反社チェックの面倒な作業が驚くほどラクになる『RoboRoboコンプライアンスチェック』

年間1000社に及ぶコンプライアンスチェックを一気に効率化し、1件当たりの作業時間を約30分の1に短縮することに成功

取締役 コーポレート統括本部 統括本部長 佐藤貴信氏

取締役 コーポレート統括本部 統括本部長 佐藤貴信氏

日本のモバイルインターネットの黎明期に創業し、その歴史と共に成長してきたサイバード。「IT×エンタテインメント」をキーワードに、常に時代の最先端を走り続けている同社は、国内にとどまらず、アジア、北米を中心に海外の顧客に向けたサービスの展開も積極的に行っています。

今回お話をうかがったのは、同社の取締役 コーポレート統括本部長である佐藤貴信さん。年間に1000件にも及ぶ反社・コンプライアンスチェックを、かつては手作業で行なっていたため、時間だけでなく心理面でも大きな負担となっていたという。それがRoboRoboコンプライアンスチェックを導入することで、一気に問題が解決したという佐藤さんに、過去の課題や導入までの経緯、いかにして業務が改善されたのかなどについて話を聞いた。

年間約1000件の手作業の反社チェックが作業面でも心理面でも大きな負担に

──まずはじめに、貴社の創業からこれまでの経緯や事業内容などについてご紹介いただけますか。

当社の設立は1998年にまで遡ります。ちょうど創業時はiモードの隆盛期でもあり、そのサービスコンテンツを提供することで事業は順調に拡大して、2000年には当時の最速上場を果たしました。その後も20年以上にわたり、市場環境の変化やテクノロジーの進化を常に見据えながら、様々なコンテンツを開発し、提供して参りました。

2010年ぐらいまでは月額課金モデルの携帯コンテンツが隆盛でしたが、その後、恋愛シミュレーションゲーム「イケメンシリーズ」に代表されるゲーム事業を拡大していきました。もちろん、ゲーム事業のみにとどまらず、創業の頃より提供している「細木数子六星占術」「名探偵コナンシリーズ」に代表されるモバイルコンテンツ、ライフスタイル領域では「なみある?」等の様々なエンタテインメントサービスを展開しています。さらに昨今ではVoice UI事業やライツ事業といった、新たな領域にも挑戦していますし、国内にとどまらず、アジア、北米を中心に海外のお客様に向けたサービスも積極的に展開しています。

当社の根源にあるのは、「「HAPPY」な瞬間を創り出し、世界中にスマイルを届ける」というミッションと、「響き合う情熱を、重ね続ける」というビジョン、そしてこれらの基本姿勢に基づき掲げる「挑戦」「本質」「愛」というバリューです。
個人的には、最初は「愛」を語るのは照れ臭かったのですが、今では真顔で愛を語っています(笑)。そして、それらと同じくらいに常に「エンタテインメント」提供主体であることを意識しています。自社の知的財産権(IP)はもちろんのこと、他社様のIPも含めて、どのように届ければよりお客様に笑顔になって頂けるのか、またそれを送り出す社員をはじめとした関係者すべてが笑顔でいられるのかを考えています。

――そうした貴社において、反社・コンプライアンスチェックに関して、これまで社内にどのような課題があったのでしょうか。

新規取引先を社内の基幹システムへと登録するたびに反社・コンプライアンスチェックを行うのですが、以前は1件ごとに手作業で既存サービスやWebで検索したり、登記簿を調べたりなどしなければならず、1件当たり15分ほど時間がかかってしまっていました。また、現場の担当者から新規のお取引先に送る請求書をはやく処理したいなどの理由で、まとまった件数の反社チェックを急に一気に行わなければならないといったこともよくあります。

さらには、1年に1回、当該年度に取引があった取引先の棚卸しをするため、もう1度ひと通り反社チェックをしなければならず、その時期になると一層大きな負担がのしかかっていたのです。1年間で新たな取引先が800件ほどで、棚卸しの際に反社チェックを行わねばならない件数は1000件ほどにも及びますから、その作業時間は年間で250時間(1日5時間の作業として50日分)を優に超えていたことでしょう。

これに加えて、昨今ではガバナンス的に反社・コンプライアンスチェックはより厳しく求められていますので、正直なところ心理面での負担もかなりのもので、特に取引先の棚卸しの次期が近づくと憂鬱になったものでした。

