのみ通用するルールやマニュアルを指します。

企業がコンプライアンスに取り組む理由

企業がコンプライアンスに取り組む理由は、企業存続の危機に発展する可能性があるコンプライアンス違反を防ぎ、違反を見つけた場合には速やかに対応するためです。

コンプライアンスに取り組まない企業では、食品の産地偽造・請負偽装・残業代の未払いなどの問題が発生しがちです。世間からの信頼を失わないように、企業はコンプライアンスへの取り組みが欠かせません。コプライアンス違反を未然に防ぐために、ビジネスや倫理的に批判される行為の明文化や、違反を早期発見できる体制づくりに取り組みましょう。

コンプライアンスマニュアルの必要性とは

コンプライアンスマニュアルの必要性について、マニュアルの記載内容や事例にふれつつ解説します。

コンプライアンスマニュアルとは

コンプライアンスマニュアルは、企業にかかわる人が守るべきルールと、ルールに違反したときに企業が取るべき対応をまとめたものです。

従業員が、日頃からコンプライアンスマニュアルを確認できる環境を整えましょう。マニュアルが形骸化すると、コンプライアンス違反を未然に防げない、内容が世間の常識にそぐわないまま放置される、などの可能性があります。

コンプライアンスマニュアルが必要な理由

コンプライアンスマニュアルは、企業にトラブルや不祥事が発生した際に役立ちます。マニュアルにしたがって、速やかに対応しましょう。

また、コンプライアンスマニュアルは、コンプライアンス研修の資料やマニュアルとしても利用や配布が可能です。研修により全従業員にコンプライアンスを浸透させ、日頃からコンプライアンスに紐づく行動を取ってもらいましょう。社会からコンプライアンスに取り組む企業と評価されると、業績向上に結びつきます。

コンプライアンスマニュアル事例

実際の企業のコンプライアンスマニュアルを確認してみましょう。

住友重機械工業株式会社の「コンプライアンス実践の心構え」を紹介します。犯しがちなコンプライアンス違反に対して、注意喚起を促しています。

「たとえ次のような場合であっても、コンプライアンスに違反する行為を行ってはなりません。・上司から支持された場合・会社の利益につながる場合・以前から行われている場合・他社も行っている場合・お客様から要求された場合」

また、日新商事株式会社の「行動規範」には「自分の行為が、誰かに不快感を与えたり、誰かの生命・健康・安全を脅かすことはありませんか?」のように、難しい言葉を使わず、心に響く表現で書かれています。

引用元:コンプライアンスマニュアル│住友重機械工業株式会社

引用元:日新商事グループ コンプライアンスマニュアル│日新商事グループ

コンプライアンスマニュアル作成にあたっての注意点

コンプライアンスマニュアルの作成について、入れ込むべき内容などにかかわる注意点を解説します。

マニュアル内容の決まりはないが、入れ込むべき内容は共通

コンプライアンスマニュアルは、世の中の数々の問題に対し、企業としての姿勢を示すものです。企業が異なれば、マニュアルの内容も変わります。自社の実情にあったマニュアルを作成しましょう。

マニュアルには決まった書式はありませんが、基本的な要素は、基本理念・行動規範・行動基準の3つです。3つの要素については、マニュアルの作り方で詳しく紹介します。

作成後は、定期的なコンプライアンス研修を行うことが必要

コンプライアンスマニュアルの作成後には、定期的なコンプライアンス研修が必要です。研修を行わなければ、マニュアルの内容が社員に浸透しません。

マニュアルの作成直後は、高頻度に研修を実施しましょう。研修後にはアンケートやテストを実施し、社員のコンプライアンスについての理解度に応じて研修の間隔を調整してください。なお、企業によっては、研修を円滑に進めるための資料やマニュアルとして、コンプライアンスマニュアルを作成するケースもあります。

相談窓口やコンプライアンス対応部門の設置も必要

コンプライアンス対応部門のみでは、コンプライアンス違反を見逃す可能性があります。必ず相談窓口を開設し、従業員からの報告を活用しましょう。匿名での相談を可能にすると、従業員はコンプライアンス違反を報告しやすくなります。

相談窓口は、内部と外部に設置可能です。内部窓口があれば、コンプライアンス違反を世間に知られるリスクを抑えられます。しかし、企業の規模が小さければ、相談者が特定される恐れがあります。うまく内部窓口を運営できない場合は、コンプライアンス窓口の外部委託も検討しましょう。

コンプライアンスマニュアルの作り方(手順)

コンプライアンスマニュアルの作り方を、基本理念・行動規範・行動基準の解説も含めて紹介します。

手順1.マニュアルに入れ込む基本要素を明らかにする

基本理念の確認

コンプライアンスマニュアルを作成する際には、企業の基本理念が必須です。基本理念とは、企業活動をする際に、もっとも大切にしたい考え方です。もし基本理念がなければ、基本理念の考案から始めましょう。経営者のみではなく、すべての従業員が基本理念を理解する必要があります。明文化して、企業に基本理念を通達しましょう。

すでに基本理念がある場合も、適正なコンプライアンスマニュアルの作成に向けて、内容を見直してください。

行動規範を明確にする

行動規範とは、基本理念にもとづき、会社の一員としてどのような考え方や行動が望ましいかを具体化したものです。

行動規範では基本理念が細分化され、会社の考え方がより明確になっています。たとえば「企業の利益と社会貢献はどちらを優先するか」「お客様の希望が倫理観にあわない場合にどうするか」などが、行動規範にて示されます。

行動基準を明確にする

行動基準とは、行動規範をさらに具体化したものです。法律違反がないように、誠実に企業活動をするように、企業の一員としてあるべき姿を盛り込みましょう。

行動基準には、日頃の業務からクレーム対応まで、あらゆる内容を取り扱います。社員が対応に迷わないように、グレーゾーンを排除しましょう。行動基準に漏れがあると、コンプライアンス違反が発生する可能性があります。

手順2.コンプライアンスマニュアルを作成する

手順1の基本理念・行動規範・行動基準をもとに、コンプライアンスマニュアルを作成します。マニュアル作成の際は、法律や会社の状況を確認し、リスクにつながりそうな内容を重点的に取り扱いましょう。また、コンプライアンス違反と思しき事案が見つかったときに備え、調査方法も記載するとスムーズに行動できます。

なお、社内でマニュアルを作成できなければ、外部の専門家への委託も検討しましょう。

手順3.コンプライアンスマニュアルの内容を周知徹底させる

コンプライアンスマニュアルの内容は、会社を支えるすべての人が知るべきです。作成したマニュアルの内容を役員と従業員全員に周知し、企業全体でコンプライアンス遵守に取り組みましょう。上述したように、コンプライアンス関連の研修を実施し、マニュアルを浸透させてください。

なお、マニュアルの内容は定期的なチェックが必要です。マニュアルが世の中にあわないと感じたとき、法律が改正されたときなどには都度改定しましょう。

まとめ

コンプライアンスに取り組まない企業は、事業を継続できない恐れがあります。コンプライアンスマニュアルを作り、企業を守りましょう。企業内でのマニュアル作成が難しければ、外部委託も検討してください。

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