リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違い｜項目・費用も解説

「内定を出す前に、候補者の経歴やリスクをどこまで確認すべきか」。中途採用の現場で、そんな迷いはありませんか。リファレンスチェックとバックグラウンドチェックは名前が似ていますが、目的も調べる範囲も異なります。

結論として、両者は「人物評価」と「事実確認」で役割が分かれ、内定前に本人同意を得て実施するのが基本です。

本記事では、2つの違いから調査項目、費用や期間、法的な注意点、依頼の進め方までを採用担当者向けに整理します。読み終えるころには、自社の選考フローにどちらをどう組み込むべきか判断できる状態になるはずです。

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リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの概要

結論から言うと、リファレンスチェックは「人物や働きぶりの評価」、バックグラウンドチェックは「経歴やリスクの事実確認」が中心です。

まずは2つの定義を個別に押さえ、そのうえで目的や調査の主体を一覧で見ていきます。

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、採用候補者の前職の上司や同僚など、一緒に働いた第三者に仕事ぶりや人物像を確認する調査です。書類や面接だけでは見えない部分を、周囲の評価で補います。

確認する内容は、以下の項目が基本です。

在籍期間
担当業務
実績
長所と短所
「また一緒に働きたいか」

前職の上司に「指示を待たずに動けるタイプでしたか」と尋ねれば、職務経歴書の一行では伝わらない仕事の進め方が見えてきます。

聞く相手は、候補者が自分で挙げた人になるのが一般的です。ただし、実施の前には候補者本人の了承が必要になります。

目的は、入社後のミスマッチを防ぐことです。1時間ほどの面接で自社との相性まで見極めるのは難しく、第三者の声が判断の裏づけになります。

面接の印象と実際の働きぶりのズレを拾えるのは、この調査ならではの強みです。

バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴に虚偽や問題がないかを調べる事実確認の調査です。「採用調査」「雇用調査」と呼ばれることもあります。経歴詐称や過去のトラブルによる採用後の損失を、選考の段階で防ぐことが目的です。

確認する対象は、主に次のとおりです。

学歴
職歴
犯罪歴
破産歴
反社会的勢力との関係
インターネット上の情報

学歴なら卒業証明書を取り寄せて照合し、職歴なら過去の勤務先へ入退社日や雇用形態を問い合わせます。一方、犯罪歴は公開されていないため、新聞やWebの記事から調べる形です。

調べるのは企業自身ではなく、委託を受けた調査会社であることがほとんどです。データベースでの照合や電話での聞き取りを行います。

ただし、調べれば何でも許されるわけではありません。本人以外から情報を集めるときは原則として事前に本人の同意を取り、調査項目も業務上必要な範囲に絞りましょう。

2つの違いを一覧で整理

2つの違いをひとことで言えば、リファレンスチェックは「自社に合う人か」、バックグラウンドチェックは「採用して問題ない人か」を見極める調査です。観点ごとに並べると、次のようになります。

項目	リファレンスチェック	バックグラウンドチェック
目的	自社に合う人物かの見極め、ミスマッチの防止	経歴詐称や不正などリスクの有無の確認
確認の中心	仕事ぶりや人物像（評価）	学歴、職歴、破産歴、反社との関係など（事実）
情報源	前職の上司や同僚など第三者の証言	証明書、官報、データベース、勤務先への照会など
主な実施者	採用担当者が行うことが多い	調査会社へ委託することが多い
本人の同意	事前に必要	原則として事前に必要

線引きは、実務上やや曖昧です。前職の上司に勤務態度を確認する調査は、バックグラウンドチェックの項目にも入り、リファレンスチェックと呼ばれることがあります。調査会社へ依頼するときは、どこまでを調べてもらうのかを先に決めておくほうが安全です。

なお、反社会的勢力との関係を調べる反社チェックは、バックグラウンドチェックの調査項目のひとつにあたります。

実施目的とメリット

リファレンスチェックは配属後のズレを減らし、バックグラウンドチェックは採用後に表面化するリスクを減らします。

両者のメリットを把握し、自社の課題がどちらに近いかを見極める材料にしましょう。

リファレンスチェックの目的とメリット

リファレンスチェックのメリットは、配属後に起こりがちな「聞いていた人物像と違う」というズレを、入社前に減らせることです。面接が上手な候補者は実力以上に好印象を与える場合があり、反対に、緊張で力を伝えきれない候補者もいます。

