反社チェックを定期的に行うべき3つの理由｜最適な頻度は？

自社の従業員のみならず、取引先の反社チェックまで定期的に行うのは大変なことだと考えていませんか。

結論から先に言えば、反社チェックツールを使用することで、手間が格段に少なくなります。

本記事では、コンプライアンス担当者に向けて、反社チェックを定期的に行うべき理由と頻度・タイミング・チェックすべき範囲についてもお伝えします。

また、反社チェックを効率的に進めるツールも紹介していきますので、これまで負担となっていた時間と労力の大幅な軽減につながる有益な情報もお届けします。

1 反社チェックを定期的に行う必要性とは？

反社チェックとは、取引や契約を行う前に取引先や顧客などの契約相手が暴力団関係者かどうかをチェックすることです。

近年、暴力団関係者などの反社会的勢力（以下、「反社」といいます）は、組織の実態を隠し、企業活動を装ったり、政治活動や社会活動を標ぼうするなど、資金の獲得に向けて手口を巧妙化しています。

2 反社チェックの頻度は？

「反社チェックをどのくらいの頻度で行ったらよいか」というのは悩ましい問題です。

企業のコンプライアンス担当者は、反社チェックの頻度はどのくらいにして、どのタイミングで行えばよいのでしょうか。

①どれくらいの頻度で、どのタイミングで行うか

反社チェックは、新規取引先との契約締結時・既存取引先との契約更新毎・年1回など、定期的なタイミングでのチェックが必要となり、かなりの時間と労力を費やすことになります。

また、既存の取引先であっても調査実績がなければ、反社チェックが必要です。
反社チェックは1回で終了ではなく、継続的に行う必要があります。

反社チェックを定期的に継続することが、反社の抜け漏れ防止につながるためです。

反社チェックツールを使用することで、膨大な時間と労力を節約することができますので後述します。

②反社チェックを定期的に行う頻度自体に定めはない

前述の反社チェックは、特に新規取引時に重要です。

新規契約時の契約書には、反社条項を入れる必要があるからです。

チェックする範囲は、相手方の経営者や取引先はもちろん、相手方と親しい関係の弁護士や税理士にいたるまで、広範囲にわたります。

また、契約書などの書面にとどまらず、年に1度など回数を決めて取引相手先の事務所へ赴き現地調査を行うなど、社内で総点検するような方法も考慮する必要があります。

反社チェックを定期的に行う頻度について、結論から先にいうと、国で定められた『企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針』（参照：法務省）に法的拘束力はありません。

ただし、取締役が善管注意義務を行っていたのか、民事訴訟の場でこの指針が参考にされることはあり得るとされています。

3 反社チェックを定期的に行う3つの理由

契約時に反社チェックを行うのは当然ですが、既存の取引先に対しても定期的な反社チェックを実施すれば、取引に伴うリスクを軽減することができます。

ここでは、反社チェックを定期的に行う3つの理由をお伝えします。

①反社チェックは政府指針・条例で定められている

反社チェックに法的拘束力はないものの、国からの『企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針』のほか、東京都を初め各自治体において『暴力団排除条例』（参照：警視庁）などで反社会的勢力との関係遮断のための取組みを定めています。

