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与信管理システムとは?できることやメリット・選び方も徹底解説

さまざまな企業と取引を行う場合、与信取引は避けられません。与信取引を行う際は、与信管理の方法についても検討する必要があります。この記事では、与信管理をシステム化したいと考えている企業に向けて、与信管理システムの概要やメリットなどを解説します。与信取引をスムーズに進めるために、ぜひ参考にしてください。

与信とは

与信とは、企業同士の契約において取引先を信用することです。与信に基づいて商品やサービスを提供します。具体的には、商品やサービスなどを先に提供し、後払いで代金を受け取ります。企業同士の取引では一般的に与信取引が行われているため、ビジネスにおいて与信は重要な要素のひとつです。

与信管理システムとは

与信管理システムとは、与信取引をスムーズに進めるためのシステムです。取引先と取引する限度額や売上債権の残高などをまとめて管理できるため、いつ誰が確認しても状況を客観的に判断できます。なかには、請求書の発行や督促に対応している与信管理システムもあり、便利です。

また、Webサービスやサブスクリプション型で提供されている与信管理システムも存在します。自社の状況にあわせ、使いやすいものを選びましょう。

与信管理が適切に行えない場合のリスク

与信管理を適切に行えないと、自社にとってさまざまなリスクがあります。具体的には、どのようなリスクが発生するのでしょうか。ここでは、与信管理を適切に行えない場合のリスクについて、くわしく解説します。

利益を損失してしまう

与信管理をきちんと行っていなければ、自社が損失を被るおそれがあります。たとえば、売掛金を回収していないうちに取引先が倒産すると、自社にとって大きな損失になります。回収できなかった金額が大きい場合、自社も連鎖倒産に陥る可能性があるでしょう。

そのような事態を防ぐためには、与信管理を徹底して自社が損失を被るリスクを最小限に抑える必要があります。

信用を失う

取引先について与信管理をきちんと行っていないと、自社の信用を失う原因にもなります。たとえば、取引先からの入金が遅れてキャッシュフローが悪化すれば、自社が融資を受けている金融機関から不信感を抱かれるおそれがあります。与信管理ができていない企業だと判断され、融資を受けづらくなる可能性があるでしょう。

与信管理の徹底は、自社に対する信用を維持向上させるうえでも重要な意味をもちます。

与信管理システムを使ってできること

与信管理システムを使用すれば、さまざまなことができます。与信管理をスムーズかつ適切に進められるようになるでしょう。ここでは、与信管理システムを使うと具体的に何ができるのか解説します。

与信審査のサポート

与信管理システムでは、取引先に対する与信審査もサポート可能です。与信取引を行っても問題ない企業であるか判断するために役立ちます。具体的には、与信管理システムにより、取引先の与信情報を簡単に集めて審査できます。反社会的勢力とのつながりがないかについても、システム上でチェックが可能です。

新しく取引を開始するたびに手作業で与信審査を行うと手間がかかるでしょう。しかし、与信管理システムを活用すれば、与信審査を効率化できます。

取引後の与信管理

与信管理システムでは、取引を始めた後のやり取りについても管理できます。それぞれの債権の期日を正確に管理し、入金に遅れが発生すればすぐに把握できます。そのため、与信取引で問題が発生しても、いち早く対応可能です。また、定期的な与信審査も行えます。取引先の最新の状況を確認し、安全な取引を実現できるようになります。

与信管理部門の継続的なメンテナンス

与信管理をするうえでは、自社の経営状況や取引実績にあわせて与信管理規程を定期的に更新しなければなりません。与信管理規程は与信管理に関する社内規定のことであり、与信取引や与信審査の基準になっています。

与信管理システムを導入すれば、与信管理規程も簡単に作成して更新できます。必要な内容をきちんと盛り込めるため、適切な与信取引を進めやすくなるでしょう。与信管理規程は最低でも年に2回以上見直す必要があります。

与信管理システムを活用すれば、与信管理規程の見直しにかかる手間も軽減可能です。負担が少なくなり、よりスムーズに与信管理を行えるようになります。

売掛金の保証

与信管理システムは、単に取引先の与信管理ができるだけでなく、売掛金の保証サービスがついているものもあります。売掛金の保証サービスとは、万が一、売掛金が回収できなかった場合に全額を保証する仕組みです。

売掛金の保障がついている与信管理システムを選べば与信取引のリスクに備えられるため、安心してビジネスを進められます。取引を始める際に特に問題がなくても、途中で取引先の経営が悪化する可能性は十分に考えられます。売掛金の保証サービスがあれば、あらゆる状況に備えられて安心です。

与信管理システムのメリット

与信管理システムを利用すれば、さまざまなメリットがあります。たとえば、信用調査や与信限度額の設定などの細かい業務も自動化が可能です。それにより、与信管理にかかる作業時間を大幅に短縮できます。

与信管理に関わる担当者数も削減できるため、コスト削減を期待できます。また、与信管理システムのサポートを有効活用すれば、社員のリスク管理のスキルや能力も高められるでしょう。また、与信管理システムにより取引先の状況を一元管理できるため、問題が発生しても素早く把握できます。その結果、自社に対する影響を最小限に抑えられます。

なお、与信管理には、会計、財務、税務、法律、登記、取引慣習、社内ルールなどの幅広い知識が必要です。与信管理システムを活用すると、業務に取り組みながらこれらの基礎知識もスムーズに習得できます。

与信管理システムを活用するポイント

与信管理システムは、既に与信取引を行っている場合にも有効活用できます。システムに登録して管理すれば、取引先の状況を常に把握できます。また、商談前に与信管理システムで取引先について調べると、相手の企業に関する幅広い情報を取得可能です。その結果、商談をより円滑に進めやすくなるでしょう。

与信管理システムで既存の取引先について確認すれば、自社の強みについても分析できます。さらに、業績が好調な企業をチェックし、アタックリストを作成することも可能です。与信管理システムの特徴を活かせばさまざまな使い方ができるため、自社のビジネスの成長を目指して有効活用しましょう。

与信管理システムの導入を検討すべき企業とは

与信管理システムの導入を検討すべきなのは、積極的に与信取引を行いたいと考えている企業です。与信取引を希望する企業は多く、与信取引に対応するための環境を整備すれば、収益を得られる機会も増やせます。

また、すでに与信取引を行っており、与信管理の業務を効率化したい企業にも、与信管理システムの導入がおすすめです。

与信管理システムの選び方

与信管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれ搭載されている機能が異なります。自社にとって必要な機能がそろっているか事前に確認し、最適なシステムを選びましょう。

自社に導入する与信管理システムを選ぶときは、検索機能の使いやすさが重要です。また、与信判断の機能について、判断基準が明確に定められているかどうかも大切なポイントになります。与信限度額を算出できる機能もついていると、より便利です。また、取引先の財務情報や信用調書も簡単に取得できれば、使い勝手が良いでしょう。

継続的に安全な取引を実現するには、与信取引を開始した企業をモニタリングする機能がついているシステムがおすすめです。データベースの充実度もチェックし、データベースにない取引先についての情報も登録できるシステムを選びましょう。

まとめ

与信取引を行ううえでは、与信管理が重要です。与信管理を適切に行っていないと、さまざまな問題につながる恐れがあります。自社の利益や信用を守るためにも、与信管理を徹底しましょう。与信管理を適切に進めるためには、与信管理システムを導入するのがおすすめです。

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