そこで役立つのが、一緒に働いた人の具体的な証言です。「どの場面で、どんな成果を出したか」を聞けば、チームとの相性や任せられる仕事の範囲まで判断できます。役職の誇張や実績の付け増しといった申告のズレも、聞き取りの過程で表に出やすくなるでしょう。ミスマッチが減れば、早期離職による採用・教育コストの損失も抑えられます。

リファレンスチェックは、候補者にとっても悪い話ではありません。実績を残していた人なら、第三者の意見が採用の後押しになるためです。

バックグラウンドチェックの目的とメリット

バックグラウンドチェックのメリットは、虚偽申告や過去のトラブルといったリスクを、採用が決まる前に見つけられる点です。一度採用すると解雇は簡単ではないため、入社前の確認が効いてきます。

リスクの範囲は、勤務態度やスキルにとどまりません。従業員が起こした事件で自社の評判が下がる、顧客に被害が及ぶといった事態もあり得ます。

なかでも反社会的勢力の関係者を採用した場合、多大な被害を受けかねません。2007年に政府が公表した指針でも、反社会的勢力との関係遮断は企業防衛の面から欠かせないとされています。（※1）

近年ではWeb面接が増え、画面越しの印象だけでは分からない部分も多くなりました。そのため、事実確認で裏を取れる点は、書類や面接の補強になります。採用後に出てくる問題は金額に換算しにくいぶん、事前に潰せるかどうかで差が出るのです。

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの企業実施状況

リファレンスチェックを実施している企業は、調査によって幅があるものの、中途採用では全体の3、4割ほどです。外資系と日系の差や企業規模による違いを、2つの調査から見ていきましょう。

エンワールド・ジャパンの2021年調査（有効回答303社、外資系企業とグローバル展開する日系企業が対象）では、実施率は全体で41%でした。外資系企業が58%、日系企業が23%で、35ポイントの開きがあります。（※2）

出典：中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査

ただし、回答者の半数ほどが外資系企業である点は、頭に入れておきたいところです。実施企業の68%は、結果が採用の判断に影響していると答えています。日系企業に限ると81%です。（※2）

出典：中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査

マイナビキャリアリサーチLabの2024年3月度調査（全国の企業の中途採用担当者が対象）では、36.6%の企業が選考でリファレンスチェックを実施していました。企業規模が大きいほど割合は高く、大企業では半数以上にのぼります。（※3）

出典：2024年3月度中途採用・転職活動の定点調査

効果の1位は「ミスマッチによる早期離職防止」で、第2章で触れた目的と重なります。受ける側では、正社員の31.5%が経験ありと回答しました。（※3）

もっとも、2つの調査は対象も時期も異なるため、数字の増減を単純に比べることはできません。自社と同じ規模や業態の数字を目安にするのが現実的です。

チェックで確認される項目と対象範囲

リファレンスチェックは人物面、バックグラウンドチェックは経歴や公的記録の事実面を確認します。

ここでは質問内容と調査の範囲、提出を求められる書類を順に見ていきます。

リファレンスチェックで確認する項目・質問内容

リファレンスチェックの質問は、回答者との関係、業務内容、仕事ぶり、人物像、再び一緒に働きたいかという5点を軸に組み立てましょう。実際の聞き方は、次のようになります。

「候補者とはどのような関係で、どのくらいの期間ご一緒しましたか」
「担当されていた業務を教えてください」
「ミスがあったとき、どのように対応していましたか」
「長所と短所を教えてください」
「機会があれば、また一緒に働きたいと思いますか。その理由もお聞かせください」

質問が多すぎると回答者の負担になるため、これら5点に自社が知りたい点を1、2問足す程度が扱いやすいでしょう。回答者は過去を思い出しながら答えるため、聞く内容を事前に伝えておくと答えが具体的になります。

一方、家族構成や出身地、宗教、支持政党など、適性や能力と関係のない事項は聞かないのが原則です。厚生労働省は、こうした事項の把握が就職差別につながるおそれがあるとしています。（※4）

