反社チェックは定期的に行うべき？最適な頻度やタイミングを解説！

すでに、目視調査など不定期な反社チェックを行っている企業は多いでしょう。

一方、契約数や従業員の増加に伴いチェック対象も増え、社内における反社チェックへの負荷がかかりすぎて困っている人もいるでしょう。

負荷を軽減するためには、反社チェックツールを活用して効率化し、定期的に行うのがおすすめです。

この記事では、定期的な反社チェックのメリットや具体的なタイミングや頻度、チェックツールを無理なく継続するポイントを解説。

不定期な反社チェックの非効率さや、反社チェックに過度な負荷を感じている人におすすめの内容です！

ちなみに、定期的に効率よく反社チェックができるおすすめのチェックツール「RoboRoboコンプライアンスチェック」についても、詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.不定期な反社チェックは社内負担が大きくなりやすい！

反社チェックは、主に次のようなタイミングで行われます。

• 外部の企業や個人と新しい契約する時
• 契約更新をする時
• 企業内部に新しい人材を入れる時
• 新規上場を行う時
• その他、必要な時

これらのタイミングで、不定期に反社チェックを行っている企業が多いと思います。

しかし、企業の成長と共に新規契約数や雇用する人材の数は増えていくものです。

企業が成長するにつれて、対応すべき既存の反社チェック対象者（企業・個人）数は増えていくので、必ず「社内負担が増えすぎて、対応しきれない」という問題にぶつかります。

不定期な反社チェックの場合、チェック対象者の企業や個人、それぞれの反社チェックのタイミングもバラバラで不効率です。

その上、契約更新のタイミングを管理したり、それに合わせて予定調整をしたり、会社ごとのデータ管理や予定の調整業務も必要になります。

効率化を検討しない限り、年数を経るごとに社内負担は増加し続けてしまいます。

社内負担の増加は、反社チェックの抜け漏れなど、ミスの発生などにもつながってきてしまいますから、これは、企業にとってリスクでしかありません。

2.定期的な反社チェックへの切り替えを検討しよう！

不定期な反社チェックで社内負担が増加してきたな、と感じたら、定期的な反社チェックへの切り替えを検討しましょう。

定期的な反社チェックとは全チェック対象の企業や個人に対して、定期的に行う反社チェックのことです。

新規契約や新しい人材流入時やその他必要なタイミングで行う反社チェック以外は、一括して定期的に行うことで、不定期な反社チェックと比べて、社内負担を減らすことが期待できます。

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3.反社チェックを定期的に行うメリット

チェック対象者の動向の変化に対応しつつ、効率的に反社チェックを継続できる、というのが、定期的に反社チェックを行うメリットと言えます。

具体的に反社チェックを定期的に行うことで、どんなメリットがあるのか、1つひとつ説明します。

メリット1：社内負荷が軽減できる

チェック対象者の企業や個人を、それぞれ個別にチェックするよりも、例えば「年に1回定期的な反社チェックを行う」と決めて、一括でチェックした方が効率的です。

また、不定期な反社チェックの場合、チェック対象者の企業や個人の契約更新のタイミングを管理したり、その日に合わせて反社チェックを行うよう調整したり、管理や予定調整などにも労力がかかってしまいます。

一方で、定期的な反社チェックの場合には、そういった管理や予定調整は必要なく、決まったタイミングで全チェック対象の反社チェックを行えば良いだけなので、効率的です。

その分、社内負荷が軽減できます。

メリット2：社内のチェック体制が作りやすく、PDCAを回しやすい

不定期な反社チェックの場合には、チェックタイミングがバラバラなため、どうしてもそれぞれ担当者を決め、チェック対象者の企業や個人に、それぞれ個別に対応していくしかありません。

一方で、定期的な反社チェックの場合、反社チェックのタイミングが決まっているため、社内での役割分担や、情報のすり合わせ、他の社員への引き継ぎ、教育など、チームで協力して対応できるのが特徴です。

そのため、社内の反社チェック体制が作りやすくなります。

また、前回の定期チェックの反省点や改善点を反映し、PDCAを回したり、「今年はこういった問題が他社で多くみられるから、このチェック項目を追加しよう」など、時代の流れに合わせたチェック項目なども組み込みやすくなります。

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メリット3：効率化を考えやすい

不定期な反社チェックの場合、チェックを行うタイミングがバラバラなため、効率化に向けた議論がどうしても生まれにくくなってしまいます。

なぜなら、効率化を考えるためには、ある程度全対象者のチェック項目や方法、判断基準などを横断して分析する必要があるからです。

一方で、定期的な反社チェックの場合、一括で全対象者の企業や個人のチェックを行うという性質上、「このチェック項目や方法は全対象者で共通だから、ツールを入れよう」など、効率化に向けた議論がしやすくなります。

