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社内コンプライアンス意識を高めるには効果的な方法や具体例を徹底解説!

近年、コンプライアンス意識の重要性が指摘されています。この記事では、コンプライアンスの意識向上が求められる背景や違反が起こる理由、意識を高める方法についてわかりやすく解説しています。従業員への研修実施や社内規範の改善、コンプライアンスチェックの施策などの参考にしてください。

コンプライアンスとは?

コンプライアンスとは、企業が法律や一般常識、倫理などを守ることです。コンプライアンスには「従順・遵守」などの意味があり、これまでは「法令遵守」と訳されることが一般的でした。近年では、コンプライアンスに一般常識や倫理などの内容も含まれるようになっています。

拡張されたコンプライアンスの考え方の例としては、ハラスメント防止、情報漏えい防止、法律以外の従業規則・行動規則の遵守などが挙げられます。

具体的には、セクシャルハラスメントやパワーハラスメントが横行しているような企業は、コンプライアンス意識が低いとされるでしょう。また、顧客の個人情報を許可なく私物パソコンにコピーできる企業もコンプライアンス違反です。残業時間の上限や休日出勤手当の支給などがあいまいな企業も、コンプライアンスの観点から摘発されかねません。

コンプライアンス意識の向上が求められる背景

コンプライアンス強化が求められる背景には、違反の基準が厳しくなったこと、個人が情報配信しやすくなったこと、IT資産が増えていることが挙げられます。

企業のコンプライアンス違反に関する目が厳しくなっている

企業がコンプライアンスを強く意識するようになったのは、コンプライアンス違反によってダメージを受ける業績やブランドイメージが大きくなったためです。例えば、過労死や長時間労働などの問題は、頻繁にニュースで取り上げられるようになりました。それだけでなく、こうした問題行為がインターネットを通じて、短時間で拡散されるようになっています。

しかも、先にも紹介したとおり、コンプライアンスの適用範囲は拡大しています。女性進出に消極的であるなど、社会から望ましくないと思われる行為に対しても、社会からの厳しい目を向けられかねません。

個人が気軽に情報発信できるようになった

従来に比べて、従業員がコンプライアンスを守りにくくなったことも、コンプライアンス意識の向上が求められる背景です。SNSやブログなど、個人アカウントからの気軽な情報発信によって、所属する企業が非難の対象になるケースが増えているからです。そのため、従業員には、プライベートでもコンプライアンス意識を持ってもらう必要が出ています。

具体的には、従業員がSNSを利用するルールをまとめた「ソーシャルメディアポリシー」を作成する企業が一般的になってきました。このなかで、他社への誹謗中傷の禁止や自社と取引先企業の情報公開を禁止するなど、企業ごとにルールを作成しています。

IT資産の管理が必要である

企業が利用するソフトウェアや電子ファイル、サーバーやハードディスクなど、企業のIT資産が増えていることも、コンプライアンス強化に影響を与えています。これらで扱うデータ量は膨大なうえ、適切に管理しなければ不正行為を見逃してしまいやすいからです。

例えば、ライセンス違反でソフトウェアを利用していたり、顧客データを容易に持ち出せたりする企業は少なくありません。また、アクセス権限が管理されていないオンラインストレージに機密情報をコピーしてしまうなどの人的ミスにも、注意が必要です。

コンプライアンス違反が起こる理由

どのような理由からコンプライアンス違反を起こしてしまうのでしょうか。ここでは、従業員、企業体制、社内規範の3つの観点から具体的に解説します。

コンプライアンス意識が低い

個人のコンプライアンス意識が低いことが原因で、コンプライアンス違反が起きる場合があります。大きく分けると、必要な知識を知らずに違反する場合と、ルールを守る意識や倫理観の欠如から、知っているのに違反するケースがあります。

不正・過失が起こりやすい企業体制になっている

企業の管理体制の甘さから、コンプライアンス違反が引き起こされることがあります。具体的には、ソーシャルメディアポリシーなどの社内規範が整備されていない、IT資産管理の担当者がいないなどです。従業員のコンプライアンス教育を実施していない企業も、不正や過失が起こるリスクが高まるでしょう。

コンプライアンス違反を発見・告発する仕組みがない

長年の慣習から不正が正当化されている企業もあります。こうした企業の職場では、コンプライアンス違反と知りながら、周囲の圧力によって声を上げられないことがあります。また、そもそもコンプライアンス意識が低いため、問題に気づけないことも多いでしょう。

