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反社チェックを効率よく進める3つの方法とおすすめのツール

反社チェックを担当する方は「反社チェックを行っているが、効率化して工数を減らしたい」と考えることが多いのではないでしょうか。

反社チェックを効率よく行うためのポイントは、反社チェックのために必要な調査内容を理解し、人間でなければできない調査と、ツールによって負担を軽減できる調査を切り分けることです。

反社チェックの一次調査は大きく分けて、相手の反応を直接見たり、住所に問い合わせて実在性を確認する対面で行う分野と、新聞記事とインターネット検索で公知情報を収集する2つの調査を実施する必要があります。

反社チェックの効率に影響する3つの情報とは

反社チェックの一次調査で大きな比率を占めているのが、データベーススクリーニングと対面での情報調査です。

特に日経テレコンやGoogle検索で行うデータベーススクリーニングは、怪しいと思うキーワードを組み合わせて闇雲に検索をすると、作業量が膨大に膨れ上がってしまいます。そこで、あらかじめ重点を置くべきキーワードを定めておく必要があります。

ここでは、検索を行う時に使用するキーワードの選び方と、対面での調査方法のポイントを解説していきます。

反社チェックで調査をするのに必要なキーワードの調べ方

反社チェックを調査するためには、「ネガティブキーワード」というネガティブな物事やイメージに繋がるキーワードを使用します。

ネガティブキーワードは、反社会的勢力に関する情報だけではありません。商標や入居しているビルの来歴、経営者や役員の経歴、社員からの会社の評判などを調べるため、様々なキーワードがあります。

適切なネガティブキーワードを設定することで、新聞や雑誌の過去記事やインターネットの情報など、公知情報と呼ばれる一般に知られている情報を調査し、過去に問題行動がなかったか知ることができます。

ネガティブキーワードとは一体なんなのか

ネガティブキーワードとは、反社会的勢力やコンプライアンス違反と関係する、ネガティブな情報と結びついたキーワードです。

このキーワードと調査対象の企業や経営者、担当者、商標などと組み合わせて検索することで、過去になんらかの問題を起こしていた場合、情報をピックアップすることができます。

ネガティブワードの一覧表

こちらに挙げるネガティブキーワードは、反社チェックでよく使用される代表的なものです。業界特有のネガティブキーワードも存在するため、どのようなキーワードを検索に設定するのか、事前に社内でよく検討して選定する必要があります。

検挙 OR 釈放 OR 送検 OR 捜査 OR 捜索 OR 指名手配 OR 逮捕 OR 摘発 OR 訴訟 OR 違反 OR 総会屋 OR 暴力団 OR 申告漏れ OR 脱税 OR 課徴金 OR 追徴金 OR 行政処分 OR 行政指導 OR 評判 OR批評 OR不評 OR中傷 OR苦情 OR抗議 ORクレーム OR問題 OR詐欺 OR詐欺師 OR不法 OR違法 OR被害 OR 騙す OR騙された OR 脅迫 OR 恐喝 OR 横領 OR 機密漏洩 OR 架空請求 OR 着服 OR 粉飾 OR 迷惑 OR 不正 OR ブラック OR 告訴

組み合わせの例

手動で検索を行う場合は、「商号(屋号や企業名など)」、「本社や事業所の所在地」、「代表者名」、「役員名」とネガティブキーワードを組み合わせて検索を行います。

組み合わせ例)
「代表者名」+申告漏れ OR 脱税 OR 税金逃れ
「役員名」+着服 OR 横領 OR パワハラ
「商号」+粉飾 OR 逆粉飾 OR 脱税
「商号」+サビ残 OR 過労死 OR 過重労働 OR 過労死ライン

このような組み合わせによって表示された検索結果を確認し、日付とともにスクリーンショットなどで保存して、反社チェックを行った証跡を残します。

反社会的勢力排除条項などでの反応を見る

新聞記事やインターネット検索でコンプライアンス違反を犯していないか確認する作業と並行して、新規の取引先と直接顔を合わせて契約について詰めていく中で、直接反応や様子を見て行う調査を行います。