このように、効率化を考えやすい、というのも定期的な反社チェックのメリットの1つでしょう。

メリット4：チェック対象者の変化などにも十分対応できる

不定期な反社チェックの場合には、チェック対象者の企業や個人との契約内容によって、反社チェックまでの期間にバラつきが生まれます。

例えば、契約年数が1年の企業と、2年の企業では、更新時の反社チェックまでの期間に1年もの違いが生まれてしまうのです。

これでは、チェック対象者の企業や個人の変化を見落としてしまう可能性も十分に考えられます。

反社チェックを行わなかった間に、チェック対象の取引企業が買収され反社性を帯びてしまったり、取引企業が知らぬ間に反社会的勢力とつながりを持ってしまったりする可能性もゼロではありません。

例えば「契約更新に関係なく1年に1回、反社チェックを全チェック対象者に行う」と決めて、定期的に反社チェックを実施すれば、こういった契約内容によって変わる、チェック状況のムラを無くすことができます。

このように、契約内容によらず、一律で全チェック対象者の企業や個人に対して反社チェックができるというのも、定期的な反社チェックならではのメリットと言えます。

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メリット5：社内のチェックミスや抜け漏れの防止にもつながる

不定期な反社チェックの場合、チェックタイミングがバラバラな上に、チェック対象の企業の契約更新日などデータの管理や予定調整がそれぞれ必要になるため、不効率です。

そのため、社内負担が増えて対応しきれなくなってしまったり、チェックの抜け漏れなど、ミスなどにもつながってきてしまいます。

一方で、定期的な反社チェックの場合、一括で総チェックを行うため、効率的です。

社内負担を軽減することにつながり、チェックの抜け漏れなどミスの防止にもつながります。

反社チェックは、企業の反社会的勢力とのつながりを予防する最終防壁のようなものなので、ミスは絶対に避けなければなりません。

このように、反社チェックにおけるヒューマンエラーの予防という点も、定期的な反社チェックならではのメリットと言えるでしょう。

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4.反社チェックを不定期から定期に変更する際の注意点

不定期な反社チェックに不効率さや、社内の負荷の高さ、などを感じている場合は、定期的な反社チェックの導入がおすすめです。

しかし、不定期から定期的な反社チェックへと変更する際にはいくつか注意点があるので、詳しく説明します。

注意点1：定期チェック体制を作るまでの負担が大きい

不定期の反社チェックから定期的な反社チェックに切り替え、チェック体制を作るまでには、当然ながら労力がかかります。

その労力の大きさを見誤らないように注意が必要です。

不定期な反社チェックは、チェックタイミングがバラバラなので、どうしてもチェック対象の企業や個人ごとに担当者を分けて、チェックを行わざるを得ません。そのため、チェック項目や内容、方法、判断基準などが担当者ごとに違ったりしてしまいます。

一方で、定期的な反社チェックの場合、社内で役割分担を決め、チームで対応していかなければ量的に対応が難しいので、ある程度チェック項目や内容、判断基準などをマニュアル化したり、社内で認識をすり合わせていく必要が出てきます。

また、ツールなどの導入を行う場合には、使い方の研修や、マニュアル、データの管理体制なども一緒に整備する必要があるので、その手間もかかってきます。

確かに定期的な反社チェックは、不定期な反社チェックに比べて社内負荷が軽減されたり、チェック漏れなどミス防止に繋がったり、メリットは大きいと言えますが、チェック体制を作るまでに、ある程度の労力はかかることは認識しておきましょう。

5.反社チェックを定期的に行うのに最適な頻度とタイミング

定期的な反社チェックの頻度に特に明確な決まりはありません。

法的に決まってもいません。

「年に1回定期的な反社チェックを行う」など、自社で決めて実行すれば、それでOKです。

目安としては、最低でも3年に1度は定期的な反社チェックをした方が良いと言えます。

なぜなら、3年も経過すれば、取引先企業において、役員の変動など何かしらの変化が生じている場合が多いためです。

また、定期的な反社チェックを行うのに最適なタイミングも特に決まっていません。

目安としては、一般的に企業の人事異動などが多くなる3〜4月に行うのがおすすめです。

6.定期的な反社チェックは、RoboRoboによる効率化がおすすめ！

定期的な反社チェックに切り替えることで、決まったタイミングで全対象者を一括で反社チェックできるため、効率的かつ、社内負荷を軽減することが可能となります。

しかし、目視調査などで行っていた場合、検索や目視チェックなどの実作業の労力は変わりません。これでは、またすぐに社内のチェック対象者数の増加により、すぐに限界が来てしまいます。

反社チェックの実作業をより効率的に行うためにも、定期的な反社チェックへの切り替えの際には、同時に反社チェックツールRoboRoboの導入も検討してみるのがおすすめです。

