「反社チェックで同姓同名の人物がいた時の対処法は？」
「効率的な反社チェックの方法は？具体的な調査方法やツールについて知りたい」
あなたはこんな疑問を持っていませんか？
反社チェックでは、同名の個人・法人が見つかるケースがあります。同姓同名の人物が見つかった場合は放置せず、生年月日やホームページを調べるなどして対処しましょう。
この記事では、同姓同名の人物がいた場合の対処法や具体的な調査方法、おすすめのツールまで詳しく解説します。
RoboRoboコンプライアンスチェックならネット記事・新聞記事の同時調査が可能なため、よりチェックを確実にできます。
目次
反社チェックで同姓同名がいた場合の対処法
反社チェックで同姓同名の人物が見つかり、対応に困る場面は少なくありません。サラッとチェックを済ませてしまう企業も多いですが、いざという時のために慎重に対応しましょう。
①対象が個人の場合
反社チェックで同姓同名の個人が発見された場合は、以下の方法で対処しましょう。
- 生年月日を照会する
- 経歴を確認する
- 印鑑証明書を請求する
(1) 生年月日を照会する
まずは生年月日を調査してみましょう。いくら同姓同名の人物でも、生年月日まで同じというケースは非常に稀なため、高確率で調査対象を特定できます。
生年月日で判別しなければならない場合を想定し、あらかじめ対象人物の氏名だけでなく生年月日も把握しておきましょう。
(2) 経歴を確認する
対象が企業の代表者なら、ネット検索で経歴を調べてみましょう。対象の氏名をネット検索すれば、経歴や年齢が紹介されているページがヒットすることが多々あります。
例えば、企業サイトの役員紹介やインタービュー記事、名刺情報などを掲載しているページを確認することで、多くの情報を得られます。
あとは、記事に掲載されている情報をもとに反社チェックを行えば、ネガティブな情報がないか判断できるでしょう。
(3) 印鑑証明書を請求する
より正確に把握したい場合、印鑑証明書を請求してみましょう。印鑑証明書を提出してもらえば、以下のような情報が得られるため簡単に判別できます。
- 住所
- 生年月日
- 発行年月日
とはいえ、印鑑証明書の発行には手数料がかかります。相手によっては拒否されたり提出する理由を問われたりするケースもあるため、違和感のないように請求しましょう。
②対象が法人の場合
反社チェックで同名の企業が発見された場合は、以下の方法で対処しましょう。
- ホームページを確認する
- 法人番号を見る
- 印鑑証明書を請求する
(1) ホームページを確認する
対象が企業の場合、ホームページをチェックすれば簡単に情報がわかります。対象の企業名で検索をかけ、ホームページの「会社概要」にて以下の内容を確認しましょう。
- 代表者名
- 会社の所在地
- 電話番号等の連絡先
- 創業年月日
後はホームページで把握した情報をもとに調査を行い、ネガティブ情報の有無をチェックしてください。
(2) 法人番号を見る
より確実に調査したいなら、法人番号をチェックするのも手です。
法人番号とは、企業におけるマイナンバーのような制度で、主に法人が取引先情報を登録するために開示されています。
マイナンバーとは違い、対象企業の所在地などを入力するだけで誰でも調べられます。まずは、国税庁の法人番号公表サイトで対象の企業名や所在地を入力してみましょう。
(3) 印鑑証明書を請求する
企業によっては、企業名で検索をかけてもホームページがヒットしないケースもあります。この場合、印鑑証明書を請求しておきましょう。
取引先の印鑑証明書を請求することで、以下の情報が取得できます。
- 本店所在地
- 商号
- 代表者の役職名
- 代表者の氏名
- 代表者の生年月日
- 発行年月日
ただし、印鑑証明の発行を相手に依頼する必要があり、すぐには情報が手に入らない点に注意です。必要だと感じたら、早めに取引先に請求しましょう。
反社チェックを実施する目的
反社チェックは、コンプライアンス（法令遵守）の観点から非常に重要です。
政府では「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針」をまとめており、反社会的勢力の追放を企業の努力義務としています。また、各都道府県でも「暴力団排除条例」を定めています。
第十八条 事業者は、その行う事業に係る契約が暴力団の活動を助長し、又は暴力団の運営に資することとなる疑いがあると認める場合には、当該事業に係る契約の相手方、代理又は媒介をする者その他の関係者が暴力団関係者でないことを確認するよう努めるものとする。
もし反社会的勢力との関わりが明らかになれば企業としての信用を失い、取引先から取引停止を持ちかけられる、銀行からの融資が止まるなどのリスクがあります。
