小規模で採用実績が少ない企業の人事担当者の方は、内定について正しく理解していますか？
「内定通知後にどのような手続きが必要なのか」「そもそも内定と採用の違いって何？」といった疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。
実際に応募者に対して内定を出す際は、通知や書類の作成・送付、受け入れ準備などのさまざまな手続きが必要です。また、内定者へのフォローが薄ければ、辞退される可能性も否定できません。
だからこそ、手続きの流れやポイント、注意点などをしっかりと押さえたうえで、戦略的な採用活動を展開する必要があります。
本記事では、内定の概要や採用との違いといった基礎知識はもちろん、効率良く手続きを進める方法や内定者をフォローするコツまで、体系的なノウハウを解説します。
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目次
内定とは
採用シーンで頻繁に使用される「内定」という言葉ですが、正確な意味や法的な位置付けを理解しているでしょうか。まずは、内定の概要やプロセスを設けるべき理由、混同しやすい用語との違いなどを解説します。
内定の概要
内定とは、企業と応募者の間で結ばれる労働契約の一種です。企業が応募者に対して採用の意思表示を行い（内定通知書の送付）、応募者がそれを受諾する（入社承諾書の提出）ことで成立します。
面接後に企業が合格を告げるという一方的なものではなく、企業と応募者の両者が合意してはじめて成立する点がポイントです。
法的には、「始期付解約権留保付労働契約」と呼ばれることもあります。
- 始期付
内定が決まってから入社・就労するまで一定の期間がある - 解約権留保付
やむを得ない事由が発生した場合に限り内定を取り消せる権利が留保されている
やむを得ない事由とは、内定期間中に学校を卒業できない、あるいは経歴詐称が発覚するような事態を指します。
このような「客観的かつ合理的な理由がない限り、企業から一方的に内定を取り消せない」という、法的な効力が備わっている点には注意が必要です。
内定を実施する理由
企業が内定制度を取り入れる理由は、優秀な人材を早期に確保したうえで、競合他社への流出を避けるためです。
特に新卒採用では、採用決定から卒業まで長い期間が空くことも珍しくありません。内定を出すことで、その期間中も応募者を自社に引きとめる役割を果たします。
また、中途採用においても、現職の退職手続きや引き継ぎに時間がかかることがあります。そのため、内定によって入社日までの期間を明確にしておくことが重要です。
内々定との違い
内定と内々定の最も大きな違いは、「労働契約が成立しているかどうか」という点です。
前述のとおり、内定には「始期付解約権留保付労働契約」という法的拘束力が備わっています。
一方の内々定はあくまで、「10月以降に正式な内定を出しますよ」といった口約束や事前の意思表示にしか過ぎません（経団連の方針により内定は10月1日から解禁）。
法的拘束力がないので、応募者は比較的容易に辞退したり、他社の選考を受け続けたりすることも可能です。
企業にとっても内々定は、内定より簡単に取り消せる制度ではあります。しかし、一方的かつ正当な事由のない取り消しは、企業イメージの悪化につながるため、内定の場合と同様に慎重な対応が求められます。
採用との違い
内定と採用は、同じような意味合いで使用されることが多い言葉です。しかし、厳密には、選考プロセスにおけるフェーズ（位置付け）に若干の違いがあります。
採用は、人材の募集から選考、雇用まで、「採用活動のプロセス全体」を表しています。
一方の内定は、その採用プロセスのなかで、「採用を決定したことを応募者に通知し、双方が合意した状態」という特定の状態や結果を指します。
つまり、内定とは、採用という一連のプロセスに含まれる一つの重要なステップだといえるでしょう。
人事担当者からすれば、両者の言葉の意味を正確に理解したうえで、状況に応じて適切に使い分けることが大切です。
内定手続きの流れ
内定手続きは、次の5つのステップに沿って実施するのが一般的です。
- 応募者への通知
- 内定通知書の作成・送付
- 承諾または辞退の確認
- 雇用契約の締結
- 入社者の受け入れ準備
各ステップのポイントや進め方を詳しく解説します。
1.応募者への通知
最終選考後に採用が決定すれば、できるだけ速やかに応募者に内定の通知を行いましょう。
