反社チェックの面倒な作業が驚くほどラクになる『RoboRoboコンプライアンスチェック』

反社チェックを自動化する方法とは?ツールの選び方やおすすめサービスを紹介

健全な経営活動が社会的要請として高まり、コンプライアンス対策は近年重要視されています。コンプライアンス対策の中でも、反社チェックの実施は欠かせないものとなりつつあります。しかし、通常業務が忙しい中において手間のかかる反社チェックについて、業務負荷を減らしたい、できれば自動化できないか悩まれている方もいるのではないでしょうか?

この記事では、反社チェック自動化メリット、反社チェックツールで自動化できる業務、自動化の方法、自動化ツール選定のポイント、反社チェックツール活用時の注意、そしておすすめ反社チェック自動化ツールについて解説します。ぜひ、参考にしてください。

反社チェック業務を自動化する3つのメリット

まずはじめに、反社チェック業務を自動化することで得られる3つのメリットについて解説していきます。

業務の繁閑既に左右されず安定的に反社チェックを実施できる

多くの企業では反社チェック業務を隙間時間などで対応していたり、まとめて時間を確保し対応しているのが実態ではないでしょうか。こうした場合、繁忙期など優先業務などが立て込んでくると、反社チェック業務はどうしても後回しになり、仕組みとして維持できなくなってしまいます。また、一時的に取引先が増大し、反社チェック対象が増えてしまう場合も同様に、仕組みとして維持できなくなります。

反社チェックを自動化できれば、繁閑期に左右されず、仕組みとして維持でき、強固なコンプライアンス対策を実現することが可能になります。

本来の業務に専念するための時間を創出できる

「コンプライアンスチェック(反社チェック)実態調査」アンケート調査結果によると、反社チェックを担当している部署は総務、法務部署が全体の約70%となっています。総務、法務部署では少人数で複数業務をかけもちしていることも少なくありません。また、フロント部署からの突発的な業務依頼や相談など予定通りに業務がすすまないことも多いのではないでしょうか。

反社チェックを自動化することができれば、本来のコア業務に専念することが可能になります。

コンプライアンスチェック(反社チェック)実態調査 
調査実施オープンアソシエイツ株式会社

取引先の一元管理と定期チェックが容易になる

従来の手作業による反社チェックでは、一度チェックした後、証跡や記録を残す余力までなく、同じ企業の重複チェックをしてしまったり、年に一回の取引先チェックで取引先リストを毎回集約しなくてはならなかったり管理が十分でないケースが多く見受けられます。

反社チェック業務自動化するツールを利用することで、一度登録した取引先を一元管理することが可能になり、また、あらかじめスケジュールを設定しておけば、年に一回の取引先チェック(定期チェック)自動化することが可能になります。

反社チェックツールを使い自動化できる業務

反社チェックツールを活用すれば、業務の自動化することができます。ここでは反社チェック業務のフローを細かく分解し、具体的にどこの業務を自動化できるのか解説していきます。

反社チェックの業務フロー

一般的な反社チェックの業務フローは以下の通りです。この業務フローを本来の業務とは別にやることは非常に手がかかり担当者を悩ませる原因となっています。

  1. インターネット記事チェック
    (ア)インターネット記事検索
    (イ)検索結果の目視確認
    (ウ)証跡のPDF変換
    (エ)フォルダ保存
    (オ)取引判断
  2. 新聞記事チェック
    (ア)インターネット記事検索
    (イ)検索結果の目視確認
    (ウ)証跡のPDF変換
    (エ)フォルダ保存
    (オ)取引判断

反社チェックの業務フローで自動化できる部分

上述した反社チェックの業務フローにおいて自動化できる部分は、検索結果の目視確認と取引判断以外は自動化できる業務となります。また、今後は検索結果の目視確認もAIによる判定で業務効率化できることが可能になります。

  1. インターネット記事チェック
    (ア)インターネット記事検索 自動化
    (イ)検索結果の目視確認
    (ウ)証跡のPDF変換 自動化
    (エ)フォルダ保存 自動化
    (オ)取引判断
     自動化
  2. 新聞記事チェック
    (ア)インターネット記事検索 自動化
    (イ)検索結果の目視確認
    (ウ)証跡のPDF変換 自動化
    (エ)フォルダ保存
     自動化
    (オ)取引判断
     自動化

反社チェックツールを選ぶ際のポイント3つ

自動化できることが分かってもできることならツール選びに失敗したくはないのではないでしょうか?ここでは、反社チェックツールを選ぶ際のポイント3つについて解説していきます。

