反社チェックを自動化する方法とは？ツールの選び方やおすすめサービスを紹介

反社チェックは、「いかに自動化させるか」が成功のカギを握ります。

なぜなら商談中の見込み顧客や下請け、仕入先候補など、すべての取引先、求人の採用候補者に対しては契約前に、さらに従業員や役員すべてに対しても反社でないことを確認する必要があるから。

「そんなに多数の件数を自分たちで調査できないよ」と思われる方も多いでしょう。

だからこそ、反社チェックは自動化できる部分は自動化し、業務効率を上げるとともにコストを削減することが大切なのです！

自動化ツールなら、全数調査の業務の煩雑さ、調査品質のばらつきを防ぎ、漏れなくチェックして重点調査対象者や取引等を断る対象者を抽出することができます。

これにより、反社チェックにかかる工数や費用を大幅に削減でき、リスクを避けることが可能です。

反社チェックには全数調査の自動化が必要

反社チェックは、すべての取引先について行うほか、契約前に反社でないことを確認するため、商談中の見込み顧客や下請け、仕入先候補について行う必要があります。

従業員や役員すべて、さらに求人の採用候補者についても行うため、チェックすべき対象者が多く、効率的に行う必要があるでしょう。

反社チェックを手作業で行うと？

反社チェックは、インターネット検索、手作業での与信調査や登記情報調査などのほか、データベース会社と契約して検索を行うこともできます。

しかし毎月100件、数百件、あるいはそれ以上の調査をする必要があるケースも多く、社内の人材で実行すれば、反社チェックの専任担当者が必要となるでしょう。

反社チェックは企業防衛のために必須の作業ですが、継続的に行いたいもの。

手間やコストを減らす方法として、反社チェックツールで作業をできる限り自動化し、ルーティンワークの一部とするのがおすすめです。

反社チェックを自動化するメリット

反社チェックツールを導入すれば、取引先や従業員、面談や面接中のリストをもとに、全数調査する作業の多くを自動化して、業務を飛躍的に効率化できます。

反社チェックを自動化する方法

反社チェックの自動化は、ツールを導入すればよく、あとは簡単な設定と、調査対象者リストの登録で開始できます。

RoboRoboコンプライアンスチェックを導入し、反社チェックできる調査範囲は、インターネットと新聞記事の同時検索！

インターネットではSNSや掲示板の調査もでき、調査範囲を限定せずに、直近の公開情報までをリアルタイム検索できる点が強みです。

民間事業者が独自に構築し収録したデータベースとは異なり、安いコストでリアルタイムに検索の自動化が可能です。

RoboRoboコンプライアンスチェックは、おすすめのクラウドツール。

他にも自動化ツールはありますが、反社チェックに特化したものとして優れています。

不祥事や法令違反などのコンプライアンスチェックもでき、業務を9割前後も削減できたと、導入事例では多くの高評価を得ています。

自動化できる調査とできない調査

反社チェックを自動化すれば、コストも作業量も大幅に減らすことができ、調査結果の保管も半ば自動的に行うことができます。

ただし、すべての反社チェック作業を自動化できるわけではありません。

反社の疑いがある対象者の重点的な調査や、調査結果を受けての法的判断などは、調査会社や弁護士などの協力も得て、人間が最終的に判断することになります。

自動化ツールを利用する場合にも、調査対象者の登録や、高い精度で反社チェックするための検索キーワードのカスタマイズなど、準備作業には自動化できない作業が発生するでしょう。