反社会的勢力排除条項(暴力団排除条項)を記載した契約書について、サインや押印にためらいがある、契約段階に至っているのにも関わらず一旦検討すると先延ばしにする、条項についてなんらかの条件や撤廃を申し入れてくるなどの行動がないか、よく観察します。

また、新規の取引先ともっとも接することになる現場担当者が感じた印象は、「なんとなく違和感がある」という些細なものでも報告を行い、情報を一元化して管理する必要があります。

言語化できないが肌感覚でおかしいと感じるものについて、「直感だけで人を疑うのは相手に失礼ではないか」と考えてしまいがちです。しかし、放置して見過ごし、後から問題化するよりも、些細なことでも共有して、結果として何事もないことがもっとも良いという考えを、現場の一人ひとりまで徹底することが大切です。

暴追センターなどの関係する公的機関と連携しておく

公知情報ではない暴力団関係の情報については、各自治体の暴力団追放運動推進センター(暴追センター)と連携し会員になることで、セミナーやデータベースなどを通じて様々な機会で情報を得られるため、連携しておくことが大切です。

賛助会への入会の手続きや会費、また会員に対する特典については暴追センターによって異なるため、該当する自治体に設置されている暴追センターの入会案内を参照してください。 http://fc00081020171709.web3.blks.jp/index.html

また、暴追センターの会員になるには審査が必要であることから、賛助会員である企業は逆説的に反社会的勢力とは関与していないというエビデンスとなります。 同時に自社が暴追センターの会員であることを公開することで、反社会的勢力に対する抑止力としても機能します。

他に通常の反社会的勢力の調査では探しにくい情報は、下記のような公知情報やデータベースを参照して調査します。

国土交通省ネガティブ情報等検索サイト:http://www.mlit.go.jp/nega-inf/
弁護士懲戒情報:http://shyster.sakura.ne.jp/
国税庁(税理士・税理士法人に対する懲戒処分等):https://www.nta.go.jp/taxes/zeirishi/chokai/shobun/list.htm
金融庁(行政処分事例集):https://www.fsa.go.jp/status/s_jirei/kouhyou.html

反社チェックを効率よく進めるおすすめのツールとは

反社チェックを効率良く進めるには、データベースやツールの利用が不可欠です。例えば過去の新聞や雑誌の記事を検索する場合、図書館などで過去の新聞や雑誌を探すよりも、日経テレコンなどのデータベースを活用するほうが圧倒的に効率的です。

また、データベースの検索にも対応している反社チェックツールを利用することで、さらに効率的に反社チェックに必要な情報を収集することができます。

反社チェックには必須とも言えるデータベースとBOTツールについて、機能や使用方法を詳しく見ていきましょう。

反社チェックでは必須!日経テレコンの使い方とは?

日経テレコンは日本最大級のビジネス用データベースです。全国都道府県の新聞50紙のほか、業界新聞や雑誌の過去30年分の記事が蓄積されています。

また記事情報だけでなく、国内約145万社の企業情報や約550業種の業界情報、30万人以上の人事情報に加え、フィナンシャルタイムズなどの海外記事情報や企業調査レポートなどが収録されています。

利用料金は契約形態によって異なりますが、すべての機能とコンテンツを利用する場合、代理店を通して契約する必要があります。その場合の費用は、以下のように計算されます。

「当初料金(月額料金の2ヶ月分)」+「月額料金8000円~(ID数で変動)」+「情報利用料金(5円~)」

合計金額が月々の利用料金となります。情報利用料金は利用する情報ごとにかかるため、詳細は料金表を参照してください。

日経テレコンとはどんなサイト

日本国内のビジネスに係るデータを詳細に網羅したデータベースです。例えば人物情報であれば、東京商工リサーチやダイヤモンド役員・管理職情報などの5つのデータベースから収集した2万2000社30万人のビジネスパーソンの情報について、以下のような情報を参照することができます。
● 所属している企業名(商業登記上の正式商号)
● 姓名、生年月日、出身地
● 職名(代表権有無含む)
● 勤務先、勤務先所在地
● 学歴、社内歴、社外歴

趣味や経歴など、細かな情報がわかるため、反社チェック以外にもビジネス戦略のために活用されています。6000社の人事異動情報も収録されているため、新旧の肩書を比較したり、経営統合や経営者の交代人事、機構改革についても確認することができます。

