反社チェックに重要なエビデンスとは？証拠の収集法と管理法を伝授

「どのようなエビデンスがあれば、調査対象を反社と認定していいの？」
「反社チェックの結果をエビデンスとして残しておく方法を知りたい」

このようにお悩みの方はいませんか？

実は反社チェックで確固たるエビデンスを収集することは難しく、膨大な情報を積み重ねて推認するしかありません。

また、反社チェックの結果は個人情報を多く含んでいるため、情報の管理を徹底する必要があります。

今回は、法律事務所でコンプラ担当者として働いていた筆者が、反社チェックにおけるエビデンスの収集・管理方法について、分かりやすく解説しています。

結論をいうと、インターネット上の情報を網羅的に検索でき、国際規格で情報を管理しているRoboRoboコンプライアンスチェックの活用がおすすめです！

RoboRoboコンプライアンスチェックを導入すれば、精度の高いエビデンス収集と管理が可能になりますよ！

1.反社チェックで収集すべきエビデンスとは？

反社チェックとは、取引先等に反社会的勢力やその関係者がいないか、契約締結の前後にチェックすることです。

では反社チェックでは、どのような情報を収集すれば反社会的勢力であるとのエビデンスにできるのでしょうか？

調査対象者が反社会的勢力であるとの直接的なエビデンスがあれば一番いいのですが、そうした情報がない場合には風評などを積み重ねて推認するしかありません。

以下からは、エビデンスの種類や具体的な収集方法について解説します。尚、反社チェックの取り組みについては「反社チェックが必要な理由と具体的な取り組み」にて詳しく記載していますので、理解を深めるために併せてご覧ください。

1-1.警察や弁護士会への照会結果

各都道府県の警察や全国暴力追放運動推進センター(暴追センター)では、暴力団などの反社会的勢力に関する情報を収集・管理しており、個別の相談に応じて情報の開示を行っています。

警察や暴追センターは暴力団の構成員等に関する詳細な情報をもっているため、調査対象と照会結果とが一致する場合には、高い確立で反社会的勢力であると判断できます。

しかし警察等への照会を依頼しても、結果が開示されるまでには最低でも一週間ほど必要となりますし、個人情報保護を理由に照会に応じてもらえない可能性もあります。

情報の開示を拒否された場合には、弁護士に依頼し、弁護士会を通じて照会を依頼するとスムーズに手続きが進みます(参照：弁護士会照会制度 – 日本弁護士連合会)。

警察等への照会は高い精度を期待できるものの、時間的・金銭的コストがかかってしまうため、取引先等全般に対して行う反社チェックとしては使い勝手はよくありません。

警察や暴追センターへのデータベースが反社チェックとして使いづらい理由や、代替方法については、以下の記事でも解説しています！

1-2.行政が公開している情報

各省庁や地方自治体などが公表している情報からも、反社会的勢力との関係や過去の不正不当な行為を知ることが可能です。

例えば国土交通省では、入札契約指名停止処分がなされた事業者を公表しており、会社名や処分理由(贈賄や談合など)を参照できます(参照：指名停止措置情報 – 国土交通省関東地方整備局)。

また各都道府県からは、暴力団排除条例(暴排条例)に基づき排除措置処分などがなされた事業者につき、事業者名や処分理由が公表されています。

引用：暴力団関係事業者に対する指名停止措置等一覧表 – 福岡県

このような行政処分歴については、処分がなされるまでに処分庁内で審査がなされ、被処分者には行政不服申立ての機会もあることから、かなり正確性の担保された情報といえます。

もっとも、こうした情報は各行政庁や地方自治体が個別に発表しているため、自力ですべてを網羅的に検索することは現実的ではありません。

1-3.過去の逮捕歴などのニュース

過去の逮捕歴などに関する新聞・インターネットの記事も、重要なエビデンスとなります。

ただし、インターネットに公開されている記事は一定期間が経過すると削除されるものが多いため、エビデンスとして利用する際には必ずスクリーンショットをするなどして保管しておきましょう。