②万一反社との取引が明らかになれば、企業存続の危機に陥る

反社との取引は、反社へ資金提供している証拠になります。

こちらに資金提供している意図がなくても、取引先が反社であることを知らなかった場合も結果は同じです。

外部から見れば、反社とつながっていると見られても仕方ありません。
反社との取引が明らかになれば、企業イメージは失墜し、世論からも企業防衛上厳しい結果になります。

もし、上場を狙う企業であれば、取引所の審査もままならなくなるでしょう。

さらに、反社との取引を続けた結果、最終的に反社から不正要求されるリスクがあります。

これでは、企業存続の危機に陥ってしまいます。

4 反社チェックを定期的に行う3つの方法

反社チェックを定期的に実施すれば、取引に対するリスクの軽減につながりますが、どの方法を採用するかは大切なポイントです。

反社に対し十分に対策すること、自社での時間と労力のバランスを考えることが重要です。

➀自社で調査する

時間と手間はかかりますが、自社のコンプライアンス担当者が中心となり、インターネット上での情報収集は最も手軽な調査方法です。

インターネットや新聞などのデータベースでも、おおよそのことは分かります。

また、担当者が商業登記情報を見て、住所・社名・役員・事業目的等を確認することもできます。

現在では、オンラインで商業登記電子証明書を請求できますので、法務局に出向く必要はありません。

自社調査の方法は、反社情報自体が記載されているわけではなく、不自然な点がないかチェックする程度にとどまります。

②専門の調査機関に依頼する

コンプライアンス担当者が自社で調査した結果、不自然な点が見つかった場合やより正確な情報を得たい場合には、専門の調査機関に依頼します。

金額は、案件内容により異なりますので、1件ごとに問い合わせが必要です。

③暴追センターや警察に問い合わせをする

各都道府県には、暴力追放運動推進センターが設立されていて、暴力団に関する相談を受け付けています。全国に48ヶ所あり、年会費5万円を支払って会員になると、警察が保有する反社のデータベースにアクセスできます。

弁護士、少年指導委員、保護司、警察OBなどの専門的な知識や経験豊富な暴力追放相談委員から、対応方針やアドバイスを受けることができます。

『企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針』を踏まえ、暴追センターと警察署は連携しているため、案件によっては反社への情報提供をしてもらえる可能性もあります。ただし、

④上記3つの方法のデメリット

上記の3つの方法はメジャーなものですが、デメリットも存在します。

• 『自社調査』は、大変な手間と労力を要するが、成果として必ずしも十分ではない
• 『専門の調査機関への依頼』は、十分な成果が期待できる反面、費用がかさむ
• 『暴追センターや警察に問い合わせをする』のは、よほど怪しい場合でない限り、情報の開示をしてもらえなかったり、万一問い合わせた取引先が反社でなかったとき、警察へ相談したことが知られれば、取引停止の可能性もある

3つの方法を継続して反社チェックを行うことは、時間・労力管理の面からも継続するのは大変なことです。

5 反社チェックは専用ツールの『RoboRoboコンプライアンスチェック』がおすすめ

反社チェックは、定期的に続けなければ意味がありません。

コンプライアンス担当者が反社の特徴を十分理解して、反社チェックに多くの時間と労力を割けるならば問題ありませんが、なかなかそうはいかないものです。

反社チェックを定期的に継続するためには、反社チェックの重要性を知り尽くした専用ツールの検討がおすすめです。

①労力や負担の軽減

企業のコンプライアンス部門の法務・総務担当者は、通常のコンプライアンスチェックだけでもかなりの時間を割かれているのが現実です。

反社チェックに『自動でチェックができるクラウドサービスを導入』することで、上場後も続いていく、反社チェックへの多くの労力や負担を軽減できます。

また、担当者が情報を自ら探す必要がなくなります。

②効率よく継続できる

取引先の情報を簡単に一括登録したり、AIが関連する記事を3段階に分けて自動選別してくれるツールがあります。

専用のツールを使用すれば、反社チェックを効率的に進めることができ、これまで負担だった作業を効率よく継続することができます。

③おすすめの専用ツール

おすすめの専用ツールは、導入企業が4,000社以上で、2022年9月時点のサービス利用継続率100%の『RoboRoboコンプライアンスチェック』です。

専用ツール『RoboRoboコンプライアンスチェック』は『取引先が法令を遵守していないか』『企業倫理や社会規範に反するような活動がないか』にいたるまで、自動でチェックできるクラウドサービスなのでおすすめです。

6 まとめ

ここまで企業のコンプライアンス担当者に向けて、反社チェックを定期的に行うべき3つの理由を中心にお伝えしました。

反社チェックの重要性についても、ご理解いただけたと思います。

反社チェックを定期的に行う頻度自体には特段の定めはありませんが、定期的に行うことで取引に対するリスクの軽減につながります。

企業のコンプライアンス担当者が、反社チェックに多くの時間と労力をとられずにすむ『効率的な専用ツール』について、ご紹介しました。

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