データベーススクリーニングを効率化するBOTツール

反社チェックを助けるBOTツール(反社チェックツール)は、指定されたキーワードに沿ってデータベースやインターネットの検索を行うツールです。さまざまなベンダーからツールが提供されていますが、共通して行う作業は以下の2つになります。
・指定されたキーワードをデータベースやインターネット上から検索する
・検索結果の情報を保存し、証跡を記録する

人間が行うと膨大な工数がかかる作業の一部を代替することで、反社チェックにかかる工数を削減し、人的リソースに掛かる負荷を軽減します。

無料で使用できる反社チェックツールもありますが、一度に検索できる件数や情報の精度、機能の充実を考えると、有料のツールを契約したほうが良いでしょう。

反社チェックツールを選ぶ時、効率化を考えるのであれば、AIなどによって情報を整理し、チェックを助けてくれる機能があるツールの選択をおすすめします。

なぜなら最終的には人間が目視で検索結果の確認を行わなければいけないため、単純に検索結果だけの出力データのみでは、目視チェックにかえって膨大な工数がかかるためです。

弊社のRoboRoboコンプライアンスチェックは、特許出願中の技術によって人間の判断を助ける注目度機能を搭載しています。

AIが情報を判断し、検索意図に関係性の高い情報と低い情報を識別して色分けすることで、反社チェック担当者がどの情報を優先的に確認すればよいのかわかりやすく整理し、判断を助ける機能です。

ツールによる自動的な情報の収集と、目視チェックの補助の組み合わせで、はじめて作業の効率化が達成されます。

反社チェックで行う6つの方法と流れ

反社チェックには与信調査を含めて、以下の6つの段階があります。1.刺・会社情報、権利関係などを調査する一次調査2.ネガティブキーワードと組み合わせたデータベーススクリーニング3.一次調査とデータベースの結果をもとに目視による判断4.信用調査会社に与信を含めた調査を依頼する二次調査5.反社会的勢力の疑いが濃くなった場合は暴追センターや顧問弁護士と連携す6.定期的な追跡調査を行う

反社会的勢力は暴力団排除条例の強化によって、潜伏のしかたが巧妙になりました。以前のようにわかりやすい威圧や脅しによって金銭を求めることはなくなり、一見普通の企業活動を行っているように見せかけたフロント企業などを駆使して、言葉巧みに近付いてきます。

そのため、反社チェックも複数の段階を踏み、情報の粒度を細かくしながら丁寧に確認していく必要があります。

それでは実際の反社チェックの流れを解説していきましょう。

反社チェックの手順と流れ

反社チェックの流れは、自社で行う一次調査と、その情報をもとに専門の調査会社が行う二次調査があります。

そのうち反社チェックツールが人間に代わって作業を行う部分は、一次調査のために行うインターネットや新聞記事などの公知情報の検索、内容や前回検索との差分の確認、証跡の保存の大きく分けて3つの作業です。

これらの作業は人が行うと大変な作業工数がかかり、人的リソースを消耗する部分です。また、人間が行うと大量な作業の中でどうしてもミスが発生し、いざ必要になった時に確認したら検索情報の証跡を正確に残せていなかった、などのトラブルになります。

そこでツールを使用して反社チェック担当者にかかる負荷とミスを軽減することで、人間でなければ判断できない部分にリソースを回すため、反社チェックツールを導入する企業はとても多くなっています。

一次調査のために必要な情報の収集

一次調査を開始する前に、調査に必要な情報の収集を行います。

名刺や会社の情報、商標や持っている権利関係、所属している主要な人物(役員、出資者など)、その他相手企業の開示されている情報を収集して整理し、精査するための情報を取りまとめます。

また、同時並行で情報収集の中で相手の担当者の反応や同業者からの評判、所在地を実際に確認して実在性を確認するなどの調査を行います。

ネガティブキーワードと組み合わせたデータベースなどのスクリーニング

反社会的勢力やコンプライアンス違反に関わるネガティブキーワードと、収集した情報から選定した調査対象のキーワードを組み合わせ、新聞記事やインターネット、データベースをスクリーニングして情報を収集します。