リファレンス先への質問でも、同じ線引きで考えるのが安全です。

バックグラウンドチェックの主な調査項目と対象範囲

バックグラウンドチェックは、学歴と職歴の確認を軸に、必要に応じて勤務態度や破産歴、民事訴訟歴、反社チェック、ネット上の情報を加えるのが一般的です。

学歴は卒業証明書などで在学期間と卒業の有無を、職歴は勤務先への問い合わせで入退社日や雇用形態、職務内容を照合します。

気になるのは、どこまで遡るかです。調査する年数に法律や指針の定めはないため、企業ごとに決めています。

職歴は直近の前職までとする例から、過去5年ほど遡る例まであり、社数では2、3社前までが一般的です。経歴に食い違いが見つかれば、4、5社前まで広げることもあります。犯罪歴や反社チェックは、過去5年を目安にする場合が多いです。

範囲を広げるほど手間は増えるため、役職や扱う情報の重さに合わせて、先に決めておきましょう。

提出を求められる書類

提出を求められる書類は、履歴書と職務経歴書に加えて、調査への同意書が基本です。同意書は、調べる項目と範囲を本人と確認する材料にもなります。

バックグラウンドチェックでは、卒業証明書や在籍証明書、源泉徴収票の提出を求められる場合があるでしょう。

履歴書は、公正な採用選考の観点から、厚生労働省の履歴書様式例を使うことが示されています。（※4）一方、戸籍謄本（抄本）や、本籍が記載された住民票の写しは、本籍・出生地の把握にあたるため、提出させるのは避けるべき書類です。

現住所の略図も、身元調査につながる可能性があるとされています。（※4）職業安定法第5条の5と指針でも、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報の収集は、原則として認められていません。

実施のタイミングと期間・費用

実施の時期は内定前が基本で、期間は数日から1週間、費用はどこまで調べるかで数万円の幅が出ます。

それぞれの目安を順に見ていきましょう。

実施タイミングは内定前がベスト

実施するなら、内定を出す前の最終面接の前後がもっとも適しています。

エンワールド・ジャパンの調査でも、リファレンスチェックを行う時期は最終面接の後が最多で62%でした（外資系65%、日系55%）。日系企業では45%が最終面接より前に行っており、外資系より早い段階で実施する傾向があります。（※2）

内定により労働契約が成立していれば、取消しは解雇と同じ制約を受けます。そのため、内定後に調べるのは避けたいところです。労働契約法第16条は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇を無効としています。（※5）

最高裁は大日本印刷事件（1979年）で、内定後に取り消せるのは、内定当時知ることができず、知ることも期待できなかった事実と判断しています。（※6）（※7）

選考の途中で確認を済ませておくほうが、判断も後処理も安全です。

所要期間

バックグラウンドチェックの所要期間は、依頼から結果の報告まで、数日から1週間ほどが目安です。調査会社によっては最短2日で結果が出ます。ただし、調査項目や遡る範囲によって日数が変わる点には注意が必要です。

リファレンスチェックを代行会社に頼む場合も、結果が出るまで数日はかかります。最終面接の日程が決まった時点で依頼しておけば、内定までの間が空きません。

費用相場

バックグラウンドチェックの費用は、学歴や職歴などの基本調査で1人あたり3〜5万円程度、より詳しい調査では5〜10万円が相場です。料金を公表していない会社が多いため、項目を決めたうえで見積もりを取るとよいでしょう。

リファレンスチェックを代行会社に依頼する場合は、1回あたり3〜8万円が目安です。一方、ヒアリングを行わず、ネット上の情報を調べるツールなら、低価格で済む例もあります。

人数が多いほど総額は膨らむため、最終面接の段階まで絞ってから実施すれば、費用も抑えられるでしょう。

リファレンス/バックグラウンドチェックの進め方・依頼方法

進め方は、自社で実施するか、調査会社に依頼するかで大きく変わります。手間もリスクも違うため、まずは使い分けの基準を押さえておきましょう。

そのうえで、リファレンスとバックグラウンドそれぞれの依頼方法も見ていきます。

自社実施と調査会社への依頼の使い分け

学歴や職歴の確認とリファレンスチェックは自社で実施できます。犯罪歴や破産歴などを調べる深いバックグラウンドチェックは、調査会社に依頼するのが基本です。

自社で調べる場合、費用はほぼ人件費だけで済みます。ただし、調べられるのは学歴や職歴といった簡易的な項目に限られます。

学歴は卒業証明書、職歴は職務経歴書とリファレンスで確認する形です。リファレンスチェックを自社で行うと、質問票の作成から日程調整、結果の整理まで含めて、1件あたり5〜8時間ほどかかるとされています。