反社チェックで自動化できること

RoboRoboコンプライアンスチェックなどの自動化ツールなら、さまざまな作業を自動化でき、業務を劇的に効率化できます。

コストも下がるため、人員を他の業務に振り向けることができ、削減できた費用も調査会社に依頼する重点チェックなどに充てられます。

⑴調査対象者の一括登録

反社チェックは、取引先や従業員、商談相手などすべての関係者をチェックするため、調査対象者の数は膨大です。

これを手作業で検索するのは煩雑ですが、ツールを使って調査するとしても、調査対象者一つ一つを入力して登録するのでは作業量が増えて大変です。

取引先名簿、従業員名簿などのデータファイルを登録するだけで、調査対象者を自動的に一括登録できる機能があれば、作業が大幅に削減されます。

⑵検索の自動化

反社チェックツールでは、あらかじめ設定したキーワードや条件により、すべての対象者について自動的に検索を行い、反社チェック作業が短時間でできます。

検索キーワードを毎回入力してインターネット検索を行うよりも、手間が劇的に削減でき、入力間違いなどによる調査ミスを防げます。

⑶反社判定の自動化

反社チェックの結果、インターネット記事や新聞記事が抽出された場合に、いちいち本文を見て判断するのでは、手間や時間がかかります。

検索結果が多数あった場合には、確認作業だけでも大変です。

特に、記事の見出しだけを見ても内容がわからないと判断できず、ツールを使って調査しても、検索結果の記事本文を閲覧する必要があります。

本文を出力するたびに従量制料金がかかるのでは費用がかさむほか、新聞記事などはいくつもの同一記事が各社に配信されることも多く、重複して費用がかかることになりかねません。

検索結果の内容をツールが自動的に判断し、反社判定する機能があれば、すべての記事の内容を確認し、人力で反社判定をする手間を減らせます。

問題のない内容の記事や、重複記事を確認する必要が減り、従量制料金も大きく削減できるでしょう。

⑷チェック結果の保管

自動化ツールでインターネットや新聞記事検索を行い、関連記事が見つかった場合には、内容の確認や証拠としての保管のため、それぞれの取引先、従業員や関係者ごとに保存しなければなりません。

チェック結果は、どの取引先や個人に関係するものかがわかるよう、整理して保管する必要があります。

ところが、調査対象者が数百、あるいはそれ以上になることもごく普通です。

膨大な記事を整理して保存する作業は、手作業では大変です。

保存先を間違えれば、後で探すことも難しくなるでしょう。

定期的に反社チェックをしていると、以前に見つかった記事と同一の記事も多く見つかります。

取引先、調査対象者ごとに、チェック結果を自動でわかりやすく分類して保存する機能があれば、誰が後から見てもすぐに必要な情報を探せます。

⑸チェック完了通知

ツールで反社チェックを自動化すれば、検索がされている間、担当者は別の業務に従事することができます。

インターネットや新聞記事検索は、調査対象者の数や検索結果の多寡により、かかる時間が変わるでしょう。

チェックが完了した時にツールが通知で知らせてくれれば、進捗状況を気にすることなく、他の業務を行うことができます。

反社チェックで自動化できないこと

反社チェックツールを導入しても、すべての作業を自動化できるわけではありません。

ツールを使う事前準備や設定作業など、自動化できない次のような作業があります。

⑴調査対象者の名簿ファイル作成

調査対象者は、あらかじめ名簿ファイルにまとめておき、取引先名簿、商談中名簿、従業員名簿、役員名簿、採用応募者名簿、各種の関係者名簿をデータファイルにする作業が必要です。

RoboRoboコンプライアンスチェックなら、ファイルの登録で一括検索できるので、名簿ファイルを用意するだけ！

顧客管理システム、従業員管理システムなどの社内システムでデータベース化し、反社チェックツールへの登録に適合したファイル形式で出力できれば、さらに効率的です。

⑵検索キーワードのカスタマイズ

反社チェックツールでは、新聞記事やインターネットを検索するため、あらかじめ検索キーワードを設定します。

ツールのデフォルトでも、ネガティブワードなどの推奨ワードリストを用意しているのが普通です。

専門家が監修し設定した推奨キーワードそのままでも、質の高い反社チェックができるでしょう。

しかし、その業界独自の用語、業界独自の法令や行政指導などに関連する用語、自社の事業に関連する用語などを検索キーワードに含め、独自のカスタマイズをすると、より精度が高く、漏れのないチェックができるかもしれません。