選考を通過したことに対する祝意と採用の意思を伝えるとともに、内定通知書の送付時期や顔合わせの有無など、今後のスケジュールについても大まかに説明しておくのが理想です。
その際、最もスピード感に優れる方法が「電話」です。
電話は即座に相手へ意思を伝えられるだけでなく、それに対する反応を直接確認できるメリットもあります。
また、言葉や抑揚を使って熱意を伝えやすく、辞退を防ぎやすいのもポイントです。
どうしても応募者が電話に出られない場合は、簡易的な内容をメールで送信し、改めて電話で話したい旨を記載しておくのも良いでしょう。
あわせて入社の意思や他社の選考状況についても、軽く探りを入れておくことで、その後のスムーズなフォローアップや進捗管理につながります。
2.内定通知書の作成・送付
内定通知書は、法的に交付が義務化されているわけではありません。しかし、書類を物的証拠として残せる点や、迅速な伝達で優秀な応募者を確保できる点は大きなメリットです。
そのため、採用決定後は、なるべく早いタイミングで内定通知書を作成・送付することをおすすめします。
郵送のほか、PDFファイルを添付してメールで送信するのも方法の一つです。
いずれの場合でも、以下の書類や封筒をセットにして同封するのが一般的です。
- 内定通知書
- 労働条件通知書
- 内定承諾書
- 返信用の封筒
なかでも労働条件通知書は、労働基準法第15条（※1）と労働基準法施行規則第5条（※2）により、交付が義務付けられています。そのため、忘れずに同封しましょう。
3.承諾または辞退の確認
書類の送付後は、内定承諾書が返送されるのを待ちましょう。それをもって、応募者の内定承諾あるいは辞退の意思を確認します。
ここで注意すべきなのは、「内定承諾書には法的な拘束力がない」という点です。
内定承諾書への署名は、労働契約の成立を意味します。そのため、内定承諾後に辞退する行為は、法的にいえば入社後の退職と同じ扱いになります。
一方で民法第627条では、退職（＝内定辞退）の申し出から2週間が経過すると、勤め先の承諾なしで成立する旨が明言されています（※3）。
つまり、内定辞退を認めないことは、退職を希望する従業員を無理に引きとめることと同じだということです。
このような点から、突然の内定辞退を避けるためにも、徹底した内定者フォローを実行することが重要だといえます。
4.雇用契約の締結
内定承諾書への署名を確認したうえで、突然の内定辞退がなければ、雇用契約の締結に進みます。
具体的には、以下のような書類への記入や署名が必要です。
- 雇用契約書
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- 年金手帳
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
中途採用をはじめ、内定から入社までの期間が短い場合は、入社当日にオリエンテーションと並行して手続きを進めることもあります。
しかし、トラブル回避の観点からは、なるべく入社前に内容の確認と締結を済ませておくほうが安心です。
5.入社者の受け入れ準備
入社者の受け入れ準備もあわせて進めておきましょう。具体的な内容は次のとおりです。
- 社員証や制服、ワークデスク、パソコンなど、事務用品や備品の購入
- 業務システムやクラウドサービスのアカウント発行
- 入社式用の会場の予約や記念品の用意
- OJTに向けた担当者の決定やフロー策定
- 新入社員研修（Off-JT）に向けた講師の手配やコンテンツ制作
なるべく早めに準備を済ませておくことで、入社者がスムーズに業務を開始できるようになります。
それに加え、もう一点忘れてはならないのが「リファレンスチェック」です。
クラウドサービス『RoboRoboリファレンスチェック』を活用すれば、法令に抵触する、あるいは社会規範に反する活動がないかなど、応募者の経歴を自動チェックできます。
コンプライアンスリスクを未然に防ぎ、入社後のミスマッチを最小限に抑えられる点がメリットです。
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内定通知書を作成する際のポイントと例文
内定通知書は、応募者に対して採用意思を伝えるための重要な書類です。そのため、作成時のノウハウをしっかりと押さえておくことが重要です。
ここでは、内定通知書を作成する際のポイントや記載項目、例文などを紹介します。
内定通知書の主な記載項目