上層部が意識的にコンプライアンス違反を容認していることもあります。このような企業はコンプライアンス違反を発見・告発する制度を設けないため自浄作用が働かず、違反リスクが増えていきます。

コンプライアンス違反の具体例

コンプライアンス違反といっても、さまざまな事例があります。そこで、具体例を挙げながら説明します。

個人情報流出は、メディアでよく報道されるコンプライアンス違反の1つです。現在は小型のストレージに膨大な顧客データが入るために、情報漏洩による損害は大きくなります。実際、個人が起こした犯罪によって、企業が数万~数千万の顧客情報を流出する事件が発生しています。

ハラスメントの横行や長時間労働などの労働環境に関するコンプライアンス違反は、社内の問題だと考えがちです。しかし、違法残業を容認していたある飲食企業は、企業イメージを大きく損ねました。

その他、契約書の不備や手続きのミスなどによって、コンプライアンス違反になる恐れがあるのが著作権侵害や補助金の不正受給などです。これらは法律の専門家のチェックを受けるなどで防げる場合もあるでしょう。

なお、上層部が関わるケースが多い粉飾決済、偽装事件、出資法違反などもありますが、これらはコンプライアンスの意識を超えた根深い問題です。

コンプライアンス意識を向上させる方法

コンプライアンス意識を向上させるには、従業員に対する教育が欠かせません。ここでは、研修とeラーニングの2つを解説します。

研修

具体的な事例を取り上げながら行う社内研修は、大きな効果があります。企業や職場の意識を統一しやすく、実際の業務と関連付けて覚えやすいからです。外部の研修期間を活用してもかまいませんが、このような具体的な研修も併せて実施しましょう。

社内研修を行う際は、責任範囲ごとに実施するのが効率的です。例えば、担当する業務内容や役職ごとに分けることで、身に付けるべきコンプライアンス意識が明確になるからです。ただし、工数を減らそうとして、一部の従業員に限定するのは望ましくありません。コンプライアンスは経営者から末端の従業員まで必要なので、責任範囲ごとに全体を網羅する研修計画を立てましょう。

eラーニング

eラーニングは繰り返し学習できる点がメリットです。本業に影響が出ない時間帯を使って各人のペースで反復学習できるため、コンプライアンスが身に付きやすくなるでしょう。また、社内研修のように参加者全員を集める必要がないため、実施も容易です。

ただし、従業員に任せる形になるため、意識の浸透や理解度のチェックは欠かせません。多くのeラーニングは、課題やドリルなどに取り組む仕組みになっているため、学習の進捗状況がわかります。コンプライアンス教育の成果を、担当者を設けて確認しましょう。

コンプライアンス意識を向上させるためのポイント

コンプライアンス意識を向上させるには、企業内での基準の統一と、ゴールを共有することが重要です。

コンプライアンスの基準を統一する

コンプライアンス意識を向上させるための研修では、一般的な知識だけでなく、具体的な基準を共有することも必要です。例えば、パワーハラスメントに対する知識を持っていても、その境界線は人によって違うでしょう。したがって、職場で基準を統一しておく必要があります。

また、例えば、育児に参加する男性への差別であるパタニティ・ハラスメントは、仕事や家庭に対する価値観の違いによって引き起こされやすいことが指摘されています。こうした種類のコンプライアンス違反には、企業内で価値観を共有していなければ、十分に対応できません。

常識や倫理観も含むコンプライアンスを実現するためには、個人間のズレをなくすための定期的な研修やミーティング、コンプライアンス状況のチェックなどが大切です。

ゴールを共有する

コンプライアンス意識の浸透や向上を測定できる指標を設定しておきましょう。例えば、先に紹介したeラーニングのドリルの得点結果は、ゴールを明確にしやすい指標の1つです。あいまいになりやすいコンプライアンス意識であるからこそ、定量的な指標を導入しましょう。

第三者から自社がどのようにみられているのかチェックすることも重要です。仮にインターネット上に自社のコンプライアンスに関するネガティブな情報が多かったとしましょう。この場合は、コンプライアンスへの取り組みが不十分なのかもしれません。こうした情報をチェックできるコンプライアンスチェックツールを導入すれば、第三者の視点を取り入れられ、自社の達成状況を客観的に把握できます。

まとめ

近年、企業に強く求められているのが、法律や一般常識、倫理を遵守するコンプライアンス意識です。リモートの時代でコンプライアンス意識が薄まりがちであるため、従業員に対する教育や社内規範の整備などを進めましょう。ICTの活用範囲が広がるとともに違反リスクが高まっているIT資産に対する管理強化も大切です。

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