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コンプライアンス体制の整備方法とは?必要な対策と重要性について解説

企業はコンプライアンス体制の整備に努めて、リスクヘッジを行うことが求められています。しかし、コンプライアンスの基本やその重要性を理解できていなければ、必要な体制づくりは進められないでしょう。

この記事ではコンプライアンス体制の構築における重要性や、具体的な体制づくりの方法を解説します。

コンプライアンス体制とは何か?

コンプライアンス体制とは、企業における法令遵守を実現するための環境を意味します。

政府が示す法令を守ることはもちろん、社会規範や企業理念なども、コンプライアンス体制が整備すべき対象になるのが特徴です。

コンプライアンス体制の整備は、業務上のリスク対応力を強化し、公正・公平な業務遂行につながります。

企業として健全な業務を行い、社会のなかで成長していくためには、コンプライアンス体制の整備が欠かせないものとなるでしょう。

コンプライアンス体制を整備する目的

コンプライアンス体制を整備する目的には、具体的に以下の要素が重要視されます。

コンプライアンス体制の目的① リーガルリスクマネジメントを実現する

コンプライアンス体制の整備は、リーガルリスクマネジメントの実現につながります。

リーガルリスクマネジメントは通常のリスクマネジメントとは違い、法令に基づいて行われるのが特徴です。突発的に発生する法令上の問題に、スムーズに対処できる環境を整備することで、会社の存続に関わるリスクヘッジが行えます。

リーガルリスクマネジメントには、案件法務、予防法務、戦略法務の3つがあり、下記のような特徴を持ちます。

1.案件法務:コンプライアンスに関する問題が発生したときに、損害を最小限に抑えること

2.予防法務:潜在的なリスクを事前に分析し、対処方法を確立しておくこと

3.戦略法務:経営判断を行う際にコンプライアンスを考慮して、それを実行すべきか判断すること

コンプライアンス体制の目的② 問題に対する初期対応を迅速に行えるようにする

問題に対する初期対応の速度を上げることも、コンプライアンス体制を整える目的です。

事前にリスクを調べて対処法を確認することで、仮に問題が発生しても迅速に対応できます。

コンプライアンス問題は予想できない突発的な原因によって発生するケースも多いため、初期対応の方針や具体的な行動規範を定めて被害拡大を抑え込むことも重要です。

コンプライアンス体制の目的③ 不正をしづらい環境を構築する

コンプライアンス体制の整備は、社内に不正しづらい環境を構築することになります。

社員にコンプライアンスの重要性やリスクを周知させることで、不正などの違反行為を行いづらい心理状況を作り出せます。コンプライアンスに対する社員の認識を変えて、意識向上を促すことも目的のひとつです。

社員だけでなく、管理職や役員にもコンプライアンスの重要性を説くことが重要です。これにより、社内全体でコンプライアンス体制の強化が図れます。

コンプライアンス体制の目的④ 企業価値を高める

企業価値の向上につながる点も、コンプライアンス体制を整備する理由になります。

日頃からコンプライアンス体制を整えておけば、仮に情報開示要求などが行われても問題なく対応可能です。

事業の透明性を確保できれば取引先の会社などから信頼を得ることができ、企業のイメージアップにつながるメリットもあります。

コンプライアンス体制の整備方法

具体的にコンプライアンス体制を整備するには、以下の方法が考えられます。

コンプライアンス体制の整備方法① 専門組織を設置する

コンプライアンス体制の整備のためには、専門的に関わる組織を編成するのが重要です。コンプライアンス業務を専門で行う組織を設置することで、問題の対処や事前準備などを一任できます。