内定通知書は、法的にフォーマットが定められているわけではありません。
ただし、相手に内容がより正確に伝わるよう、以下のような項目を記載して詳細かつわかりやすい文書を作成することが大切です。
- 発行年月日
- 応募者の氏名
- 企業名・代表取締役の氏名
- 応募に対するお礼や内定通知の文言
- 入社予定日
- 同封書類（労働条件通知書や内定承諾書など）の内訳
- 提出が必要な書類の案内（期限や返信方法など）
- 入社までのスケジュール
- 担当者の氏名・連絡先
このような項目は、「言った・言わない」といった後々のトラブルを防ぐためにも有効です。
内定通知書を作成する際のポイント
内定通知書を作成する際は、複雑な表現や長文は避け、シンプルでわかりやすい構成・文章を心がけましょう。
基本的に前述の項目に沿って文章を組み立てることで、長すぎず短すぎない適度なバランスを保てます。
また、意外に忘れやすいのが、「丁寧さ」と「前向きな表現」です。
内定通知書を送る際に立場の上下はありません。適切な敬語や丁寧語を使い、内定者に対して心からの敬意を表しましょう。
加えて、「貴殿のこれまでの経験を高く評価し」「入社を心よりお待ちしております」など、歓迎の意をポジティブに表すことで受け手の心象が良くなります。
内定通知書の例文
ここまでに紹介した内定通知書を作成する際のポイントや記載項目を踏まえて、具体的な例文を紹介します。
内定通知書のテンプレート
内定通知書は、採用活動で繰り返し活用することになるため、テンプレートとして保存しておくのがおすすめです。
テンプレートがあれば、わざわざ一からフォーマットを作成する必要がありません。
また、WordやGoogleドキュメントでそのまま使用できるテンプレートは、インターネット上でも取得できます。
「内定通知書 テンプレート」と検索すれば、無料で公開しているサイトが数多くヒットします。
前述のとおり、内定通知には正確性だけでなくスピードも求められるため、できるだけ効率よく書類を作成することも重要です。
応募者に内定を出す際の注意点
内定を通知する際は、人事担当者のわずかな対応の遅れやコミュニケーション不足から辞退につながる恐れがあります。そのため、次の点には特に注意が必要です。
- 口頭だけで済ませない
- 後回しにしない
- コミュニケーションをおろそかにしない
それぞれの注意点について詳しく解説します。
口頭だけで済ませない
内定の連絡は、口頭だけで済ませないことが肝要です。口頭でのやり取りだけでは、「言った・言わない」のトラブルへと発展する可能性が高いためです。
採用決定後の通知は、スピードを重視することも多く、電話で行っても問題ありません。
しかし、正式な通知に関しては、必ず書面（内定通知書）を通じて行いましょう。
目に見える形で採用の旨を伝えることで、応募者も安心して入社を決断できます。加えて、企業としての誠実さやコンプライアンス意識を示すことにもつながります。
後回しにしない
選考終了後、内定の連絡や書類の送付を後回しにするのは厳禁です。
応募者は通常、複数の企業の選考を並行して受けています。連絡が遅くなれば競合他社での選考が進み、優秀な人材を奪われてしまう可能性も考えられます。
また、「時間にルーズな会社」という負の印象が生まれやすいのも難点です。
このようなリスクを避けるためにも、遅くとも最終選考から1週間以内には何らかの通知を行うと良いでしょう。
決裁に時間がかかる場合は、書類送付前にひとまず電話連絡だけ済ませておくだけでも、その後の展開や手続きのスムーズさが大きく変わるでしょう。
コミュニケーションをおろそかにしない
内定を出したからといって、入社まで一切連絡を取らないような事態は避けるべきです。
特に新卒者は、社会経験がなく入社前にさまざまな不安を抱えています。このようななかで企業とのコミュニケーションがおろそかになれば、不安が爆発して内定辞退につながる恐れもあります。
だからこそ、採用決定後も定期的に連絡を取り合い、良好な関係を維持することが欠かせません。
たとえば、月1回の社内報の送付や、近況確認のメール送信だけでも、随分と内定者の不安やストレスを軽減できるでしょう。内定者から質問や相談があれば、丁寧かつ迅速に対応することも重要です。
適度なコミュニケーションは、内定者の不安払拭やモチベーションアップに大いに役立ちます。
内定者へのフォロー例
では、内定通知から入社までの間に、人事担当者は内定者へどのようなフォローを行えるのでしょうか。ここでは、3つの具体的な例を紹介します。