また掲載社のリンクが既に消滅していても、内容を引用した掲示板等の書き込みがインターネット検索でヒットすることもあります。

この場合、オリジナル記事と比べてエビデンスとしての価値は下がってしまいますが、他のエビデンスと組み合わせることで証明力を高める効果はあります。

なお日本では、逮捕や書類送検(刑事事件の場合)、提訴(民事事件の場合)といった段階で報道されることが多く、実際に裁判所がどのような認定がなされたかまでは記載されていないことも多いため、こうした報道を過信しすぎないことも重要です。

1-4.風評や口コミ

反社チェックでは、一般人による風評や口コミといった情報もエビデンスとして利用できます。

特に調査対象が中小企業や個人の場合には、新聞等のマスメディアに情報が出てくることが少ないため、こうした風評情報は大きなエビデンスとなります。

情報を検索する際には、Google検索などでインターネットを包括的に検索するほか、各種SNSやブログなどが用意している検索ツールを利用するようにしましょう。

RoboRoboコンプライアンスチェックであれば、独自データベースのみを検索する他社の反社チェックツールとは異なり、SNSやブログなどの風評情報も一括検索できるのでおすすめです！

1-5.反社排除条項への対応

契約に際し、契約書に反社会的勢力排除条項を設けておき、相手方がどのように対応するのかを観察することも重要です。

条項の削除を求めてきたり、契約を拒否するようであれば、反社会的勢力であるとの強度な推定が働くため、契約締結を回避できます。

また反社会的勢力排除条項のある契約書を交わし、のちのち相手方が反社会的勢力であると判明した場合、当該条項に違反したことのみをもって一方的に契約を解除することが可能です。

これに対し、反社会的勢力排除条項がない場合には、包括的な契約解除条項があればそれに従うことができますが、基本的には一方的に契約を解除することは難しくなってしまいます。

したがって契約書に設けられた反社会的勢力排除条項とは、反社会的勢力との契約を防ぐためだけではなく、契約後も会社を守ってくれる条項なのです。

2.反社と判明した場合の対処法は？

反社チェックを行い、調査対象が反社会的勢力であるとの疑いが強まった場合において、どのように対応すべきかを紹介します。

2-1.毅然とした対応で断ることが大切！嫌がらせをしてくることはほとんどない

反社会的勢力との関係を遮断する際には、毅然とした態度で、堂々と契約を拒否(解除)することが重要です。

ここで、民法では契約自由の原則(参照：民法521条 – e-gov法令検索)が認められているため、契約を拒否する際に具体的な理由を伝える必要はありません。

反社会的勢力を拒絶したことにより嫌がらせを受けるのでは？と不安に思う方もいると思いますが、反社会的勢力の側としても「ビジネス」として会社に接近している以上、費用対効果の見合わない相手であると思えば自ずと撤退していきます。

反社会的勢力へ契約の拒否を伝える具体的な方法や注意点、社内でのフローについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています！

2-2.グレーと判断される場合も断ることが重要

反社チェックの結果、直接的なエビデンスを得られず、グレーとの判断がなされることも多くあります。

例えば、SNSなどでの風評情報しか出てこない場合や、過去の逮捕報道が10年以上前のものであって続報がないような場合がこれに該当します。

契約締結の前段階であれば、グレーと判断される場合であっても契約をしない選択をすべきです。

なぜなら、取引先を一件逃すという目先の損失はあるものの、仮に相手が本当に反社会的勢力であった場合に生じる、法令違反による罰則や銀行取引停止、社名の公表などのリスクのほうがはるかに大きいからです。

契約締結後の場合も同様に判断すべきですが、既に取引関係に入っている以上、簡単に契約を解除することが難しい場合もありえます。

そのような場合には、反社チェックによって得られた情報や、取引上知りえた情報をもとに、警察や暴追センターへの照会を行いましょう。

いずれにせよ、基本的には契約を解除することを前提として、継続的に調査・監視を続けることが重要です。

3.反社チェックの結果もエビデンスになる！具体的な管理方法

ここまでは、反社チェックで収集すべきエビデンスや、反社チェックで調査対象が反社会的勢力であると判明した場合の方針について解説しました。

実は、反社チェックをして得られた情報だけではなく、「反社チェックをした」という事実もまた、エビデンスとなります。

仮に取引開始後に相手方が反社会的勢力であると判明した場合に、「このように反社チェックをしたが、反社会的勢力とは判明しなかった」と主張できることで、法的責任の減免につながるためです。