そのため、反社・コンプライアンスチェックに関わる作業をなんとかして効率化できないものかと日々考えているような状況だったのです。

──コーポレート統括本部にて反社・コンプライアンスチェックを担当している法務部の普段の業務はどのようなものでしょうか。

メインとなる業務としては、契約書の作成やその内容のレビュー、それに法律相談などが挙げられます。この法律相談というのは、新たなサービスを立ち上げる際に、法的な問題がないか担当部署からの問い合わせに答えたりといった内容になります。あとは、企業ガバナンスに関連する業務として、社内の規程類の整備や、そうした規程類の社内での稟議などにも携わっています。

2週間のトライアルで、記録検索やUIなどをチーム内からも高く評価

──そうした課題を抱える中で、RoboRoboコンプライアンスチェックをどのようにして知り、またどのような理由から導入を決定したのでしょうか。

繰り返しになりますが、反社・コンプライアンスチェックの量が多く、手間も時間もかかる中で、心理的な負担も増大していましたので、何か良いサービス等はないのかずっと探していたところ、ある時、人伝にRoboRoboコンプライアンスチェックという便利なサービスがあると耳にしました。

すぐに比較サイト等でサービス内容を調べたところ、作業効率だけではなく、コストの面でも当社にとってとても魅力的なサービスだとわかりました。そうした感想はその後、営業担当の方の話を聞いて信頼できるサービスであるとの確信へと変わり、RoboRoboコンプライアンスチェックの導入を決定したのです。

──選定の際の具体的なポイントについて教えていただけますか。

すぐに2週間ほどのトライアルを申し込んで、その間に本部内のメンバーにも使ってもらったところ、誰もが「これ、すごくいいね」といったようにとても高く評価してくれました。

具体的な評価ポイントとしては、何よりも大きかったのが、調べた内容についての記録までその後もずっと確認できることですね。従来のように、過去に他の案件で調べたものを重複して調べて入力する必要がありませんから。以前にも「問題なし」という結果の記録はあったのですが、その判断を下す際にどういった資料を確認したのかといった、より詳細な情報は記録として残していませんでした。そのため、いつでも必要な際にすぐに判断材料となった資料までを確認できるというのは、それだけで導入を決定するのに十分な理由だったのです。

また、UIが見やすく使いやすいのも大きなポイントでした。この点については使えば使うほどに良さを実感しています。

加えて、大手証券会社や法律事務所などの“お墨付き”のサービスであることも、安心して導入できた理由の1つとなっています。やはり、株主や取引先などへの説明責任を果たさねばならないような時にも、証券会社や法律事務所のお墨付きは頼もしいですからね。当社はIP系の企業なので、そうした安心感はとても大事なんです。

1件当たり15分かかっていたチェック作業がわずか30秒に短縮

──2021年8月半ばにRoboRoboコンプライアンスチェックを正式にご契約いただいておりますが、これまでにどのような成果がありましたか。

RoboRoboコンプライアンスチェック導入以前に悩まされていた反社・コンプライアンスチェックにまつわるさまざまな課題が一気に解決できたと実感しています。従来は1件当たり15分ほども要していた作業時間が、わずか30秒から長くてもせいぜい1分ほどにまで短縮できましたので、担当者1人が行う平均的な1ゕ月の検索数が30~40件ほどだとして、1か月につき1人当たり7時間から10時間近くも効率化できていることになります。

そして、RoboRoboコンプライアンスチェック導入によって効率化できた分の時間は、先ほどお話した契約書の作成や法律相談など、法務部門としてより本業と言える領域へと充てることができるようになっています。

──いま改めて、RoboRoboコンプライアンスチェックの操作性についてはどのように評価していますか。

とにかくUIが見やすくて使いやすいですね。例えば、AI判定の結果の重み付けが「高」「中」「低」といったように色分けされてグラフで表示されるので、どこを中心に見ればいいのかが直感的にわかりますし、結果がなければ「ない」ときちんと示されるのもとても助かります。

ですので、今は、最初はRoboRoboコンプライアンスチェックのAIが「高」と判定したものから内容を丁寧に見ていって、「中」以下についてはその後にまずはサマリーにざっと目を通して、そこで気になった箇所を中心に見ていく──といったようにとても効率的な手順で反社・コンプライアンスチェックを行っています。

──最後に、RoboRoboコンプライアンスチェックを実際に使ってみた経験から、コンプライアンスチェックをはじめとする業務の改善を検討している方々へのメッセージをお願いできますか。

法務担当者が、RoboRoboコンプライアンスチェックの導入で得られるメリットについてはこれまでお話しましたが、会社全体という視点から見ても、反社・コンプライアンスチェックに要する機械作業的な工数が減る分、金銭面はもちろんのこと、生産性まで含めても、コストパフォーマンスが向上することになると言えるでしょう。

そうした全社的なメリットまでを視野に入れて、ぜひ検討してみることをお勧めしたいですね。