内定者インターン
内定者との密なコミュニケーションを取る最もおすすめの方法は、内定者インターンです。
本来のインターンは、本選考の前に数多くの学生を対象に実施するのが一般的ですが、内定者インターンでは、実際に採用が決まった内定者のみが対象となります。
数日～数ヶ月の間、実際の仕事を体験できるため、業務内容や仕事のペース、職場の雰囲気などを肌で感じ取れるメリットがあります。
既存従業員との間で直接コミュニケーションを取れるため、不安や疑問を解消できるのも利点です。
企業にとっても、スキルや適性といった内定者の解像度を高められるため、まさに両者にとってWin-Winな制度だといえるでしょう。
懇親会
内定者インターンを実施するほどの予算や時間がない場合は、より手軽な懇親会を開くのも一案です。
内定者同士で交流を深めることもあれば、若手従業員や経営陣が参加するなど、さまざまな形式があります。フォーマルな形式であればホテル、気軽に参加するならオンライン会議など、会場もさまざまです。
たとえば、新卒採用の場合は、同期となる仲間たちと懇親会を通じて接することで、連帯感やモチベーションを生み出す大きな要因となります。
そのほか、経営トップから直接的に企業のビジョンや期待する役割を伝えれば、入社への意欲をさらに高められるでしょう。
懇親会を開く際は、堅苦しい雰囲気にならないよう注意が必要です。
内定者がリラックスして楽しめるような、アットホームな環境を意識することをおすすめします。
従業員との交流会
より実務的なコミュニケーションを図る場合は、従業員との交流会を設定するのも良いでしょう。
現場で働く従業員と直に話し合うことで、1日の業務の流れや具体的な業務内容などをヒアリングできます。人事担当者には聞きづらい、残業時間や有給の取りやすさなど、リアルな体験談を聞けるのもメリットです。
働き方ややりがいを知ることで、内定者は入社後の姿をイメージしやすくなります。
協力してくれる従業員には、事前に内定者に関する情報を共有しておくのがおすすめです。内定者の不安に寄り添い、前向きで誠実なアドバイスを与えられるようサポートを依頼しましょう。
内定手続きで忘れてはならないのがリファレンスチェック
近年のビジネスシーンにおいては、採用プロセスにリファレンスチェックを組み入れようとする動きが加速しています。
リファレンスチェック（身元照会）とは、応募者の経歴や実績、人柄などの情報を収集し、内定前にミスマッチやコンプライアンス面でのリスクを最小化する手法です。
このような情報は、面接や適性検査だけではなかなか把握できません。だからこそ、Web検索や新聞記事検索、関係者からのヒアリングなどを通じて、詳細な情報を取得することがリスクの抑制につながります。
たとえば、履歴書の内容に虚偽がないか客観的に調査することで、経歴詐称のリスクを抑えられます。
また、前職でのコミュニケーション方法やストレス耐性がわかれば、自社の企業風土や文化にマッチするかを高い精度で見極められるでしょう。
このような点から、内定通知を出す前の最終確認として実施するのがおすすめです。
応募者の信用を効率良く確認するなら「RoboRoboリファレンスチェック」
リファレンスチェックの重要性は理解していても、手間や予算の問題から導入を見送らざるを得ないケースもあるでしょう。
その点、クラウドサービス『RoboRoboリファレンスチェック』なら、ほとんど自動でリファレンスチェックを実行できます。さらに利用料金も低価格に設定されているため、費用面での負担もかかりません。
ここでは、『RoboRoboリファレンスチェック』の特徴やメリット、導入事例を紹介します。
簡単登録＆ワンクリック自動検索
『RoboRoboリファレンスチェック』を利用する際に必要な手続きは、応募者の氏名とチェックしたいキーワードをシステムに登録するだけです。
あとはAIが自動で、膨大なWebサイトやSNS、新聞記事などから横断的に必要な情報を検索してくれます。
完了すればメールで通知が届くため、チェック中は別のシステムやツールを開いて、ほかの作業を実行することも可能です。
注目度の高さをAIが自動判定
調査が完了すれば、画面上に結果が表示されます。
その際、「高・中・低」の3段階で、AIが自動で注目度を判定してくれる仕組みです。注目度が高いほど、犯罪歴や前科持ちといったコンプライアンスリスクが高いことを表しています。
チェック担当者からすれば、自身でリスクの度合いを判定する必要がありません。