⑶チェック結果とともに保管する書類やメモの保存

反社チェックは、ツールを使用して行う以外にも、人間による観察や判断が必要です。

自社の業務の現場で得られた情報や、面談、面接などで入手した情報は、インターネット検索にもない重要な一次情報です。

商談の経緯、交渉経過、面談内容や相手の言動、採用面接の経過、面接内容や結果、取引先や商談相手などについての従業員からの聞き取りなど、メモに残し、ツールでの反社チェック結果とともに保管しておくことも大切な作業です。

⑷反社チェックの判定後の重点調査

ツールでの調査の結果、反社の疑いがある、コンプライアンス上の問題がある可能性がある場合には、より重点的な追加調査が必要になることもあるでしょう。

追加調査は、各種のデータベース検索や、公的機関の情報の調査、会社や人物の追跡調査、現地調査など、ツールでは自動化できない作業です。

重点調査は自社で行うほか、外注によって外部の調査会社や代行業者などに依頼します。

反社チェックの自動化をツールで行えば、コストも人員も削減できるため、空いたリソースを外部への依頼に回すことが可能です。

自動化ができない調査は「反社チェックが必要な理由や具体的な方法」に記載されている方法も試してみてください。

反社チェックの自動化ツールならRoboRobo

反社チェックの自動化ツールで圧倒的にコストが安いのは、RPA（Robotic Process Automation）といわれるツールです。

なかでも先行しているのがRoboRoboコンプライアンスチェック！

コストが安いため導入しやすいばかりか、圧倒的に使いやすく、設定も簡単です。

反社チェックに使えるRPAツール

RPAツールは、ソフトウェアのロボットがあらかじめ設定された動作に従ってコンピュータで処理を実行するプログラム。

コンプライアンスや反社に関連するRPAツールとしては、風評の書き込み検索ツール、SNS検索ツールなどがあります。

反社チェックに使えるRPAツールや、反社チェックサービスのオプションでRPAによるインターネット検索できるツールを、表にまとめました。
←スマホの方は左右にスクロールできます→

多くのRPAツールでは利用者の要望に応じ初期設定、システム構築をする必要があります。

利用者ごとに仕様が異なるため、料金は問い合わせとなっています。

独自データベースなど反社チェックサービスのオプションで、RPAによる自動検索を利用する場合には、データベース利用料金と、RPAの料金がかかるため、問い合わせが必要です。

RoboRoboコンプライアンスチェックなら、反社チェック、コンプライアンスチェックに特化して、あらかじめ主要機能がプログラムされているため、料金表が明記されています。

圧倒的に安いコストで、簡単な設定ですぐに利用でき、無料トライアルから開始できるので便利！

RoboRoboコンプライアンスチェックにより自動化すれば、多彩な機能で業務を効率化できるでしょう。

RoboRoboコンプライアンスチェックの特徴

RoboRoboコンプライアンスチェックで反社チェックを自動化する手順を見てみましょう。

⑴名簿ファイルの収集

取引先や関係者の全数調査のため、調査対象・目的別に名簿ファイルを用意します。

取引先リスト、商談リスト、従業員リスト、採用候補者リスト、役員候補リスト、その他のリストでチェックするのがよいでしょう。

コストが圧倒的に安く、取引先・従業員・役員・見込み客などの全数調査が簡単です。

⑵名簿リストのファイル形式

名簿リストは、調査対象者としてツールに一括登録するデータファイルです。

一括チェックする名簿ファイルは、取引先、従業員のほか、商談先リスト、仕入れ先リスト、採用候補者リスト、問い合わせ名簿など、どの名簿を調査対象として、どこの部署で用意するかを決めておくのがよいでしょう。

