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コンプライアンスを遵守するための5つの取り組みを徹底解説|取り組み成功のポイントとは?

コンプライアンスの遵守は多くの企業にとって大きな課題です。コンプライアンスを遵守するためには、5つの取り組みを、適切なタイミングで実践する必要があります。この記事では、5つの取り組みと、取り組みの実効性を高めるための5つのポイントについて具体的に解説します。コンプライアンス遵守の取り組みを成功させるために、ぜひ参考にしてください。

コンプライアンスの遵守とは?

そもそも、コンプライアンスの遵守とはどういった状態を指すのでしょうか。まずは、コンプライアンスの定義から解説します。

社会の倫理・ルールを守ること

コンプライアンスを直訳すると「法令遵守」ですが、経営的には、単に法令だけでなく「社会の倫理・ルールの遵守」を含むワードとして用いられます。杓子定規に法令を守ることだけを、コンプライアンスの遵守だと思ってはいけません。

コンプライアンス遵守による企業の危機管理

コンプライアンスは、企業の危機管理に大きく関わっています。コンプライアンスの遵守を甘くみた結果、思いもよらぬ不祥事が起きてしまうケースは少なくありません。最悪の場合は、不祥事をきっかけに倒産に至った事例も存在します。

少しの認識違いが重大な危機につながることを認識し、遵守の徹底を目指すことが肝心です。

コンプライアンスの違反事例

ここからは、コンプライアンスの典型的な違反事例について、種類別に解説します。

不正会計

不正会計の例としては、粉飾決算が挙げられます。粉飾決算とは、貸借対照表などの書類を改ざんして、業績などを実際よりも良く見せかける行為です。

粉飾決算が明るみに出れば、上場企業の場合金融商品取引法違反により刑事罰が科されてしまいます。

偽装・偽造・改ざん

権限がないまま他人名義の文書を作成したり、文書の内容を変造、偽造したりする行為もコンプライアンス違反です。文書だけでなく、商品の偽装も違反に該当します。偽装や偽造、文書改ざんの多くは、不当に利益を得る目的か、不正を隠ぺいする目的でなされるのが通常です。

偽装・偽造・改ざんを行った企業の責任は重く、刑事罰に問われます。また、賠償責任を負う可能性も高いです。

情報漏洩

企業の不祥事としてしばしばニュースになるのが、情報漏洩がらみの不祥事です。個人情報を漏洩した企業は、厳しい原因の追及を受け、釈明に追われることになります。社会的な信用も失墜するでしょう。

労働問題

賃金の未払い、長時間労働、サービス残業、パワハラ、セクハラなど、コンプライアンスに関わる労働問題は多岐にわたります。企業内や業界内では常識・慣例となっている取扱いが、外部からはコンプライアンス違反とみなされる可能性についても、検討が必要です。

違反により、罰金などの罰則が課される可能性があります。また、パワハラやセクハラについては、企業に対して損害賠償や慰謝料を支払うように命じた裁判例も多いです。

法令違反

法令の存在を知らなかったため、あるいは知識不足だったために、違反してしまう企業は残念ながら存在します。そうならないにも、企業として守るべき法令について、社員教育を徹底すべきです。

とくに、著作権法や景品表示法の不知がコンプライアンス違反を招くケースは多く、より積極的な研修の実施が求められます。

コンプライアンス違反が起きる3つの理由

ここからは、コンプライアンス違反が起きる3つの理由を解説します。

法律の存在を知らない

コンプライアンス違反の原因の一つが、知識不足です。法律の存在を知らなかったせいで、意図せずコンプライアンスに違反してしまうケースがあります。しかし、法の不知は言い訳になりません。

最低限、業務に関連する法律知識は社員に徹底周知すべきといえます。定期的に研修を実施するなど、企業主導での試みが重要です。

社内体制が整備されていない

たとえば、発見した不正を報告するためのシステムがない、などの体制的な不備は、違反の温床になります。違反を報告することによって社内で不利な立場に立たされたり、不正が揉み消されたりするおそれがある場合に、不正を報告しようと考える人はいるでしょうか。