注目度「高」の情報のみ、詳細確認やファクトチェックを行うなど、チェック業務の効率化につなげられる点がメリットです。
圧倒的なコストパフォーマンス
『RoboRoboリファレンスチェック』の初期費用は一切かかりません。必要なのは応募者ごとのチェック料金のみです。チェック料金は応募者1名あたり100～200円と、明瞭かつ低コストな料金体系を採用しています。
また、調査スピードにも強みを持っています。
応募者1名につき数十分かかるツールもあるなか、『RoboRoboリファレンスチェック』では、わずか1分程度でチェックが完了します。
そのため、費用面だけでなく、「担当者が少ない」「ほかの業務と並行してチェックする必要がある」といった課題を抱える企業にも最適です。
次に、従業員のリファレンスチェックにも活用できる「RoboRoboコンプライアンスチェック」の導入事例を紹介します。
RoboRoboコンプライアンスチェックの導入事例
「ミキワメAI」をはじめとする幅広いHRプロダクトを提供する株式会社リーディングマークは、反社チェック業務を効率化するために『RoboRoboコンプライアンスチェック』を導入しました。
いままでの「人力調査」から「仕組みで担保するチェック」へと移行することで、大幅な業務効率化を実現しています。
従来、1件あたりのチェックに5～10分かかっていたところ、ツール導入後は1～3分で完了するようになりました。
同ツールは取引先に対する反社チェックだけでなく、従業員向けのリファレンスチェックツールとしても活用できます。
内定に関するよくある質問
内定の取り扱いに関しては、法的ルールや実務における慣習が複雑に絡み合うため、判断に迷うケースも少なくありません。そこで、ここでは内定に関するよくある質問をFAQ形式で紹介します。
内定通知後に企業側の都合で取り消せる？
企業が応募者に対して内定を通知（内定通知書を送付）する行為は、労働契約法第6条における「労働契約の成立」にあたります（※4）。
そのうえで企業側から一方的に内定を取り消すのは、同法第16条に記されている「解雇権の乱用」に該当する行為です。つまり、原則として内定の取り消しは無効だということです。
一方、留年や病気・ケガで入社が難しい、あるいは学歴詐称といった虚偽が見つかった場合は、内定取り消しが認められることがあります。
事実、2024年7月には、アクセンチュア株式会社が中途採用を予定していた男性の虚偽申告が明らかとなり、企業側の内定取り消しが認められています（※5）。この事例は、「アクセンチュア事件」とも呼ばれています。
とはいえ、このようなケースでも解雇権の乱用と受け止められないよう、慎重な判断や対応が求められます。
内定通知書と採用通知書の違いは？
内定通知書と採用通知書は、いずれも応募者を雇用する意思を示すための書類です。しかし、細かい内容や送付するタイミングに以下のような違いがあります。
- 採用通知書：
最終選考を通過し、正式に採用が決定したことを知らせる書類。この時点では、まだ詳細な労働条件が決まっていないこともある。 - 内定通知書：
採用決定に加えて、入社後の対応まで詳しく記載された書類。労働条件を提示したうえで正式な労働契約締結を目的として発行される。
とはいえ、両者はほとんど同じ意味合いで用いられるケースも多いことから、「採用内定通知書」として兼用する企業も数多く存在します。
まとめ｜内定の仕組みや手続きの流れを理解し効率的な採用活動を
採用活動のなかで「内定」という言葉はよく耳にしますが、単なる合否連絡ではなく、労働契約が成立する重要な法的手続きでもあります。
そのため、人事担当者は、労働基準法や労働契約法にも着目したうえで、適切な内定手続きを進めなければなりません。
それに加え、採用プロセスのなかで忘れてはならないのが、リファレンスチェックです。
『RoboRoboリファレンスチェック』を活用すれば、犯罪歴や前科といった応募者に関する客観的なリスク情報を効率良く収集できます。
採用後のコンプライアンスリスクを最小限に抑えたい方は、ぜひ導入を検討してみてください。
【参考】
※1 「労働基準法（e-Gov）」を加工し作成
※2 「労働基準法施行規則（e-Gov）」を加工し作成
※3 「民法（e-Gov）」を加工し作成
※4 「労働契約法（e-Gov）」を加工し作成
※5 「経歴詐称で、アクセンチュアの内定取り消しは「有効」 経歴調査の重要性高まる」を加工し作成
