組織を適切に運営するためには、コンプライアンス体制の構築が重要な意味をもちます。この記事では、自社のコンプライアンス体制を強化したいと考えている担当者に向けて、コンプライアンス体制の構築に必要なリーガルリスクマネジメントの知識や、企業で発生する可能性のあるコンプライアンス違反の例などを解説します。
具体的な対策についても解説するため、ぜひ役立ててください。
目次
コンプライアンスの意味とは？
コンプライアンスは、日本語に直訳すると「要求や命令に従うこと」です。ただし、一般的には企業が一定のルールを守って活動することを表していると捉えられています。コンプライアンスとして順守すべきものは法令だけでなく、社会規範、企業倫理、社内規範などさまざまなルールが含まれています。
コーポレートガバナンスとの意味の違い
コンプライアンスと混同されやすい言葉として、コーポレートガバナンスがあります。コーポレートガバナンスとは、企業統治のことです。企業の状態を総合的に管理し、適切な状態に保つための仕組みを表しています。よって、コーポレートガバナンスのひとつとしてコンプライアンスがあるといえます。
CSRとは？
CSRとは「Corporate Social Responsibility」の略であり、企業の社会的責任を表しています。企業は自社の利益を追求するだけでなく、社会に対してさまざまな責任を果たすべきだという考え方です。具体的には、雇用の創出、地域の活性化、消費者の保護などがCSRに含まれています。CSRを果たすためには、コンプライアンスの徹底が前提となります。
コンプライアンス体制構築に必要な「リーガルリスクマネジメント」とは？
組織のコンプライアンス体制を作るためには、突然発生する可能性のあるリスクにも対処しなければなりません。リスクへ対処することは「リスクマネジメント」とよばれており、特に法令に基づくリスクマネジメントを「リーガルリスクマネジメント」といいます。ここでは、具体的なリーガルマネジメントの対策方法について解説します。
案件法務
案件法務とは、社内でコンプライアンス違反が発生した場合の対処を意味しています。訴訟に発展する可能性があれば社外の弁護士に相談し、具体的な対応を進めるまでのプロセスが該当します。案件法務は、起きてしまったコンプライアンス違反に素早く対応し、自社が被る損害を最小限に抑えるために必要です。
予防法務
予防法務では、コンプライアンス違反を予防するための対策を行います。日頃から自社の状況をチェックし、リスクを分析してコンプライアンス違反が発生する可能性を探ります。そのうえで、コンプライアンス違反が起きないようにアプローチするのが予防法務の業務の範囲です。
予防法務を徹底的に行っていれば、コンプライアンス違反を防いだり、早期発見につながったりします。
戦略法務
戦略法務とは、企業が守るべき法令や決まりを考慮して経営戦略を練ることです。案件法務や予防法務とは異なり、コンプライアンスの観点から企業の価値を最大化するためのものです。
グローバル化が進んでビジネスが複雑化している現状では、新しい挑戦が必要不可欠となります。そのなかではさまざまなリスクが発生する恐れがあるため、戦略法務によりきちんと対策をとらなければなりません。
なぜコンプライアンス体制の構築が重要なのか
さまざまな理由により、コンプライアンス体制構築の重要度が増しています。具体的な理由について解説します。
大企業の不祥事や法令違反
近年、誰もが知るような大手企業の法令違反や不祥事が頻繁に報道されるようになっています。大企業であっても、社会的信用が失墜すれば経営が悪化するリスクがあります。最悪の場合は倒産する可能性もあるため、コンプライアンス体制の構築は重要です。
問題視されるパワハラへの対応
企業内での上司から部下に対するパワハラも問題になっています。パワハラは個人同士の問題ではなく、企業をあげて取り組むべき課題です。
また、モンスター社員に悩む企業も増えています。モンスター社員とは、協調性が欠けていたり、社内のルールを何度も破ったりする社員のことです。企業としてどのように対応すべきか、コンプライアンスの観点も意識したうえで対応することが必要です。
コンプライアンス体制を強化するメリット
コンプライアンス体制を強化すれば、さまざまなメリットがあります。以下で具体的に解説します。
企業への信頼・イメージ向上につながる
コンプライアンス体制を強化し、自社の情報をきちんと開示すれば、社会的信用が高まります。企業に対するイメージも向上しやすくなり、ビジネスの取引においても有利に働く可能性があります。
生産性が向上する
社内のコンプライアンス体制がしっかり確立されると、社員にとっても働きやすい環境を構築できます。社員の仕事に対するモチベーションもアップし、生産性向上も期待できます。
離職率低下・優秀な人材の確保につながる
コンプライアンスに対する意識が高く、具体的な取り組みを展開している事実をアピールすれば、社員からの評価が高まります。離職率低下のほか、入社希望者の増加にもつながり、優秀な人材に長く働いてもらえる可能性が高いです。
コンプライアンスなどに関する取り組みをしている企業は、ホワイトマークの取得も可能です。ホワイトマークは、厚生労働省が安全衛生優良企業を認定・公表する取り組みで、取得することで、実際に入社希望者が大幅に増えた事例もあります。
コンプライアンス違反の例
コンプライアンス違反としては、具体的にどのようなものがあげられるのでしょうか。以下で具体的に解説します。
不正会計（脱税、粉飾決算など）