RoboRoboは、クラウド型の反社チェックツールです。

引用元：RoboRobo

ネットや新聞記事の検索など、煩わしい反社チェックの実作業を自動化することができるので、社内負荷を最小限におさえることが可能となります。

また、名刺を登録するだけで、コンプライアンスチェックができたり、月単位の定期的な反社チェックができたり、個人レベルでのチェックにも対応できたり、企業のニーズに合わせて活用することができる、定期的な反社チェックにはおすすめのツールです。

また、クラウド型なので、インストールも不要です。共有フォルダなどで情報共有をしなくても、社内にデータを共有できるのも魅力です。

定期的な反社チェックへの切り替えに合わせて、反社チェックツールRoboRoboを導入することでどんなメリットがあるのか、1つひとつ詳しく説明します。

メリット1：自動化により、社内負荷が軽減できる

不定期な反社チェックから、定期的な反社チェックに切り替えることで、チェック対象者ごとにチェックする必要がなく、一括で一気にチェックできるため、その分社内負荷は軽減されます。

しかし、ネットや新聞記事を検索して、目視調査を行ったり、反社チェックの実作業の手間は変わりません。

反社チェックツール「RoboRoboコンプライアンスチェック」の導入により、チェック対象者の情報やチェック条件（ネガティブワードリストなど）を入力しておけば、次のような反社チェックが自動で行えます。

• インターネット記事検索
• 新聞記事検索
• SNSやブログ、口コミ検索

複数のチェック対象者を同時に検索することができるので、手動でネガティブキーワードを検索し、目視調査するよりも、短時間でチェックが可能です。

メリット2：人的要因によるミスを防げる

反社チェックツールRoboRoboを導入した場合、AIがチェック対象者の情報や、入力したチェック条件に合わせたネット記事や新聞記事をピックアップし、どの記事が疑わしい記事か3段階（高・中・低）で判断してくれます。

そのため、どの情報が疑わしいのか、判断基準を見誤る心配がありません。また、記事のピックアップの手間もかからず、担当者の負荷を最小限におさえることができます。

このように、人的要因によるミスを防げるのも反社ツールRoboRobo導入メリットの1つと言えます。

メリット3：無理なく継続できる

反社チェックツールRoboRoboで一度チェックした企業や個人については、次の反社チェック実施の際、ボタン一つでチェックすることが可能になります。

また、月単位での定期チェックも自動で行えるなど、定期的な反社チェックに便利な機能も備わっています。

このように、定期的な反社チェックの手間を最小限に抑え、無理なく継続することができるようになるのも、反社チェックツールRoboRobo導入のメリットと言えます。

メリット4：必要に応じて、人間の目視などでより詳細な反社チェックが可能

反社チェックツールRoboRoboにより、反社チェックの実作業の手間を最小限におさえることができた分、社内で「この対象者は要注意」とされる企業や個人に対して、より詳細なチェックを行うことができます。

自動化できるところは自動化し、削減できた時間を使って、より疑わしい企業や個人の調査に時間と労力を使うことができるので、反社チェックの精度も上がり、反社会的勢力とのつながってしまうリスクを下げることにもつながります。

このように、本当に使いたいところに時間が割けるようになるのも、反社チェックツールRoboRobo導入のメリットと言えるでしょう。

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7.定期チェックには、手間がかからず、コストが抑えられるツールがおすすめ！

定期的な反社チェックには、反社ツールの導入がおすすめですが、どれを選べば良いか分からないという方も多いと思います。

そんな方は、手間がかからず、コストがリーズナブルな反社チェックツールRoboRoboの検討をしてみるのがおすすめです。

RoboRoboは、インターネットの情報や新聞記事のチェックが全自動で行える上、月の検索回数に応じて、料金プランを選択することが可能です。

従量課金や月額料金ではなく、単純に月の検索数で料金プランを選べるので、「最初はそこまでコストをかけたくない」という方におすすめです。

8.反社チェックはツールを使って定期的、かつ効率的に継続していくことが重要！

反社チェックは、継続して行っていく必要があるものなので、できる限り社内負荷を最小限におさえ、無理なく続けられるチェック体制を作ることが何より大切です。

そのため、不定期な反社チェックの不効率さや、社内負荷の高さや、社内対応の限界を感じているという方は、まずは不定期な反社チェックから、定期的な反社チェックへの切り替えを検討しましょう。

また、反社チェックツールの導入による、実作業の削減も、無理なく続けられるチェック体制を作る上で重要なポイントです。

反社チェックツールRoboRoboは、クラウド型の反社チェックツールで、今まで担当者が手動で行っていたネットや新聞記事の検索、情報の取捨選択などを全自動で行ってくれます。

月の検索数によって選べるリーズナブルな価格体系でもあるため、まずは定期的、かつ効率的に継続していきたいという方におすすめです。

ぜひ、定期的な反社チェックへの切り替えと共に、導入を検討してみてください。

定期的な反社チェックを無理なく続けたいなら↓