自社の安全を確保するためにも、反社チェックは非常に重要だと言えるでしょう。
反社チェックの具体的方法
反社チェックは重要ですが、具体的な調査方法は各企業に委ねられているため、どう調査するか悩む方も多いでしょう。
具体的には、以下のような調査方法があります。
- ネット記事を検索する
- 新聞記事をチェックする
- 反社チェックツールを導入する
- 業界団体のデータベースを照会する
- 暴追センターに相談する
各調査方法について詳しく解説します。
①ネット記事を検索する
インターネットで検索すれば、あらゆる反社会的勢力に関する情報を確認できます。
例えば、ニュースサイトやSNS、公知情報や報道記事などさまざまな情報があります。対象となる個人名・法人名に加え、以下のようなネガティブワードを検索してみましょう。
- 暴力団
- 違反
- 検挙
- 逮捕
- 処分
調査の際は、できるだけ多くのデータベースで検索しましょう。理由としては、そもそもインターネットは反社会的勢力に関する情報を網羅するものではなく、情報を補完しながら精度を高める必要があるためです。
②新聞記事をチェックする
ネット記事に加え、新聞記事もチェックしてみましょう。新聞・雑誌記事のデータベースサービスを検索することで、反社会的勢力に関するより正確な情報を確認できます。
新聞記事では、過去数十年分の記事がデータベース化されていることが多く、過去新聞に取り沙汰されている記事の有無を確認できます。
ただし、古い記事は検索順位が下がり見つけにくいため、インターネット検索と併せて行うことが重要になるでしょう。
③反社チェックツールを導入する
効率化したい場合はツールを積極的に導入しましょう。反社の排除に関する指針はあるものの、具体的なチェック方法に関しては企業ごとに委ねられている部分が大きく、手作業だと非常に時間がかかります。
ツールを用いることで、対象が反社会的勢力でないかリサーチできるだけでなく、過去の不正取引の有無や、事件・事故の履歴などのネガティブ情報を効率的に収集できます。
RoboRoboコンプライアンスチェックなら、ネット記事と新聞記事の同時検索が可能です。100件あたりのチェック時間をなんと98%も削減できるため、ぜひ導入を検討しましょう。
④業界団体のデータベースを照会する
自社でより詳しく調査する場合、業界団体のデータベースを活用しましょう。
各業界団体に問い合わせることで、業界内の反社会的勢力に関するデータベースにアクセスできます。ネット検索だけではあいまいな場合でも、業界団体に問い合わせればビンゴとなる可能性もあります。
| 業種 | 主な業界団体 |
|---|---|
| 建設業 | ・インテリア産業協会 ・リビングアメニティ協会 ・輸入住宅産業協会 ・日本建築構造技術者協会 ・全国中小建設業協会 ・全日本建築士会 ・日本建築士会連合会 ・日本建設組合連合（建設連合） |
| 金融業 | ・全国銀行協会 ・全国地方銀行協会 ・日本損害保険協会 ・生命保険協会 ・日本証券業協会 ・日本証券投資顧問業協会 ・全国信用組合中央協会 ・全国信用協同組合連合会 |
| 不動産業 | ・一般社団法人不動産協会 ・公益社団法人全日本不動産協会 ・全国不動産政治連盟 ・公益社団法人不動産保証協会 ・公益社団法人東京共同住宅協会 ・日本高層住宅協会 ・一般社団法人不動産証券化協会 ・一般社団法人マンション管理業協会 |
| サービス業 | ・全国ビルメンテナンス協会 ・日本ダクリーニング協会 ・日本探偵業連合会 ・日本興信探偵業協会 ・日本観光協会 ・日本旅行業協会 ・全日本冠婚葬祭互助協会 ・全国冠婚葬祭互助会連盟 |
他にも業界ごとにさまざまな業界団体があるため、ぜひ問い合わせてみましょう。
⑤暴追センターに相談する
反社チェックの結果、取引先がグレーだと感じる場合は暴追センター（全国暴力追放運動推進センター）に相談してみましょう。
暴追センターの賛助会員（年会費50,000円）になれば、警察が保有する暴力団関係者データベースにアクセスできるため、より詳しく調査できます。
全国レベルの組織として「全国暴力追放運動推進センター」がありますが、各都道府県にも暴追センターが存在します。まずは最寄りの暴追センターに相談してみましょう。
同姓同名の判別に役立つ！おすすめ反社チェックツール
調査対象が同姓同名の場合、自社でチェックするには時間がかかるため、反社チェックツールを利用して効率的に調査しましょう。
おすすめのツールは以下のRoboRoboコンプライアンスチェックです。
RoboRoboコンプライアンスチェック
反社チェックを効率化したいなら、RoboRoboコンプライアンスチェックが最もおすすめです。チェック時間を大幅に短縮でき、スクリーニング機能も優れているため担当者に負担がかかりません。