一方、訴訟歴や破産歴、SNSの調査など、自社では調べられない内容は調査会社の領域です。候補者の情報を調査会社へ預けて調べてもらう場合、個人情報保護法第25条は、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を求めています。（※8）

そのため、調査会社を選ぶ段階で、法令を守った調査体制かどうかを確認しておくべきでしょう。

判断の軸は、確認したい内容の深さです。管理職など重要なポジションでは調査会社への依頼を加え、一般の職種ではリファレンスチェックを自社で行うなど、ポジションごとに使い分ける運用をおすすめします。

リファレンス/バックグラウンドチェックの依頼方法

依頼の方法は、リファレンスチェックでは候補者に協力者を挙げてもらい、バックグラウンドチェックでは対応できる調査会社を選ぶのが基本です。

リファレンスチェックは、候補者から先に声をかけてもらう形で進めます。頼む相手は推薦者と呼ばれ、前職や現職の上司、同僚、部下が一般的です。2〜3名に依頼する例が多く見られます。

断られにくくするには、候補者への配慮がポイントです。転職活動が現職に知られることを不安に思う候補者は多いため、推薦者は同僚や部下でもよく、現職に知られずに実施できる旨を先に案内しておきましょう。

また、最終面接の前後に実施すると「ほぼ内定」と受け取られがちです。まだ選考中で、内定を約束するものではないと、依頼の時点で添えておきましょう。

バックグラウンドチェックは、調べたい項目を先に決め、その項目に対応できて法令を守る体制のある調査会社に依頼します。扱う項目は、学歴や職歴、犯罪歴・破産歴、民事訴訟歴など、会社ごとに異なります。

比較する点は次の5つです。

調査項目
法令遵守の体制
所要日数
実績
料金形態

情報セキュリティの国際規格であるISO/IEC 27001（ISMS認証）の取得は、体制を見る目安になります。依頼するときは、調べる項目と遡る範囲を伝えましょう。候補者の情報を預けるのは、本人の同意を得たあとにしてください。

実施の流れ

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックに共通する全体像は、次のとおりです。

候補者に実施の目的と調べる内容を説明し、本人の同意を得る
確認する項目と、結果をどう判断するかの基準を決める
自社でのヒアリング、または調査会社への依頼で調査を行う
結果のレポートを受け取り、採用に関わる人だけに共有する
面接での評価と合わせて、採用判断に反映する

基準を調査の前に決めておくと、結果が出たあとの判断がぶれません。

法的な注意点

チェック自体は、適切に行えば違法ではありません。ただし、本人の同意や情報の範囲を誤ると、法令違反になり得ます。

個人情報保護法と職業安定法の観点から、リファレンスとバックグラウンドの両方で守るべき線引きを見ていきましょう。

本人同意が必要な理由

本人同意が必要なのは、チェックで集める情報が個人情報であり、集め方や受け渡しに法律の制約がかかるからです。

個人情報保護法は、犯罪の経歴や病歴、信条などを要配慮個人情報と定めています。この情報は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ずに取得してはなりません。前職の企業が保有する個人データを提供する場合も、原則として本人の同意が必要です。（※9）調査会社が候補者の情報を集めるときも、この点は変わりません。

職業安定法第5条の5は、求職者の個人情報を業務の目的の達成に必要な範囲で、目的を明らかにして収集するよう定めています。（※10）リファレンスで前職へ照会するときも、考え方は同じです。

同意書は、調べる側を守る書類でもあります。同意の記録が残っていれば、候補者や前職の企業から問われたときにも、根拠を示せるためです。

違法にならないための実務ポイント

違法にならないためには、同意の取り方、目的の伝え方、調べる範囲の3点を押さえましょう。

同意は書面かデータで残し、あとから確認できる形にします。指針は、同意が求職者の自由な意思に基づくことを求めています。業務に必要な範囲を超える項目への同意を、募集の条件にすることも認めていません。（※11）