RoboRoboコンプライアンスチェックで一括読み込みができるファイル形式は、Excelファイルです。

元の名簿がExcel形式以外でも、cvsその他のテキストファイル、XMLファイル、各種のデータベースファイルをExcelに読み込めます。

自社システムのデータベースから、Excelにインポートすることも可能です。

⑶RoboRoboコンプライアンスチェックの利用開始方法

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、簡単なユーザー登録で、無料トライアルを行い、多彩な機能を試すことができます。

無料トライアルの結果、そのままアカウントを利用して、サービスの利用を継続することが可能です。

⑷反社チェック対象の登録

名簿ファイルを作成したら、RoboRoboコンプライアンスチェックにログインし、「ファイルをダウンロード」から、取引先登録用の Excel テンプレートをダウンロードします。

テンプレートは、ツールに登録できるデータ項目をExcelに設定したものです。

Excel テンプレートに、登録したい取引先、従業員などを記入する際には、既存のExcelファイルから、必要データをコピー＆ペーストもでき、簡単に作成できます。

名簿ファイルができたら、RoboRoboコンプライアンスチェックのメニューから「まとめて登録」を選択し、一括登録できるので効率的！

「1件ずつ登録」メニューを選択し、個別に登録することも可能です。

⑸検索キーワードの設定

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、検索キーワードの指定を、「チェック条件設定」メニューから行います。

推奨キーワードであるネガティブワードのリストのほか、自社独自のキーワードを追加、設定することもできます。

推奨ネガティブワードで検索してみて、これで十分かどうか検討し、独自キーワードを追加するかどうか試してみるとよいでしょう。

キーワードのカスタマイズは、調査目的を決めてふさわしいキーワード、たとえば業界独自の用語、企業独自の用語などを、必要ならピックアップします。

ピックアップしたキーワードで実際に検索し、検索結果を検証すれば、反社チェックの精度が上がります。

「チェック条件設定」では、キーワードのほか、チェック対象期間を設定することが可能です。

⑹検索の自動化

設定したチェック条件の内容を確認し、問題がなければ「実行」ボタンで、すぐに自動検索が行われます。

SNS、掲示板の口コミなども含めて、インターネットの全情報をリアルタイム検索します。

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、同時に新聞記事検索をすることも可能です。

⑺チェック完了通知の自動化

反社チェックの検索が完了すると、ツールに登録したメールアドレス宛に、チェック完了通知のメールが届きます。

検索実行はロボットにすべて任せて自動化し、通知が来るまで他の業務に従事することが可能です。

⑻チェック結果保管の自動化

反社チェック結果は、名簿ファイルの取引先や従業員、関係者ごとに作成されたフォルダごとに自動的にPDFで保管されます。

RoboRoboコンプライアンスチェックのフォルダ管理では、取引先、商談先、従業員、重点チェック対象者など、名簿別にフォルダでチェック結果を管理できます。

⑼反社判定の自動化

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、反社判定を自動化して3段階で表示します。

AIによる判定で色分けされた、「高・中・低」の反社アラートで一目でわかるように判定します。

RoboRoboコンプライアンスチェックでも、他のデータベースと同様に、新聞記事の出力などには所定の従量制料金がかかります。

しかし自動判定により、目視確認の必要がある記事が一目でわかり、本文を出力する必要がある記事だけをピックアップできます。

確認が不要な記事や重複記事などを除外できるため、従量制料金も削減できます。

AIによる反社アラートで抽出された対象者は、調査業務代行、調査会社などへの外注や、弁護士、暴排センター、警察などへの相談をするのがよいでしょう。

反社アラートの3段階別に、あらかじめ対応方法を決めておく方法もおすすめです。

⑽チェック結果の出力

チェック結果は、RoboRoboコンプライアンスチェックの画面に一覧で表示されます。

一覧表示の「詳細」をクリックすると、取得した記事などのWEBページを確認でき、タイトルをクリックすれば、実際のWEBサイトを閲覧してページを確認できます。

反社判定の自動化により、取得したそれぞれのページを、AIがネガティブワードとの関連性で自動判定するため、作業のストレスがありません。

結果は「並び替え」機能を使い、注目度が高いページから確認でき、効率的に確認することができます。

確認済みの WEB ページは、「確認済」ボタンをクリックし、記事チェックのステータス管理をすることもできます。

⑾メモの保管・社内システムとのAPI連携

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、チェック結果とともに、誓約書や契約書、取引履歴、商談経過などの書類を保管できます。