具体的には社内のコンプライアンス意識の向上・普及や、情報管理などが組織の仕事になるでしょう。

h3:コンプライアンス体制の整備方法② 方針を明確にする

コンプライアンス体制の整備時には、「何のために実施するのか」といった方針を明確にします。

ただコンプライアンスに関する情報を集めるだけでは、自社の環境に合わせた運用ができません。

明確な目的・方針を基にしてコンプライアンス体制づくりに臨み、決定した内容を社内に伝えることが重要です。

コンプライアンス体制の整備方法③ 社員への教育を行う

コンプライアンスは企業の代表者や上層部だけでなく、社員全員が理解する必要のある要素です。

社員に対してコンプライアンスを理解するための機会を作り、その重要性をそれぞれに伝えることも体制づくりの方法となります。

また、コンプライアンスに関する情報提供を新人教育に取り入れ、入社した初期段階から理解を深めてもらうこともポイントです。

コンプライアンス体制の整備方法④ 内部通報窓口を設置する

コンプライアンス体制の整備には、内部通報専門の窓口を設置することも方法のひとつです。

社員から情報提供を受けられる窓口をつくることで、問題が表面化する前に対処ができます。

内部通報窓口はコンプライアンス専門組織の一部として設置し、匿名で誰でも通報できるような配慮をすることが重要です。

コンプライアンス体制の整備方法⑤ 委員会や審査機関を設置する

コンプライアンス体制づくりおよび強化を継続的に実施するためには、委員会や審査機関の設置も考えられます。社外に委員会や審査機関を設置すれば、外部からみて正しくコンプライアンス体制が機能しているか確認可能です。

外部に組織を設置しておけば、万が一問題が発生したときにも対処法を具体的に提案できるメリットがあります。

コンプライアンス体制の整備方法⑥ 基本となるマニュアルを作成する

コンプライアンスに関するマニュアルを作成することも、体制の整備につながります。

遵守すべき具体的な法令や社会規範、社員に求める行動指針などを文書化することで、守るべきコンプライアンスを明確にできるでしょう。

マニュアルは定期的に見直しを行い、時代に合わせた内容に改定していくことも重要です。

コンプライアンス体制の整備方法⑦ 問題を可視化する

自社におけるコンプライアンス違反につながる可能性のある問題をピックアップし、可視化することも方法のひとつです。問題を可視化しておけば、未然に発生を防止してリスクを軽減できます。

実際に問題が発生した場合にも、その内容が可視化できていれば原因を分析しやすく、再発防止につなげられるでしょう。

コンプライアンス体制の整備方法⑧ 定期的に体制の状態をチェックする

コンプライアンス体制の整備を実践した後にも、定期的に内容をチェックしてきちんと機能しているか確認するのがポイントです。社内におけるコンプライアンスへの対応が形骸化してしまうと、いざ問題が発生したときに適切な対処ができなくなります。

定期的にコンプライアンスを守れているか確認し、必要に応じて違反した社員の処分や、法令改正に合わせたマニュアルの更新などを行いましょう。

コンプライアンス体制が必要になる理由

コンプライアンス体制は、以下の理由によって企業に必要不可欠だと考えられます。

企業イメージを守るために必要

コンプライアンス体制の整備は、企業イメージを守るために欠かせない要素です。投資家やメディアは近年コンプライアンス違反に敏感となっていて、厳しい目が向けられるようになっています。

仮に1度でも違反を起こしてしまえば、ネットなどに半永久的にその事実が残ってしまうため、企業イメージの回復が難しくなるでしょう。取り返しのつかない事態になる前に、コンプライアンス体制を強化して企業イメージを守ることが求められています。

新しい問題への対処につながる

コンプライアンス体制を構築することは、社会に発生する新しい問題への迅速な対処につながる点でも必要とされています。例えば、近年は社内のパワハラやモンスター社員などが社会問題となり、多くの企業にトラブルをもたらしました。

事前にコンプライアンス体制が整備されていれば、こういった新しい問題が発生しても、スムーズに対処が可能です。

まとめ

コンプライアンス体制の整備や強化は、これからの時代を生きる企業に欠かせない要素です。

この機会に基本的なポイントや重要性を把握し、具体的な対策に乗り出してみてはいかがでしょうか。

コンプライアンス体制の整備を行う際には、「RoboRoboコンプライアンスチェック」の導入がおすすめです。クラウドによる自動検索で相手企業のコンプライアンス状況をチェックできるため、安心安全の取引を実践できます。

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