以下からは、反社チェックの結果をエビデンスとして管理する方法を解説します。

3-1.反社チェック結果は社内で共有しよう

反社チェックで得られた情報は、社内で共有し随時閲覧可能な状態にしておきましょう。

反社会的勢力はターゲット企業を見極めるためにコストを投下しているため、一度断られても再度接近してくる可能性があります。

その際、以下のような情報を保存・共有しておけば、事前に被害を防ぐことができます。

また、反社チェックを行った際に収集した情報(Webサイトのスクリーンショットなど)も、データとしてすぐに参照できるように紐づけしておきましょう。

3-2.個人情報の取扱いには十分に注意しよう

反社チェックの結果には、個人の氏名や住所などの高度なプライバシー情報が含まれているため、情報の取り扱いには十分な注意が必要です。

特に個人の前科前歴はプライバシー情報のなかでも要保護性が高く、警察でも最大限の保護がなされるように扱われる情報とされています。

したがって反社チェック結果を記録として保管する際にも、職域や権限に応じて参照できる情報に制限をかけるなどし、情報が安易に流出しない体制を構築することが重要です。

3-3.反社チェック結果の保管を怠ると法的責任を負うこともある

もし仮に反社チェックの結果が流出してしまうと、個人情報保護法などに基づき、法的責任を負う可能性があります。

個人情報保護法では、「個人情報データベース等を事業の用に供している者」を個人情報取扱事業者としており、およそほとんど全て事業者が個人情報保護法の規制対象となります(参照：個人情報保護法16条2項柱書 – e-gov法令検索)。

個人情報取扱事業者は、個人情報の安全管理措置義務(23条)、従業員への監督義務(24条)、委託先への監督義務(25条)を負っており、これらに違反すると個人情報保護委員会による立ち入り検査や罰則が科されることとなります。

加えて、民法上の責任として不法行為に基づく損害賠償請求(参照：民法709条 – e-gov法令検索)や、債務不履行に基づく損害賠償責任(参照：民法415条 – e-gov法令検索)を負う可能性があります。

4.自力での反社チェックは難しい！その理由とは

ここまでは、反社チェックにおけるエビデンスの収集方法や、反社チェック結果をエビデンスとして管理する際の注意点などについて解説しました。

反社チェックはGoogle検索などを用いて自社で行うことも可能です。

しかし、情報収集にあてられる人員には限界があることや、情報の取扱いが難しいことから、自社での調査はおすすめできません。以下からは、その理由を詳しく紹介します。

4-1.反社の定義が難しいから

実は反社会的勢力の範囲について、国は明確な定義を示しておらず、どこまでが排除の対象となるのかが明らかではありません。

例えば、企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針では反社会的勢力として「暴力、威力と詐欺的手法を駆使して経済的利益を追求する集団又は個人」、東京都の暴排条例での規制対象は「暴力団員」や「暴力団員と密接な関係を有する者」とされています。

さらにコンプライアンス的な観点からいうと、反社チェックで排除すべき対象は反社会的勢力だけではなく、脱税や過去の行政処分歴などの不当な行為をした団体・人物も含まれます。