(1) チェック時間を98%削減
RoboRoboコンプライアンスチェックなら、取引先情報をExcelからのドラッグ&ドロップで簡単に一括登録できます。また、検索キーワードや対象期間も自由に設定可能です。
1,500社以上で採用された実績があり、100件のチェックにかかる時間を98％削減できます。反社チェック業務が負担になっている場合、最優先で導入を検討しましょう。
(2) 取引先をフォルダ単位で管理
RoboRoboコンプライアンスチェックでは、取引先をフォルダ単位で管理できるため、手間がかかりません。さらに、取引先の重複削除・代表者名の最新化などの機能も充実しています。
取引先に判断状況とコメントを記録できるため、社内での共有もスムーズです。担当部署との連携がうまく取れていないなら、非常におすすめのツールです。
(3) 重要情報を3段階で選別
RoboRoboコンプライアンスチェックではスクリーニング機能を搭載しており、収集した情報を3段階で選別してくれます。どの情報が重要なのか迷うことがなく、チェックが楽になります。
担当者の負担が大きいと感じている場合は、ぜひRoboRoboコンプライアンスチェックを導入しましょう。
反社チェックを実施する際の3つの注意点
反社チェックを実施する際は、以下の3点に注意しましょう。
- 定期的に実施する
- 審査結果を残しておく
- ツールだけに頼らない
①定期的に実施する
反社チェックは新規の取引先だけでなく、既存の取引先に関しても何度かチェックを行う必要があります。
なぜなら、一度でのチェックでは相手の実態をつかめない可能性があるためです。また、既存の取引先がいつの間にか反社会的勢力に乗っ取られているケースもあります。
ただし、頻繁に実施すると担当者の負担が増えてしまいます。具体的な頻度はケースによって異なりますが、基本的には契約更新ごとに実施すると良いでしょう。
②審査結果を残しておく
反社チェックを行ったら、必ず審査結果を残しておきましょう。トラブルが発生して裁判に発展した場合、どのように調査が行われたのか証拠を残しておく必要があるためです。
審査結果を残し、きちんと反社チェックを実施していたと証明できれば、企業として信用を失うこともありません。
チェックの際は、いつ誰がどのような検索条件で調査を行ったのか、証拠として残しておきましょう。
③収集してはいけない情報に注意
収入してはいけない個人情報もあるため要注意です。
厚生労働省の指針で示されている「労働者の個人情報保護に関する行動指針」によると、収集してはいけない情報は下記の3つです。
- 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
- 思想及び信条
- 労働組合への加入状況
上記の情報を調査するとトラブルに発展する可能性もあるため、絶対に避けるようにしてください。
反社会的勢力だと判明した場合の2つの対処法
反社チェックの結果、取引先が反社会的勢力であった場合は以下の方法で対処してください。
- 弁護士に相談する
- 速やかに取引を停止する
①弁護士に相談する
相手が反社会的勢力だとしても、自分だけで解決することは避けましょう。法律の素人がトラブルを解決するのは難しく、場合によっては状況がさらに悪化する恐れもあります。
まずは上司や関係部署と情報を共有し、社内で相談の場を設ける必要があります。その後、速やかに収集した情報を弁護士に共有してください。
弁護士に相談すれば、適切な解決方法がわかります。また、弁護士からの内容証明郵便・受任通知だけで手を引いてもらえるケースも多く、受任通知のみで不当要求が止んだという成功事例もあります。
②速やかに取引を停止する
相手が反社会的勢力だとわかったら、すぐに取引を停止しましょう。
相手方に事実をそのまま伝えてはいけません。反社チェックが理由であると伝えてしまうと、対抗策を講じられてしまいます。あくまで、自社基準による審査の結果だと伝えてください。
また、契約書面には反社会的勢力との関係がないことを表明する項目を必ず設けておきましょう。
反社チェックで同姓同名がいた場合はさらに細かい調査が必要！ツールも活用しよう
今回は、反社チェックで同姓同名の人物がいた場合の対処法について解説しました。
反社チェックが不完全だと、知らず知らずのうちに反社会的勢力と契約を交わしてしまうリスクがあります。同名の個人・企業に対しては、入念にチェックを実施しましょう。
RoboRoboコンプライアンスチェックなら、ネットや新聞記事の膨大なデータベースを短期間でリサーチできます。反社チェックの方法に悩む方は、ぜひ導入を検討してください！