目的は「採用のための調査」とだけ書かず、何を何のために調べるかまで示しましょう。指針も、求職者が一般的かつ合理的に想定できる程度の具体的な明示を求めています。（※11）集めた情報は、採用判断以外の目的には使えません。

範囲の考え方は、リファレンスチェックとバックグラウンドチェックで分かれます。リファレンスチェックは、候補者が同意した推薦者への質問に限り、第4章で触れた適性と関係のない事項は聞きません。バックグラウンドチェックは調査会社へ委託することが多いため、調べる項目を同意書に明記し、第6章で触れた委託先の監督も必要です。

ネット上の情報を調べる場合も、その旨を同意書に書いておきます。なお、本籍や出生地、思想、信条などは、特別な職業上の必要性がない限り収集できません。（※11）

リファレンス・バックグラウンドチェックのよくある質問

候補者と採用担当者からよく挙がる3つの疑問に、調査データと法令を踏まえて答えます。

チェックで「落ちる確率」は高い？

落ちる確率を示す公的な統計はなく、確かな数字は企業側の「不採用にした経験」の割合にとどまります。エン・ジャパンのASHIATO調べ（2024年、導入企業の人事担当者200名）では、41.0%が「面接時評価とは異なり、不採用になったことがある」と答えました。（※12）

ただし、この数字は「企業のうち何割が経験したか」を示すもので、候補者の何割が落ちるかではありません。不採用につながる典型は、経歴や実績の虚偽が見つかるケースでしょう。

同調査では、60.0%の企業が、リファレンスチェックで職務経歴や実績の虚偽が発覚したことがあると答えています。（※12）事実どおりに申告していれば、むやみに恐れる必要はありません。

結果の通知や共有はどうする？

結果は採用の判断に関わる人だけに共有し、候補者には評価の中身ではなく選考の結果を伝えるのが基本です。レポートには候補者の個人データが含まれ、個人情報保護法第23条は、漏えいなどを防ぐ安全管理措置を求めています。（※13）

推薦者が答えた内容を、誰の発言か分かる形で候補者に伝えるのは避けましょう。率直な回答が得られなくなるためです。

一方で、候補者本人は、企業が保有する自分の個人データの開示を請求できます。開示しない場合も、その旨を遅滞なく本人に通知しなければなりません。（※13）

疑わしい結果が出たときは、すぐに不採用とせず、本人に事実を確認する機会を設けるのが筋でしょう。

外資系と日系企業で違いはある？

違いはあり、実施率は外資系が高い一方、結果を採用判断に生かす度合いは日系のほうが高くなっています。エンワールド・ジャパンの2021年調査では、実施率は外資系58%、日系23%でした。（※2）

ただし、対象は外資系とグローバル展開する日系企業なので、日系企業全体の姿ではありません。採用判断への影響は、外資系62%に対して日系81%です。（※2）

また、進め方にも差があります。日系は45%が最終面接より前に実施しており、推薦者を企業が独自に探す割合も39%と、外資系の21%を上回りました。（※2）

採用候補者のリスクを効率的に調べるなら「RoboRoboリファレンスチェック」

ネット上のリスク確認を仕組み化したのが、「RoboRoboリファレンスチェック」です。特徴を3点に分けて紹介します。

候補者情報の登録だけでSNS・Webを横断チェック

RoboRoboリファレンスチェックは、候補者の情報を登録するだけで、SNS・Web上の情報や前科・前歴等に関する公開情報、反社関連などを自動で横断検索するツールです。担当者ごとに「氏名＋SNS」「氏名＋トラブル」と検索の仕方が違うと、確認範囲にばらつきが出ます。一定の基準で調べる仕組みなら、その差を抑えられるでしょう。

検索結果はAIが記事を分類・要約したうえで表示されるため、重要なものから順に読み進められます。大量の記事を一件ずつ読む手間が減るのは、担当者にとって大きな利点でしょう。

ただし、AIが採否まで決めるわけではありません。結果は採用担当者の判断材料にとどまり、最終的に決めるのは人です。

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