また、調査を行った証跡をスクリーンショットなどで日付とともに残し、万一問題が発生して訴訟に発展した場合のエビデンスとして保管します。この一連の作業は前項で解説した反社チェックツールが代替できます。

一次調査をもとに人間が情報を精査して判断する

一次調査で収集した情報を整理し、複数人で確認して精査し、問題の有無を判断します。この時点で特に問題がない場合は、与信能力を調べるための調査に進みます。明確な問題があった場合は一次調査の時点で契約交渉を終了します。

契約を行わないと告知した場合、相手からなんらかの圧力がかけられることがあります。その際には毅然として交渉に応じず、速やかに社内で法的措置と通報に動く必要があります。

一次調査の段階で、はっきりと判断はできないが怪しい情報はあるものの、取引規模として検討したい場合は、専門の信用調査会社に調査を依頼します。

怪しい情報を見つけたら専門の会社を使い二次調査を行う

一次調査の情報をもとに、信用調査会社や企業調査を専門とする探偵社に依頼して、より詳細な情報の調査を行います。

二次調査では企業の決算書などから見る信用力だけでなく、対象となる企業に関わっている人物の追跡調査や、事業所周辺の評判の聞き取り、実際に企業に訪問して面談して行う調査まで、多岐にわたる情報を収集します。

自社では行えない詳細な二次調査の報告書をもとに、最終的な判断は決裁権者が行います。

怪しさがより濃厚になったら暴追センターに連絡する

二次調査によって反社会的勢力との関わりがあることが濃厚になった場合に、新規の取引に応じないと決定しても、執拗に関係を作ろうと画策してくる可能性があります。

相手企業が反社会的勢力である可能性が高い場合、契約を拒んでもさまざまな手段を用いてトラブルに発展させ、なんらかの利益を奪い取ろうとしてくるため、速やかに顧問弁護士などの法務関係各所や暴追センターに連絡して、連携して対処する準備を行います。

反社会的勢力と対峙する場合は、必ず法律関係者や警察を味方につけて、毅然とした対応をする必要があります。

定期的な追加調査で発見した場合、即時契約を解除する

反社チェックで問題がないと判断し、契約を締結して取引が開始しても、定期的に追跡調査を行う必要があります。

定期的な追加調査を反社チェックツールなどで行い、反社会的勢力との関与が疑われる情報が発見された場合は、速やかに詳細な追加調査を調査会社に依頼し、反社会的勢力であった場合、すみやかに契約を解除します。

各自治体の暴力団排除条例で、契約書に盛り込むことが努力義務とされている反社会的勢力排除条項は、相手が反社会的勢力であった場合には即時無催告で一方的に契約を解除する旨を明記するのが通常であり、この条項によって企業は素早く反社会的勢力との関係を断つことができます。

綿密に行っても、反社チェックは完全な安全を保証するものではありません。反社会的勢力は巧妙な手口で隠れているだけでなく、健全な企業にいつの間にか取り付き、フロント企業化している事例が過去に多数存在しています。

定期的な反社チェックはそのような狡猾な反社会的勢力を排除して企業活動の存続を守るために、大切な調査です。

効率を上げることで万一に備えスピーディに反社チェックを行うメリット

反社チェックの効率化のために必要な知識とデータベース、ツールについて理解が深まったでしょうか?

反社チェックを効率化して反社会的勢力の対策に備えることは、同時に他の取引先のチェックも効率化され、ビジネスのスピードが上がるというメリットもあります。

逆に反社会的勢力の発見が遅れ、外部からの指摘で関与が発覚した場合、企業が負うダメージは大きく、以下の3つのような理由で大企業でも倒産しかねないほどの深手になります。

・社会的な評判が下がり、株価の下落や投資の減少に繋がる

・銀行が新しい融資を拒否したり、取引自体を停止する

・反社会的勢力との関係を理由に取引を切られる、拒否される

反社チェックは属人的ではなく網羅的に行うべきであり、取引が開始した後も定期的にチェックを続け、反社会的勢力に対してしっかりと調査を続けてきたという証跡を残すことが大切です。

反復して調査を続けるためには、人的コストがかかる反社チェックの効率化は欠かせません。効率化に寄与する反社チェックツールを活用しながら調査を進め、企業価値を守ることが肝要です。