株式会社インサイトは賃貸管理不動産業界における家賃決済サービス提供企業として成長を続けています。
不動産業界に特化した自社決済サービス、決済プラットフォームを不動産管理会社や家賃保証企業に提供しており、2024年４月現在、月の取扱高は400億円超、保有会員数は54万人を突破。家賃決済ソリューション事業を通して、アナログな業務が目立つ不動産業界のDX化の向上に貢献し、ひいては不動産業界の働き方改革や、日常生活におけるさらなる利便性追求にも取り組んでいます。
そうした中、スピーディな事業判断や取引先を拡大していくためにも欠かせないのが、審査業務。RoboRoboを導入する前は審査業務の多さに悩まされたそうです。どのような点が導入の決め手になったのかを、インサイトの親会社である株式会社シック・ホールディングスと株式会社インサイトで人事総務を兼任する小内涼さんにお話を伺いました。
目次
コンプライアンスチェックは2人で月1,400件を担当。審査だけで1日が終わる日もあった
小内さん（以下小内）：我々は賃貸管理業界に特化した家賃決済代行サービスを提供しています。決済代行サービスを手がける企業はたくさんありますが、賃貸管理物件の家賃に特化している企業は珍しいと思います。家賃決済に関連する煩雑になりがちな事務作業も含めたオペレーション業務を一手に担っています。
創業者は社宅代行会社に就業し、不動産業界に精通。不動産業界は賃貸物件の家賃引き落とし手続きに関わるアナログな作業が多く、DX化も遅れていました。そのため、業務効率化を進める支援ができないかと考えて事業をスタートしたのです。
創業の経緯について説明する小内さん
小内：一つには賃貸契約における法改正があります。以前は、賃貸管理の契約時には基本的に連帯保証人を設定しなくてはなりませんでしたが、2020年4月の民法改正により、個人が連帯保証人になる場合は極度額を定めたうえで、契約しなければ保証契約が無効になると定められました。
これにより、高額な金額になってくると個人の連帯保証人の確保が難しくなる傾向になります。また、不動産オーナーからすれば極度額以上にイレギュラーな損害賠償が発生した場合に支払われる保証がありません。
この改正は個人保証に限られ、家賃保証会社による保証であれば、従前どおり極度額を定める必要がないため、家賃保証会社を活用する割合が格段に上がり、新規の家賃保証会社が増加する追い風となりました。家賃保証会社は競合他社と差別化を図るために滞納保証のほかに月々の家賃決済を代行するサービスを拡充する流れにあり、我々のサービスの導入が進んでいるという構図です。
小内：社内では審査の有効期間を1年としており、取引があった会社は必ず年に1回審査をして更新しています。審査の対象は、取引に関わる全ての企業になります。
RoboRoboを導入する前は2人で月1,400件を担当していました。ただし月初は総務の支払い処理などの業務があるため、審査に注力できるのは月の中頃から。導入前は年1回の定期審査が追いつかない状況で、審査だけで1日が終わる日もありました。
小内：まず登記簿謄本を取得し、謄本に記載された会社の住所や社名、登録されている取締役や役員などを確認してネット検索をします。それから新聞記事検索のサービスを提供している会社にチェックを依頼していました。
例えば、審査対象の会社が社名変更をしていたら、変更前の社名をネット検索して10ページぐらいまで遡って確認していました。新聞記事は業者に頼むと情報量が非常に多くて精査のコストがかかってしまいます。検索に出る記事が審査対象と合致しているのかも精査しており、1件につき長いと1時間くらいかかることがありました。
RoboRoboのおかげで作業時間と費用を大幅に削減できた
小内：一番目は作業時間の削減ですね。二番目は審査のクオリティアップ、三番目は費用の削減です。目検（ルビ・めけん）（※目視で検査すること）は人によって審査のクオリティに差があり、一貫性がありません。審査を最小人数で効率よく終わらせたいので、時間が削減されれば追いついていない再審査と定期審査も有効期限内に完了できると思いました。
小内さんいわく、作業時間が削減できればチェックの質は上がる
小内：3つの課題を全てクリアできるのがRoboRoboでした。私がインサイトの兼任を始めた3年前に導入しました。見つけてから決めるまでは早かったです。
導入のメリット①：操作がしやすく、見るべき記事の優先順位が色別で表示される
他社のサービスと比べて操作のわかりやすさはRoboRoboが圧倒的です。チェック結果は見るべき記事の優先順位を高・中・低の3段階に色分けされていて、一目で確認できます。ネット検索と新聞記事も含めて抽出してくれて1件ずつ調べなくて済むようになりました。
導入のメリット②：チェック結果が10秒で返ってきて、審査効率化を図れる
チェック結果は早ければ10秒で返ってきます。以前は1件当たりの審査が平均で10分〜15分かかっていました。2人月でも追いつかなかったのが、今では0.5人月でクリアできています。
導入のメリット➂：コンプライアンスチェックの記録が残せる
RoboRoboはコンプライアンスチェックを承認したかどうかの記録も残せます。導入前は顧客登録している別のシステムにメモを残す方法をとっていたり、新聞記事の検索サービス以外にも審査をするサービスを入れたり、複数のツールで管理していたので煩雑でした。
導入のメリット④：調査依頼費を大幅に削減できる
新聞検索の費用は業者に依頼するよりもRoboRoboの方が圧倒的に安いです。以前の新聞検索は1件100円ぐらいかかり、記事数が多いとその分単価が上がります。それが不要になったので、大幅に費用を削減できました。：
社員にはよりクリエイティブな仕事をしてもらいたい。そのためには社内の業務効率化が必須
小内：他部署の人ですが、「チャット機能が素晴らしい」と言っていましたね。他のシステムだと、質問をしても求める回答がすんなり出てこないチャットが多い中、すぐに的確な回答がもらえると喜んでいました。チャットで解決できない質問には電話でも対応してくれるのがありがたいとも言っていました。
また、審査中に同じ人が重複して出てきた時に、オープンアソシエイツの担当者さんに相談したところ、すぐに重複データを消す設定に変更してくれました。そのように、メンバーが要望を出すとすぐに改善してくれたり、開発の見通しを教えてくれたりするのは、大きな信頼につながっています。
手厚いフォローがありがたいという小内さん
小内：突発的な業務や、直近ではインボイス（適格請求書）、電帳法の対応など、本来の総務の業務に時間を割けています。また、審査業務だけではなく、社内の業務効率化プロジェクトにも注力できるようになりました。社員にはよりクリエイティブな仕事をしてもらいたいので、社内の業務効率化は必須です。
小内：これまでは主にBtoBのサービスを展開してきましたが、このたび、親会社であるシック・ホールディングスで入居者様に直接ご利用いただけるアプリを開発しました。リリースしたばかりでコンテンツの充実やブラッシュアップはこれからですが、BtoC市場でも存在感を発揮できるようなサービスを展開して参りたいと思っています。
取材・文 ／いからしひろき・佐藤 絵梨