不正会計としては、脱税や粉飾決算などがあります。脱税が明るみになれば大きな問題になるだけでなく、追徴課税を課される恐れもあります。粉飾決算とは、会計処理をごまかし、実際よりも経営状況をよくみせようとする行為です。
助成金・補助金の不正受給
虚偽の申告により助成金や補助金を受け取った場合、不正受給とみなされます。過去には、書類を偽造したり、水増しした経費を計上したりして不正受給をしていた企業も存在します。詐欺罪に問われる恐れもあります。
製品の偽装
製品の偽装とは、商品の品質が実際よりも高くみえるように情報を表示したり、食品の産地を偽って記載したりすることです。不正に利益を得る目的で行われます。たとえば、産地を偽装した牛肉を販売した企業の事例では、不正競争防止法違反が成立しました。
個人情報や機密情報の流出
企業はさまざまな個人情報や機密情報を扱っています。社員のミスや不正アクセスによりそれらの情報が流出した場合、責任を問われる可能性が高いです。顧客から損害賠償請求をされるケースもあります。
労働基準法違反などの不適切な労務管理
社員の働き方に問題があれば、労働基準法違反になる可能性があります。たとえば、長時間労働や賃金の未払いなどが問題となり、送検されるケースも少なくありません。基準に基づいた労務管理を徹底する必要があります。
ハラスメント（パワハラ・セクハラなど）
職場においてハラスメントが発生し、大きな問題となるケースもあります。パワハラやセクハラは当事者同士の問題では済まないため、企業が積極的に対策を講じなければなりません。2020年にはいわゆるパワハラ防止法が施行されました。
著作権の侵害
企業活動を進めるうえでは、著作権侵害のリスクもあります。気を付けていないと知らないうちに著作権を侵害してしまうリスクもあるため、常に確認が必要です。著作権侵害につながりそうな場合は、早い段階で代替案を考えたほうがよいでしょう。
組織のコンプライアンス体制構築で行うべきこと
組織のコンプライアンス体制を構築するためには、さまざまなことに取り組む必要があります。以下で具体的に解説します。
コンプライアンス推進部門の構築
社内のコンプライアンス体制を構築するためには、経営トップ直属のコンプライアンス推進部門を設置しましょう。また、担当役員を設け、社内全体を見渡しながらコンプライアンス体制の推進、統括をしていく必要があります。
コンプライアンス推進部門を設置すると、社内のコンプライアンスの状況を常に把握でき、万が一コンプライアンス違反が発生した場合も、迅速な対応が可能です。各部署と連携しながら業務を進めるための体制を整えましょう。
コンプライアンス委員会の設置
コンプライアンス委員会とは、社内のコンプライアンス体制を構築したうえでそれを管理するための組織です。コンプライアンス実現のためのマニュアル作成、社員に周知するための研修、違反が発生した場合の調査や対応などを担当します。上層部のみで構成している企業もあれば、外部の有識者を交えている企業もあります。
内部通報制度・相談窓口の設置
内部通報制度とは、社内でコンプライアンス違反が発生している事実に気付いた社員が企業へ報告するための仕組みです。内部通報制度を設けることで、問題が発生しても早期発見につながります。相談窓口を設置して気軽に相談できるようにしておけば、社員は些細なことでも報告しやすくなります。
基本方針の策定・コンプライアンス宣言の発信
コンプライアンスを強化する際は、自社の基本方針をまとめておきましょう。基本方針があれば、社員も普段の業務においてコンプライアンスを意識しやすくなります。また、コンプライアンス宣言の策定も有効です。コンプライアンス宣言は利害関係者に対してコンプライアンスの強化を宣言するものであり、自社の意識を高めるために役立ちます。
社内規定の作成
基本方針を定めたら、コンプライアンスに関する社内規定を作成して、細かいルールを決めましょう。たとえば、就業規則や業務マニュアルも、コンプライアンスに関する社内規定に該当します。すでに作成済みの規定についても見直しを行い、コンプライアンスの観点から適切かどうか判断する必要があります。
従業員への教育や研修・意識改革の実施
コンプライアンスを強化するためには、従業員に対する教育や研修の機会を設ける必要があります。たとえば、役職ごとに研修を実施すれば、それぞれの従業員がもつべき意識をしっかりと伝えられます。経営層、管理職、一般職などに階層をわけて研修を実施しましょう。
経営層には、コンプライアンスの重要性や社内体制の確立方法などを理解させます。管理職には、コンプライアンスに関する問題の対処法などを指導しましょう。一般職には、コンプライアンス違反のリスクや社員としての心構えなどを伝えます。
外部専門家の活用・第三者委員会の設置
社内のコンプライアンスを適切に維持するためには、社内だけで対応するのではなく、外部専門家にも協力を仰ぐと効果的です。弁護士、公認会計士、社労士などの専門家に相談しながら、コンプライアンス体制の構築や強化を進めてください。
また、外部専門家によって構成される第三者委員会を設け、客観的な立場から社内のコンプライアンス体制を評価できるようにするのもひとつの方法です。
まとめ
適切かつスムーズに組織を運営し続けるためには、コンプライアンス体制の構築が必要不可欠です。さまざまな場面でコンプライアンス違反が発生するリスクがあるため、日頃から対策をとっておく必要があります。
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