このように反社会的勢力の定義や範囲が不明確であるために、反社チェックにおいてどのような情報を収集すればいいのか判断が難しいという実情があります。

4-2.膨大な情報をチェックする必要があるから

反社チェックでは、取引先の会社名だけではなく、その役員や株主、主要な取引先までチェックしなければなりません。

取引の相手が直接的には反社会的勢力ではなくとも、「取引相手の取引相手」が反社会的勢力である場合には、連鎖的に自社も影響を受ける可能性があるためです。

そのため取引先1社あたりに必要な反社チェック項目は多岐にわたり、これらをすべて自社で調査することには限界があります。

また、インターネットでの調査を行う場合には、不要な情報や正確性を欠く情報が大量に出力されることとなるため、情報の取捨選択にも膨大な時間がかかってしまいます。

4-3.情報の取り扱いが難しいから

先ほども紹介したように、反社チェックの結果には重要なプライバシー情報が多く含まれており、万が一流出した際には法的責任を負う可能性があります。

一方で、反社チェックの結果は社内全体で共有する必要もあるため、情報の取扱いが極めて難しいという問題があります。

5.RoboRoboコンプライアンスチェックなら効率的に

自社での反社チェックにはリソース的に限界があり、かといって全ての調査を専門会社へ委託するとなるとコスト面で問題があります。

そこでおすすめなのが、反社チェックツールを用いて一括検索をするという方法です。

筆者は過去に法律事務所でコンプライアンス担当としてさまざまな反社チェックツールを利用しましたが、そのなかでも最もおすすめなのがRoboRoboコンプライアンスチェックです。

以下からは、RoboRoboコンプライアンスチェックをおすすめする理由や他社サービスにはない強みについて解説していきます！

5-1.インターネットを網羅的に検索できる

RoboRoboコンプライアンスチェックは、Googleの検索エンジンを活用した反社チェックツールであり、新聞記事・インターネット記事のほか、SNSやブログなどの風評情報も一括検索できます。

特に調査対象者が中小企業や個人の場合には、新聞などのマスメディア情報を検索しても有意な情報を得られないことが多いため、風評情報をいくら多く積み重ねられるかがカギとなります。

他社の反社チェックツールでは、提供社が独自に構築したデータベースを検索するシステムが多いなか、網羅的にインターネット上を検索できる点がRoboRoboコンプライアンスチェックの強みです。

5-2.ワンクリックで調査結果を共有できる

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、調査結果をPDF・CSV・Excelシート方式で出力できます。

また、API(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス)連携にも対応しているため、普段利用している顧客管理ツールと紐づけて管理するのも簡単です。

顧客リストの登録、一括検索、結果の出力といった一連のフローに必要な工数が限りなく少ないため、反社チェックに関連する負担を大幅に軽減することが可能です。

5-3.証券会社や法律事務所が監修する万全のセキュリティ

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、多数の上場支援実績をもつ証券会社の監修を受け、企業法務で有名な法律事務所の推奨を受けている反社チェックツールです。

また、国際的な第三者適合性評価基準でありISMSに準拠しており、高度なセキュリティマネジメント下におかれています。

自社で管理すると常に情報漏洩のリスクが伴うため、情報の管理をすべてRoboRoboコンプライアンスチェック上で行う、という使い方もおすすめです！

顧客リストは部署ごとなどに分類して管理できるほか、担当者によるコメントを付す機能もあるため、ツール上だけでも情報を共有・管理できます。

5-4.無料トライアルで実際の取引先をチェックしてみよう

RoboRoboコンプライアンスチェックでは、実際の取引先をチェックできる無料トライアルを実施しています。

他社の反社チェックツールでもトライアルを提供しているサービスはありますが、営業担当者によるデモンストレーションの範囲内でしか利用できなかったりと制限が設けられているのが一般的です。

RoboRoboコンプライアンスチェックの場合には、実際の使い勝手を自社で試してみることができますし、勝手に有料プランに移行することもないため、安心して利用できます。

6.まとめ

今回は、反社チェックにおいてどのようなエビデンスが必要となるのかや、反社チェックの結果をエビデンスとして管理する方法について解説しました。

反社チェックを行う際、調査対象が反社会的勢力であるとの直接的な証拠が見つかることは少なく、基本的には複数の情報源から収集した情報を組み合わせて推定をすることとなります。

また、反社チェック結果には高度なプライバシー情報が含まれているため、万が一情報が流出してしまった場合には、法的な責任を負うこととなってしまいます。

自力での情報収集・管理は大変ですが、RoboRoboコンプライアンスチェックを利用すれば、新聞記事・インターネット記事・風評情報をワンクリックで収集でき、国際基準のセキュリティで管理できます。

無料トライアルでは実際の取引先をチェックできるため、この機会に一度試してみてはいかがでしょうか。