チャットプラス株式会社は、チャットボットシステム及びFAQシステムの開発・販売を手がける企業です。
上場申請に向けた体制整備を進める中で、同社が課題としていたのが、取引先に対する反社チェックの運用でした。手動での調査には時間がかかるだけでなく、担当者によって確認できる情報や判断にばらつきが生じるリスクがあり、調査結果を証跡として残すことや、既存取引先を定期的に再チェックすることにも課題を抱えていました。
そこで同社は、RoboRoboコンプライアンスチェックを導入。調査時間を1件あたり数分に短縮するとともに、チェック方法の標準化、証跡管理、定期的な再チェックまでを仕組みとして整備しています。
今回は、管理部の矢尾板様に、上場準備を進める中で感じていた反社チェックの課題や、RoboRoboを選んだ理由、導入後の業務の変化について詳しくうかがいました。
目次
導入前の状況：手動検索では「調査範囲」「判断のばらつき」「証跡管理」に課題
矢尾板様（以下矢尾板）：「大きく2つの課題がありました。
1つ目は、手動検索では調べられる範囲に限界があることです。人が一件ずつ検索して確認するため時間がかかりますし、担当する人によって判断が異なってしまうリスクもありました。業務効率だけでなく、チェックの精度を統一するという意味でも課題を感じていました。
2つ目は、調査結果を証跡として残しづらいことです。手動検索では、どのような調査を行い、どのような結果だったのかを証憑として管理することが難しく、定期的なメンテナンスにも十分対応できていませんでした。
反社チェックを継続的な業務として運用していくためにも、調査工数だけではなく、チェック方法や証跡管理を含めて仕組みを整える必要があると感じていました。」
導入の背景：上場準備をきっかけに、反社チェックの運用体制を見直し
矢尾板：「きっかけは上場準備です。上場申請に向けた体制整備を進める中で、反社チェックについても運用を整備する必要がありました。
当時は、チェック方法や基準が統一されておらず、手作業によるチェックの工数も大きい状態でした。また、チェック結果や証跡の管理、既存取引先へのチェック、定期的な再チェックについても課題がありました。
上場準備を進めるうえでも、誰が実施しても一定の方法でチェックでき、その結果を証跡として残せる運用を整える必要があると考えました。」
RoboRoboを選んだ理由：料金・データベース・操作性を評価
矢尾板：「料金、確認できるデータベースの豊富さ、操作のしやすさを評価しました。
反社チェックは一度だけではなく、継続的に行っていく業務です。そのため、必要な情報を確認できることはもちろん、実際に業務を担当するメンバーが無理なく使えることも重要でした。」
「RoboRoboは操作がシンプルで、日々の業務にも取り入れやすいと感じています。」
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導入後の変化：調査時間は1件あたり数分に短縮。チェック業務の標準化も実現
矢尾板：「大きく変わったのが、調査にかかる時間です。導入後は、1件あたり数分程度でチェックできるようになりました。
また、誰が実行しても同じ結果になるため、担当者によるばらつきを抑え、チェックの精度を統一できるようになりました。
手動で一件ずつ調査していたときと比べて作業コストを削減できただけでなく、チェック方法を標準化できたことも大きな変化です。」
上場準備で重要だった「証跡管理」：「規程どおりにチェックしているか」を確認できる運用へ
矢尾板：「特に良かったのは、反社チェックの証跡を管理しやすくなったことです。RoboRobo導入後は、チェック結果の証跡を残しやすくなり、過去のチェック履歴についても管理しやすくなりました。そのため、上場準備や内部統制のチェック時にも対応しやすくなったと感じています。
実際に、上場準備を進める中で、主幹事証券会社・監査法人・証券取引所等から反社チェックの体制や運用について確認・質問を受ける場面もありました。
その中では、『規程どおりに反社チェックが実施されているか』という点についても確認されています。
RoboRoboを活用することで、反社チェックを実施するだけではなく、その結果を証跡として管理できるようになったことは、IPOに向けた体制整備においても役立っています。」
一度きりではなく、定期的な反社チェックへ：チェック履歴を活用し、1年ごとのメンテナンスも可能に
矢尾板：「導入前は、既存取引先のチェックや定期的な再チェックまで十分に対応できていませんでした。
現在は、RoboRobo上で過去のチェック履歴を管理しやすくなり、チェック日で絞り込み検索をすることで、1年ごとの定期的なメンテナンスにも対応できるようになりました。
新規取引先をチェックするだけでなく、過去にチェックした取引先についても継続的に確認していく。RoboRoboの導入によって、こうした定期的な反社チェックを運用できるようになったことも、大きな変化です。」
上場準備企業にもおすすめ：「直感的なUI」と「必要な機能が揃っている」ことが魅力
矢尾板：「まず、直感的なUIで、誰でも使いやすいことです。反社チェックは継続して運用していく業務なので、特定の担当者だけが使えるのではなく、誰でも使いやすいことは重要だと思います。
また、反社チェックを運用するうえで必要な機能が揃っていることもおすすめできるポイントです。当社でもRoboRoboを導入したことで、調査工数の削減だけでなく、チェック方法の標準化、証跡や過去の履歴の管理、定期的なチェックまで行いやすくなりました。
上場準備を進める中で反社チェックの運用体制を整えていきたい企業にとっても、使いやすいサービスだと感じています。」
まとめ：反社チェックを「業務」から「仕組み」へ
チャットプラス様の事例は、手動検索による調査工数に加え、担当者による判断のばらつき、証跡管理、既存取引先へのチェック、定期的な再チェックといった複数の課題を、上場準備を機にまとめて解決した好例です。
1件あたりの調査時間を数分程度まで短縮するとともに、誰が実行しても同じ方法でチェックできる環境を整備。さらに、過去のチェック履歴や証跡を管理し、1年ごとの定期チェックも行える運用へと変化しました。
「規程どおりに反社チェックが実施されているか」を説明できる体制は、上場審査への対応にもつながっています。
「検索する」だけではなく、「誰が実施しても一定の方法でチェックでき、その証跡を残し、継続的に運用できる状態をつくる」。RoboRoboコンプライアンスチェックは、そうした反社チェックの仕組み化を支援しています。
RoboRoboコンプライアンスチェックは、「チェックすること」だけでなく、その後の証跡管理や定期チェックまで含めた反社・コンプライアンスチェック業務の効率化を支援します。上場準備企業にもおすすめです。
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