API連携で社内システムとの連携もでき、自社独自のコンプライアンスツールとして効率的な運用をすることも可能です。

商談経過や面談結果、調査対象者に接触した従業員からの聞き取りなど、メモを検索結果とともに一緒に保管するのもよいでしょう。

どのような情報やメモを保管するか、ルールを決めて運用し、自動チェックと、人間による観察とを管理することで、反社チェックの精度も上がります。

⑿ワークフロー管理

RoboRoboコンプライアンスチェックの画面では、「取引判断」をクリックし、取引や人材採用などの契約に進んでよいかどうかを、ツール上で管理できます。

「承認」「 否認」「保留」を選択して、取引判断のステータスを決定するワークフロー管理が可能です。

RoboRoboコンプライアンスチェックの価格

RoboRoboコンプライアンスチェックの料金プランは、件数に応じた段階別の料金体系のため、無駄がありません。

• 検索数100件 / 月　20,000円（ 単価 200円 ）
• 検索数300件 / 月　54,000円（ 単価 180円 ）
• 検索数500件 / 月　80,000円（ 単価 160円 ）
• 検索数700件 / 月　98,000円（ 単価 140円 ）
• 検索数1,000件 / 月120,000円（ 単価 120円 ）

なお、インターネット検索と同時にできる新聞記事検索では、出力数に応じ、各メディアが設定する利用料金がかかります。

簡単なアカウント作成で、利用契約するだけで、自社での反社チェックツールの自動化が実現できます。

無料トライアルの画面から、多彩な機能をぜひお試しください！

RoboRoboコンプライアンスチェックの自動化技術

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、自動検索の結果、インターネットや新聞記事の内容について、AIが自動で判定を行います。

RPAホールディングス株式会社では、「注目度の割合に応じて対象者の評価を支援するシステム、情報処理方法、プログラム」のほか、RPAに関する特許出願を数多く行っています。

出典：工業所有権情報・研修館「J-Plat Pat」で検索

AIによる自動判定の情報処理技術では、大まかには下記の技術が採用されています。

• STEP1　対象者に関連する情報を取得
• STEP2　所定の特性を想起させる内容を示すシンボル群（キーワードなど）を取得
• STEP3　公開刊行物やインターネット情報から対象者の特性を評価する情報の検索を実行
• STEP4　検索された各情報について特性評価のための度合い（対象者とキーワードの関連など）である指標を生成
• STEP5　生成された指標に基づいて対象者の特性に関する指標（反社アラートなど）を生成する

RoboRoboコンプライアンスチェックならではの自動化技術は、他のツールにはない便利機能！

注目度の判定基準は下記のようなものですが、ツールはさらに進化を遂げるかもしれません。

• 注目度：高
  WEBページ内で、キーワードとネガティブワードの位置関係が近く、関連性が高い。
• 注目度：中
  WEBページ内で、キーワードとネガティブワードの位置関係が遠く、関連性は高くない。
• 注目度：低
  キーワードとネガティブワードが、Web ページ中に存在しておらず、関連性は低い。

RoboRoboコンプライアンスチェックによる自動化の評判

反社チェックの自動化ツールを選ぶには、無料トライアルがおすすめです。

実際に自分でさまざまな機能を体験でき、チェック結果や品質を確認できます。

RoboRoboコンプライアンスチェックを実際に導入し、利用している企業各社からの評判も参考になるでしょう。既に3,000社以上の導入実績があり、継続利用されています。