不正を未然に防ぐためには、適切な管理体制やシステムの整備が非常に重要です。

不正を起こしやすい社内環境

不正が周囲に気づかれにくい環境下では、不正に対する心理的なハードルが低くなるのが人間です。大きな不正を防ぎたいのであれば、まずは、小さな不正の発生すら許さない社内環境を整える必要があります。

書類のチェック体制、経理などの管理体制を定期的に確認し、不正が生じる隙のない環境を作りあげましょう。

コンプライアンス遵守のための5つの取り組み

コンプライアンス遵守のためには、これから紹介する5つの取り組みが欠かせません。以下、優先順位の高い取り組みから順番に解説します。

コンプライアンス専門部署の設定

最初にとりかかるべきは、コンプライアンス専門部署の設定です。違反に対処できる専門部署がないと、問題の解決に時間がかかります。コンプライアンス専門部署には、弁護士や社会保険労務士などの専門家を積極的に登用することをおすすめします。

コンプライアンス遵守のためのルールを作成する

コンプライアンスの遵守を徹底するためには、統一的なルールが必要です。ルールを明文化することで初めて、コンプライアンスの遵守の重要性や遵守に必要な知識を社員全員が共有できます。

ルールの策定にあたっては、社内における業務リスクや課題の洗い出しが先決です。リスクや課題がわかったら、それぞれの防止策を考え、ルールに落とし込んでいきます。

ルールを社内外に周知する

策定したルールは、社内外に周知することで実効性を発揮します。ルールの周知の際には、知らないうちにコンプライアンスに違反している可能性や、知らなかったでは済まされない実態の警告も兼ねた社員教育を併せて実施しましょう。

コンプライアンス相談窓口を設置する

コンプライアンス相談窓口は、主に内部通報制度の実用化と通報者保護に欠かせません。コンプライアンス相談窓口に配置するスタッフ選びの際には、窓口の性質と適材適所の観点から、十分に検討を重ねます。

内部監査を実施する

コンプライアンスを遵守するためには、定期的な内部監査の実施が重要です。内部監査によって社内のコンプライアンス意識が高く保たれます。内部監査に最大限の厳格さと実効性を期すなら、外部機関の手を借りた監査の実施がおすすめです。

コンプライアンス遵守の取り組みを成功させる5つのポイント

コンプライアンス遵守の取り組みを成功させるための、5つのポイントについて解説します。

コンプライアンス遵守の必要性をしっかり理解させる

コンプライアンスの遵守を企業全体で徹底するためには、社員一人ひとりにその必要性をしっかりと理解させなければいけません。漠然とした説明では足りません。コンプライアンス違反によって社員個人が被るリスクについて具体的に説明することで、ルールを守ろうとする意識が高まります。

役職によって異なるルールを作成・教育する

コンプライアンス遵守の観点からみると、役職や立場によって意識すべきポイントは異なります。社員の役職に応じたコンプライアンスを教育することで、不祥事が起きる確率を下げることができます。

定期的にコンプライアンスに関する情報を発信する

コンプライアンス遵守の取り組みは、継続が肝心です。一度きりの周知や教育では、時間の経過によりコンプライアンス遵守意識が低下してしまいます。社員の意識を常に高く保ち続けるために、定期的にコンプライアンスの情報を発信してください。情報発信のたびに、社員間でコンプライアンス遵守の重要性が再認識され、いずれ定着します。

コンプライアンス遵守の行動規範を外部に向け告知宣言する

コンプライアンスの遵守にかかる行動規範を外部に向けて告知宣言することも、重要なポイントの一つです。コンプライアンスを遵守する企業であると知れわたれば、社会的な信用性が高まります。また、コンプライアンス遵守に対する社員全員の意識を向上させる効果も期待できます。

外部の専門家の視点による確認が大切である

社内では完璧にみえるルールであっても、外部からは不完全に可能性があります。弁護士・社会保険労務士・コンサルタントなど、コンプライアンスに精通した専門家に確認を依頼し、穴のないルールの策定を目指しましょう。

まとめ

コンプライアンスの遵守に必要なのは、具体的な5つの取り組みを、それぞれのポイントを押さえつつ着実に実践することです。しかし、コンプライアンスの定義が広がり続ける昨今では、一つひとつの取り組みを着実に実践することすら難しいのが現実です。コンプライアンスチェックにはツールの活用がおすすめです。

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