情報の信頼性・網羅性

反社チェックツールを選ぶ際、取得情報信頼性と網羅性は重要です。

情報の信頼性について、新聞記事は信頼性が高いと言えるでしょう。情報の網羅性については、インターネットメディアやSNSは噂レベルのものも含めて網羅性は高いと言えるでしょう。

信頼性の高い新聞記事検索と網羅性の高いインターネット検索の両方実施することを証券会社などでは推奨しており、両方を同時に実施できるツールを選択することがポイントです。

CRMやSFA等外部ツールとの連携機能の有無

反社チェックツールがCRMやSFAと連携できるかは選定時のポイントになるでしょう。

自社で利用しているCRMやSFAと反社チェックツールを連携することができれば、取引先を反社チェックに入力する必要もなくなります。結果として、反社チェック業務の自動化対象領域が広がり、更なる業務効率化を実現できます。

管理機能の有無

多くの会社では営業部門などから総務法務部門に反社チェック依頼がくるケースが多いです。

部署や子会社ごとに反社チェックをする場合や複数人で反社チェックツールを利用する場合は管理機能があるかどうかを確認することが重要なポイントです。管理機能があることで部署や子会社ごとに分けて管理することができます。また複数担当者で利用する場合は情報共有機能があるかも確認しておいた方が良いポイントです。

反社チェックツール活用時の注意点

反社チェックツール活用時における注意点2つについて解説します。

取引判断はあくまで自社

反社チェックツールで集めた情報を元に取引を承認するか否認するか、自社のポリシーと照らし合わせて判断する必要があります。反社チェックツールはあくまで疑わしい情報を提示するところまでとなり、取引判断まではしてくれません。取引判断ポリシーは顧問弁護士などと相談してあらかじめ決めておくと良いでしょう。

取引判断に迷ったら専門調査機関へ

反社チェックツールはあくまで、面倒で煩雑な疑わしい情報の収集管理自動化サービスです。収集した情報に懸念点があり、ポリシーに沿っても判断できないような場合は、専門の調査会社や警察・暴力追放運動推進センターへ連絡し、より詳細な調査を相談すると良いでしょう。

また、反社チェックツールによるチェックでは問題が見つからなかった場合でも、取引予定企業が契約を急かす、もしくは契約書の反社会的勢力排除条項について修正するよう要望してくるといった場合は、慎重になる必要があります。

反社チェックを自動化できるおすすめのサービス

本記事で記載した反社チェックツール選定する際のポイント3つを網羅しているのは、「RoboRoboコンプライアンスチェック」です。

RoboRoboコンプライアンスチェックとは、取引先が法令を遵守していなかったり、社会規範に反する活動がないかを自動でチェックできるクラウドサービスです。このツールを使えば、上場企業に求められる反社チェック品質が、誰でも実現できます。

反社チェックツール比較表

RoboRoboコンプライアンスチェックに取引先の登録をすれば、検索から検索結果の確認、証跡の保存までが自動で行われます。手作業による業務が減り、従来45時間かかっていた反社チェック作業を、1時間にまで短縮することができます。

反社チェック自動化の事例 2選

RoboRoboコンプライアンスチェックを実際に活用した事例を2つ紹介します。導入前の課題と導入後に得られた効果について紹介されています。

【導入事例①】
コンプライアンスチェックの自動化による大幅効率化(株式会社RECEPTIONIST)
URL:https://blog.roborobo.co.jp/case/4500社以上の顧客企業のコンプライアンスチェック/

RECEPTIONIST様のご担当者は公認会計士でコーポレート部門を統括する立場でした。まさに本来の業務が多忙な方でしたが反社チェック自動化により本来の業務に専念することができています。

【導入事例②】
コンプライアンスチェックにかかる時間を約80%削減に成功(リンカーズ株式会社)

URL:https://blog.roborobo.co.jp/case/毎月100件を超える反社チェックを実施するうえで/

リンカーズ様の課題は毎月100件の反社チェックと年1回の全取引先の定期チェックのリソースが難しいことでした。RoboRoboコンプライアンスチェックの導入で約80%業務時間の削減に成功しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか?この記事では、反社チェック自動化メリット、反社チェックツールで自動化できる業務、自動化の方法、自動化ツール選定のポイント、反社チェックツール活用時の注意、そしておすすめ反社チェック自動化ツールについて解説をしてきました。

限られた人的資源で効率的に反社チェックを行いたいと思われている一方で、具体的にどの業務を自動化でき、実現できるツールはあるのか、そんな悩みや課題が本記事を通じて解消されましたら幸いです。

本記事で紹介しましたツールは無料で試すことも可能です。法務・総務担当者様の業務がより効率的、生産的にしていただけますことを願っております。