実際の口コミから、代表的なユーザーレビューの一例を抜粋してみました。

出典：ITreview

良いポイント

最初からオススメワードが設定されており、調べたい会社名や関連ワードを入力するだけで十分な精度で自動調査してくれるので、作業時間がかなり短縮されました。

また、その他の反社チェックサービスよりも1件辺りの費用も安く、コスパも魅力的です。

AIを利用した判定結果があるため、すべての結果を閲覧する必要がなく時間短縮になる

サポート体制がしっかりしており、質問をするとすぐに返答がある

複数件登録するときのアップロード機能が便利

こういう機能があったらいいと連絡をして、実装を検討していただける体制がある。

UIに優れており、直感的に使える。

他社製品から乗り換えたところ、コストを6割削減できた。

検索履歴を簡単に検索できる点と、取引先ごとに承認or否認時のメモを残せる点が使いやすい。

今までは手動で「インターネット記事検索」と「新聞記事検索」をしていたため、結果確認や保管作業含めて1件20分から30分ほどかかっていたが、RoboRoboは1件約30秒で反社チェック結果を出してくれるため、結果確認や保管作業をしても1件5分から10分しかかからず、大幅な時間短縮となった。

引用：RoboRoboコンプライアンスチェックの評判をユーザーレビュー・口コミで紹介（ITreview）

改善してほしいポイント

現在利用している範囲では困っている事は無く

当社としては反社チェックツールとして十分に要求を満たしている。

海外の反社チェックなども、海外の制裁リストから情報を取得できるとありがたいです。

あとは、一括の「承認」付与機能などがあると助かります。

引用：RoboRoboコンプライアンスチェックの評判をユーザーレビュー・口コミで紹介（ITreview）

どのような課題解決に貢献？メリットは？

既存ツールからRoboRoboコンプライアンスチェックに乗り換えたところ

• 価格　→　6割削減（200万→80万）
• 検索工数　→　データは取っていないが肌感覚で3割減
• IPO審査に耐えうるか　→　SBI証券が推奨しているツールなので問題ない

反社チェックの時間短縮になりました。

具体的には、従来の方法よりも、反社チェック実施から結果を判定するまでの時間を90％ほど短縮できました。

業務が多岐にわたる中、基本的には一人で反社チェックを対応しなければならず、手動では時間が大幅に削られていたが、RoboRobo導入後はメインの仕事に集中して対応できるようになった。

引用：RoboRoboコンプライアンスチェックの評判をユーザーレビュー・口コミで紹介（ITreview）

自動化ツールは調査対象の抽出のため

反社チェックを自動化すれば、工数や費用を大幅に削減でき、反社に関与してしまうリスクを回避できます。

RoboRoboコンプライアンスチェックの反社アラートでは、3段階アラートのレベルに応じ、専門データベース検索、調査会社、弁護士への相談など、次の対応を検討できるでしょう。

反社チェックの自動化ツールは、全数調査の業務の煩雑さ、調査品質のばらつきを防ぎ、漏れなくチェックすることで、取引等を断る対象者を発見できる心強いツールです。

まとめ

反社チェックは、商談中の見込み顧客や下請け、仕入先候補になど、すべての取引先について行うため、ツールの導入で自動化することにより、コンプライアンス部署の業務を効率化できます。

この記事では、反社チェックをツールで行い、自動化できる部分は自動化し、業務効率を上げるとともにコストを削減する方法について解説しました。

RoboRoboコンプライアンスチェックを導入すれば、RPAにより調査業務の多くを自動化できるため、全数調査も効率的にでき、調査品質のばらつきを防ぎつつ、契約を断るべき対象者を抽出できます。

反社チェックに係る工数や費用を大幅に削減でき、空いた人員やコストを中点調査に振り向けることが可能です。